Владельцам общежития - как вести учет оплаты проживающих граждан

На территории общежития учебного заведения может проживать более 1 тысячи аспирантов, студентов, сотрудников и т.д. Это накладывает на администрацию и управляющий персонал дополнительные обязанности. Времена, когда учет общежития производился с помощью записи в специальной книги, уже давно прошли. Эффективность подобных мероприятий стремиться к нулю, а количество ошибок, наоборот, растет. Любому современному подразделению, которое отвечает за эксплуатацию общежития учебного заведения, попросту не обойтись без использований комплексного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать многие процессы.

Владельцам общежития - как вести учет оплаты проживающих граждан

Что предполагает автоматизация учета проживающих в общежитии

Автоматизация подразумевает эффективное решение таких задач, как:

  • количественный учет граждан в общежитии на конкретный промежуток времени;
  • формирование расчетов и контроль своевременного поступления оплаты за проживание;
  • учет количества занятых и свободных комнат и человекомест;
  • упрощение процедуры подготовки отчетов для различных органов, в том числе и администрации учебного заведения;
  • учет коммунальных платежей и других расходов на обслуживание жилищного фонда.

Организация автоматизации учетных процессов требует использования специального программного обеспечения. При выборе сервиса, где будет вестись учет проживающих в общежитии следует обращать внимание на следующие параметры:

  • единая база данных и интеграция с бухгалтерией – это позволяет ускорить процесс документооборота, получать актуальные данные по оплате и задолженностям за все периоды, минимизировать ручной труд и дублирование данных, что само собой исключает вероятность появления недостоверных данных;
  • гибкая настройка и удобный интерфейс – работа в программе должна соответствовать начальным навыкам работы на компьютере, прохождение обучающих курсов или привлечение дополнительного персонала является нецелесообразным;
  • модификация под особенности деятельности конкретного учебного заведения – программный комплекс должен легко адаптироваться под работу конкретного общежития и ВУЗа;
  • доступная цена и гибкое ценообразование.

Преимущества Арендасофт для учета общежитий

Ведение учета проживания в общежитии в «АрендаСофт»

Клиентская CRM-система «АрендаСофт» является универсальным программным решением. Она позволяет не только вести учет аренды помещений, проката, но и организовать учет проживания в общежитии, а также контролировать использования жилищного фонда и поступление оплаты. Для этого в сервисе предусмотрены все необходимые инструменты.

Во-первых, «АрендаСофт» позволяет создать единую базу всех проживающих в общежитии. Вся информация заносится в специальные карточки, данные из которых можно использовать в дальнейшем для составления документов и проведения других операций.

Во-вторых, CRM-система предоставляет возможность управлять тем, как заполнены комнаты общежитий. В программу можно внести план здания с отображением в режиме реального времени сроков заселения и выселения его жителей. К каждой комнате можно привязать личную карточку каждого студента или аспиранта, а также сроки действия договора с ним.

В-третьих, благодаря интеграции с бухгалтерией, программный комплекс позволяет управлять всеми платежами и контролировать выполнения проживающими своих финансовых обязательств. Система позволяет автоматически информировать о сроках наступления даты погашения. В случае возникновении просрочки, сервис автоматически информирует ответственного сотрудника.

В-четвертых, для работы в «АрендаСофт» не нужно устанавливать специальное программное обеспечение. Вся деятельность ведется через веб-приложение. В CRM-системе удобно не только вести учет проживания в общежитии, но и контролировать выполнение служебных обязательств своих сотрудников. Благодаря гибкому тарифному плану, к «АрендаСофт» можно подключить, как одного, так и нескольких пользователей.

Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *