Сдача складов в аренду – это бизнес, где нужно оперировать актуальными данными. Проще всего это сделать с помощью специализированной программы для учета склада. Также она позволяет задействовать в работе платежной информацией, договорами меньше сотрудников, что для бизнеса означает снижение трудовых и финансовых затрат.
Проблемы учета аренды складов
Многие арендодатели ведут учет устаревшими способами (вручную), либо не подходящими для этого программами, такими как 1С и Excel. 1С – это мощный программный комплекс, но в этом кроется и его недостаток. Программа медленная, сложная в освоении, содержит множество ненужных функций.
Учет склада в Excel неудобен тем, что в таблицах автоматизация ограничена, многих функций нет. Если менеджеров несколько, то им некомфортно работать с базой данных.
Если обобщить, то арендодатели сталкиваются со следующим проблемами:
- неудобство;
- сложность настройки системы учета;
- неактуальность данных;
- есть риск потери информации из-за сбоев на компьютере;
- ограниченный доступ – программы привязаны к одному ПК, плохо адаптированы, либо вообще не подходят для работы на смартфоне или планшете.
Именно по этой причине на складе учет и контроль лучше вести в предназначенной для этого программе.
Учет аренды в АрендаСофт
Программа АрендаСофт предполагает полный набор инструментов, позволяющих автоматизировать учет аренды складов практически любых размеров. Система содержит только нужные функции, позволяет работать на компьютерах и смартфонах. Программа реализована в облаке. Это означает, что доступ к базе данных возможен из любого места с подключением к сети Интернет. Система легко интегрируется на предприятии, проста в освоении за счет интуитивно-понятного интерфейса и структуры.
В программе есть инструменты для:
- учета клиентов, договоров и оплат;
- работы с документами и планами складов;
- автоматического уведомления клиентов;
- постановки задач сотрудникам и контроля за их выполнением.
АрендаСофт постоянно развивается, пополняется функционалом по запросам пользователей.
Начало работы с системой
Учет в системе начинается с внесения информации об организации, зданиях, этажах и секциях. Этот процесс несложный, требует минимум времени. По каждому из пунктов необходимо заполнить небольшие формы с полями.
При добавлении организации указывается:
- полное (нужно для официальных документов) и короткое название;
- корреспондентский и расчетный счет;
- ФИО руководителя;
- фактический и юридический адрес;
- ОГРН;
- КПП;
- контактная информация и т.д.
Для наглядности в каждом поле есть пример написания.
В программе для ведения учета склада можно одновременно работать с несколькими организациями. Добавить все организации разрешается сразу, либо по мере необходимости.
Как только организация внесена, можно приступать к добавлению зданий. Здание закрепляется за одной/несколькими организациями.
В процессе добавления указывается название, код, кадастровый номер, адрес нахождения. Доступ к работе с данными по зданиям открывается определенным сотрудникам.
По каждому зданию необходимо добавить этажи/секции, на которых уже будут располагаться объекты аренды.
Чтобы можно было понять планировку этажей, в систему добавляются план-схемы или подложки.
Регистрация договоров
Арендные договора в программе формируются по шаблонам. Каждый договор привязывается к конкретному клиенту и объекту аренды.
Все договора также аккумулируются в одноименном разделе. Здесь есть удобная система поиска и фильтрации. По каждому договору выводится такая информация, как:
- начало/конец действия арендного соглашения;
- объекты аренды;
- дата, до которой внесена оплата по договору.
Для создания нового договора, необходимо нажать на соответствующую кнопку и заполнить форму.
В форме указывается организация и клиент, между которыми заключается арендное соглашение. Также в форме есть поля:
- дата заключения договора;
- начало периода действия;
- период аренды и т.д.
Возможности системы позволяют продлить уже закрытый договор.
Для просмотра информации по уже заключенному договору, следует нажать на соответствующую ссылку или кнопку. На странице договора также представлены последние версии договоров, платежные данные. Договор, уведомление о расторжении можно в один клик отправить клиенту, нажав соответствующую кнопку. Рассылка возможна на e-mail или в виде ссылки для загрузки.
Кроме договоров, в системе хранятся и другие загруженные документы, такие как акты выполнения работ, уставная документация.
Доступ к файлам документов возможен, как через раздел «Файлы документов», так и через карточки клиентов, отдельные договора.
Информация о клиентах
На базе программы «АрендаСофт» можно создать полноценную базу клиентов с удобной системой поиска им привязкой к договорам и объектам аренды. Также система умеет работать с лидами. При получении лида в программе фиксируются основные данные о потенциальном арендаторе, менеджеру остается только добавить недостающую информацию при создании карточки клиента.
В качестве клиентов могут быть, как физические, так и юридические лица. Для каждого предусмотрен конкретный тип данных.
Если клиент физическое лицо, то указывается ФИО, ИНН, если юридическое – наименование и т.п. Также в карточке прописывается физический, юридический адрес, контактная информация. В любой момент в уже созданную карточку клиента можно внести изменения.
Ведение учета на складе в АрендаСофт предполагает максимальную автоматизацию. Одна из таких функций – автоматическая рассылка уведомлений, выставление счетов об оплате.
Система позволяет включать/отключать уведомления, настраивать периодичность сообщений, их текст и т.д.
Следить за всеми уведомлениями можно через меню «Инструменты». Здесь же есть кнопка для добавления нового уведомления. В разделе «Уведомления» содержаться все уведомления, а в разделе «Очередь уведомлений» указывается порядок отправки.
Контроль оплат за аренду
Для автоматизированного учета оплаты на складе, контроля за дебиторской задолженностью в программе АрендаСофт предусмотрен раздел «Оплаты».
Данный раздел позволяет фиксировать все платежные операции по каждому из клиентов.
Всю платежную документацию (счета, акты выполнения работ, приходные ордера, ссылки на оплату) можно выгрузить по отдельности, либо в виде пакета. Система поддерживает 2 формата файлов – DOCX и PDF.
Очередь оплат
Подменю «Очередь оплат» позволяет просматривать, какие платежи должны быть внесены по каждому из договоров на всем сроке их действия.
Также здесь отображается текущая задолженность по арендаторам и общий долг перед организацией за аренду. В разделе «Свыше 90 дней» собраны договора с просрочкой по выплатам более 3 месяцев.
Как и в разделе с платежными операциями, здесь предусмотрен экспорт информации. Сделать его можно в формате Excel, PDF, CSV, PDF.
Контроль за статистикой
АрендаСофт предполагает множество полезных статистических инструментов, с помощью которых можно провести анализ бизнеса, определить его эффективность, сильные и слабые места.
Среди статистических инструментов:
- заполненность по площадям – в таблице отображаются данные по заполненности в разрезе каждого отдельного месяца;
- таблица оплат – этот раздел содержит информацию по задолженностям, платежам за каждый месяц и по каждому объекту аренды;
- финансовая погода – данная опция предназначена для наглядного отображения данных о предоплате, выручке, средней ставке, заполненности по метражу.
Если вам нужна автоматизация учета аренды на складе, заинтересовала наша программа – оставьте заявку на дистанционную демонстрацию и демо-доступ. Специалисты АрендаСофт покажут систему изнутри и расскажут, как ее можно интегрировать в ваш бизнес.
