Процесс сдачи в аренду недвижимости сложный и многогранный, требующий системного подхода. Вне зависимости от того, что конкретно сдаётся — коммерческие помещения, складские, квартиры или же self-storage. На первый взгляд всё просто — есть арендодатель, арендатор и цена. Однако, стоит только погрузиться, и всплывает бессчетное количество факторов.
Проблемы учета аренды недвижимости
Обычно, с клиентами работает менеджер по аренде, в обязанности которого и входит их контроль. У каждого сотрудника есть определённый человеческий ресурс — время, компетентность, грамотность, внимательность, стрессоустойчивость. Какой бы не был хороший специалист, ему свойственно ошибаться. Иногда — даже в простых вещах.
Как избежать подобного? Вести учёт, который позволит контролировать не только процессы аренды помещений, но и людей, работающих с ним. Чаще всего владельцы отказываются от тетрадей и внедряют онлайн-таблицы, либо пытаются оптимизировать работу через 1С.
Если дошло до такого — это уже успех, и вы на правильном пути. Однако, есть нюанс, как в известном анекдоте — не все средства на «войне» одинаково хороши. Мы же не идём чинить обувь в автомастерскую. Все общедоступные системы не имеют быстрый результат. Потому как они являются общедоступными, и их нужно настраивать под свои требования.
Система учета аренды реализованная в Google-таблицах
Поговорим о системе аренды помещений, которая классически ведётся в гугл-таблицах. Да, там есть возможность использования макросов и хитрых формул. Самый большой минус — это всё нужно настроить, прежде чем учёт заработает. Мы не раз сталкивались с монструозными таблицами наших клиентов, которые в погоне за оптимизацией пришли к тупику. Зависимость прямая — растёт бизнес, растёт количество времени, затрачиваемое на операционку, увеличивается штат сотрудников и, как следствие, зарплатный фонд. При замене менеджера по аренде новый сотрудник потратит не один месяц, чтобы понять логику работы, которую закладывал другой человек. Это тоже время. А оперативное управление по аренде помещений нужно ещё вчера.
Ещё один минус подобного способа — сложно контролировать менеджеров, которые работают в таких файлах. Сама система онлайн-таблиц для этого не предназначена. Так же, есть риск потери данных.
Плюсы и минусы учета аренды в 1С
Разберём 1С как систему для аренды недвижимости. Из её главного и единственного плюса, пожалуй, только то, что мы имеем в названии два знакомых символа — «1» и «С», которые так нравятся руководителям. Эта программа создавалась для бухгалтерского учёта, и работать в ней обычному менеджеру непросто. Сложность настройки автоматизаций (выставление счетов, отправка документов), отсутствие автоматических уведомлений о задолженностях — это только краткий список минусов. Сложность настройки прав и пользователей, практическая невозможность работать в 1С менеджеру, так как к последней обычно допущен только бухгалтер. В подобных системах высокий порог входа менеджеров, и, как следствие, высокая стоимость сотрудников. Что делает 1С, по факту, непригодной в качестве системы для аренды недвижимости.
Преимущества системы аренды недвижимости Арендасофт
АрендаСофт, в свою очередь, не требует специальных знаний. В ней за короткий промежуток времени сможет разобраться любой начинающий сотрудник. Она функциональна сразу из коробки, потому что изначально создавалась как CRM-система для учёта аренды помещений. И, в отличие от двух программ, описанных выше, НЕ требует денег на доработку.
В программе «АрендаСофт» ведётся единая база клиентов, договоров и оплат. Для удобной аналитики есть модули «Статистика» и «Сводка». Всё это нужно для того, чтобы не рисовать графики в икселе перед отчётом директору. Ему можно просто предоставить доступ в аккаунт, чтобы он смог увидеть желаемые цифры самостоятельно, с любого устройства и из любой точки планеты.
А если у вас возникает вопрос — ваш персональный аккаунт-менеджер поможет его решить в кратчайшие сроки.
Система хозяйственного учета в недвижимости
Система для аренды недвижимости должна не только считать оплаты и отправлять уведомления, но и вести хозяйственный учёт. Как часто вы сталкивались с тем, что в офисе нужно починить кран, или заменить плитку, поменять замок, почистить вентиляцию, убраться? Либо же сделать дополнительный пропуск для вашего арендатора? В 1С и гугл-таблицах это не реализуется от слова совсем.
Для этого в программе “АрендаСофт” разработан модуль “Задачи”, в котором можно добавлять задачи, назначать на них ответственных и исполнителей, крайние сроки, контролировать и проверять ход выполнения и результат через присвоение статусов. Это очень удобный инструмент, позволяющий замкнуть всю операционку по контролю аренды помещений в одном месте — в “АрендаСофт”.