Содержание:
1. Проблемы учета аренды складов
2. Варианты учета
3. Преимущества использования АрендаСофт
4. Кому подойдет программа?
5. Раздел «Справочники»
6. Возможность добавление планов складов и расположения
7. Полная информация о арендующих в разделе «Клиенты»
8. Редактирования договоров аренды из раздела «Клиенты»
9. Отображение всех платежей через раздел «Список платежных операций»
10. Анализ аренды и денежных средств в разделе «Статистика»
11. Функция постановки задач персоналу в разделе «Задачи»
12. Реализация учета коммунальных платежей в АрендаСофт
Сдача в аренду складских помещений – это популярный бизнес. Для эффективной работы, повышения конкурентоспособности и качества обслуживания клиентов без автоматизации не обойтись. Далее рассмотрим, с каким проблемами может столкнуться такой вид бизнеса, как специальная программа для учета склада позволяет управлять бизнесом в режиме онлайн и в чем ее преимущество перед стандартными методами учета.
Проблемы учета аренды складов
Сдача в аренду складов, на первый взгляд, может показаться простым видом деятельности. Да это так, если помещений несколько. С ростом их количества, сложность контроля возрастает в разы.
Проблемы учета:
- Неактуальная информация. Нужно точно знать, какие помещения заняты/свободны, поступила ли оплата по очередным платежам, есть ли у арендаторов задолженность и т.д. Если менеджер не обладает актуальными данными, то есть риск стремительного роста дебиторской задолженности. Клиенту может быть предложено не подходящее помещение, либо объект, который уже забронировал другой клиент.
- Упущенная выгода. Эта проблема вытекает из предыдущего пункта. Например, потенциальному клиенту может быть сделано не оптимальное предложение, в итоге он обратиться к другому арендодателю.
- Неудобство и сложность. Внутренняя система учета должна быть понятной и удобной для сотрудников. Особенно это касается случаев, когда нанимаются новые менеджеры. Чем проще и понятней система для освоения, тем меньше времени требуется на обучение и погружение. А как известно, время – это деньги.
- Привязка к рабочему месту. Современный мир предполагает мобильность. В арендном бизнесе часто требуется выезжать на объекты. Если база данных хранится на рабочем компьютере или в формате бумажного архива, то с собою ее взять не получится.
Также к проблемам следует отнести низкую защищенность данных, высокую чувствительность к ошибкам.
Варианты учета
На складе учет и контроль возможны следующими способами:
- Google таблицы;
- Microsoft Excel;
- 1С;
- Тетрадь для записей;
- Учет ведется сотрудником – бухгалтером или помощником.
У каждого из описанных методов есть свои плюсы и минусы. Если не перечислять все из них, то ни один из указанных инструментов не решает упомянутые выше проблемы.
Например, учет склада в Excel позволяет автоматически рассчитывать данные по разным формулам, но с базой сложно работать нескольким сотрудникам. В случае с таблицами Google проблема совместной работы решаема, но есть риск потери данных. Также многие функции там не автоматизированы.
Преимущества использования АрендаСофт
Программа АрендаСофт создана специально для решения задач, связанных с автоматизацией учета склада. Она является узкоспециализированной, в ней учтены реальные потребности представителей арендного бизнеса.
Основные преимущества программы:
- вся информация хранится в одном месте, она надежно защищена, регулярно проводится бекап данных;
- пользоваться программой можно через Интернет, система адаптирована под любые современные устройства, никаких приложений устанавливать не нужно, достаточно иметь браузер;
- полный контроль за сотрудниками со стороны владельца склада;
- возможность учета ЖКХ, арендных платежей;
- постановка задач сотрудникам;
- удаленная передача документов;
- автоматический расчет аренды, информирование о наличии задолженностей;
- актуальная информация по договорам, формировать договора и счета можно в один клик.
В программе также можно вести учет клиентов, начиная с момента получения лида.
Кому подойдет программа?
АрендаСофт будет актуальная для арендодателей, собственников крупных складов и небольших боксов, владельцев контейнеров и т.д.
Раздел «Справочники»
Для более подробного знакомства с АрендаСофт, рассмотрим некоторые ее возможности для автоматизации учета склада.
Чтобы начать работать в программе, требуется внести начальные данные. С помощью раздела «Справочники» в систему добавляется информация о:
Зданиях, в которых располагаются сдаваемые в аренду объекты. Можно указать адрес, наименование, кадастровый номер, привязать ответственных сотрудников. Если в программе учет ведется по нескольким организациям, то здание представляется возможным связать и с ними.
Этажах и секциях в конкретных зданиях. Далее на основе этой информации можно будет закреплять конкретные объекты. Чтобы визуально понимать, как располагаются помещения на этажах/секциях, предусмотрена опция загрузки план-схемы.
Счетчики услуг. В программе предусмотрен учет не только постоянной, но и переменной части аренды. В системе можно создать счетчики разных услуг – свет, вода, электричество и т.д. Программа позволяет фиксировать показания, рассчитывать платежи, фиксировать оплату по ним. Счетчики услуг закрепляются за конкретными объектами.
Что еще можно в разделе «Справочники». Во-первых, это внести информацию об организации – от реквизитов до контактных данных. Во-вторых, распределить роли между сотрудниками. В программе есть возможность ограничивать/предоставлять доступ для конкретных пользователей. В-третьих, в разделе вносится информация о тарифах. Для каждого помещения, здания может использоваться своя тарификация. Также есть возможность настройки вариантов оплаты – наличными, безналичным способом.
Возможность добавление планов складов и расположения
В системе есть возможность из загруженного файла создать интерактивный план с выделением секций.
Визуализация заполненности площадей выглядит как указано на скриншоте выше. Такая схема позволяет увидеть текущую ситуацию на конкретном этаже каждого склада.
При наведении на любой из объектов можно получить краткую информацию – номер помещения, до какого числа занят объект, действующий тариф, номер договора, данные о клиенте.
Полная информация о арендующих в разделе «Клиенты»
В АрендаСофт есть возможность создание клиентской базы. Ее преимущество заключается в том, что данные по каждому клиенту автоматически связываются с договорами и платежами.
На практике это означает, что по карточке отдельного арендатора можно посмотреть:
- какие договора он заключил, на какой срок;
- когда производилась оплата, нет ли задолженностей;
- какие помещения арендуются.
В системе хранится вся история взаимодействия с клиентами. Каждого арендатора может вести определенный менеджер.
Информация о всех клиентах отображается в разделе «Клиенты» в табличном виде. Здесь указывается ФИО, ответственный менеджер, контактный номер телефона и т.д.
Количество отображаемых данных настраивается. Для выбора необходимых колонок нужно выделить соответствующий чек бокс.
Редактирования договоров аренды из раздела «Клиенты»
Прямо из раздела «Клиенты» можно перейти на страницу редактирования конкретного договора. Это же можно сделать из раздела «Договора аренды», «Платежи» и т.д.
Здесь отображается следующая информация:
- долг и баланс;
- дата конца аренды;
- стоимость дополнительных услуг;
- загруженные документы по клиенту.
На странице производится фиксация переменной части арендной платы, есть опция отправления счета, копии договора, а также уведомления о расторжении по электронной почте или СМС.
Отображение всех платежей через раздел «Список платежных операций»
Программа для ведения учета склада АрендаСофт позволяет контролировать все входящие платежи. Платежные операции отображаются в одноименном разделе. Здесь менеджеру доступна следующая информация:
- сумма, метод оплаты;
- статус оплаты;
- тип платежа – арендный, за дополнительные услуги;
- период оплаты;
- номер договора, клиент и т.д.
В целях удобства работы с данными организован поиск, есть фильтры, пакетная выгрузка.
Анализ аренды и денежных средств в разделе «Статистика»
Статистические инструменты в программе позволяют контролировать заполненность, выручку, KPI.
Опция «Финансовая погода» показывает актуальную выручку по аренде за каждый месяц, среднюю ставку, общую сумму оплаченных квадратных метров.
Инструмент «Выручка» отображает уровень выручки по дням и месяцам, используемые клиентами платежные методы. Информация показывается в табличном формате, а также в виде графика. Фильтры позволяют задать практический любой временной период.
Функция постановки задач персоналу в разделе «Задачи»
В системе есть возможность постановки разных задач исполнителям и контроля за их соблюдением. По каждой задаче можно устанавливать сроки, статусы, привязывать задачи к объектам и клиентам, писать комментарии.
Реализация учета коммунальных платежей в АрендаСофт
Коммунальные платежи в АрендаСофт учитываются как переменная часть арендной платы.
Пользователь системы может задавать разные типы переменных с указанием ставки, коэффициента умножения.
Расчет коммунальных платежей осуществляется на основе счетчиков услуг, которые уже были упомянуты выше. Также могут использоваться фактические значения.
В программе можно контролировать коммунальные платежи, следить за выполнением оплат по ним.
Хотите получить все плюсы от автоматизации ведения учета на складе с помощью АрендаСофт. Заявку на демо доступ и демонстрацию можно заказать прямо здесь.
