На территории общежития учебного заведения может проживать более 1 тысячи аспирантов, студентов, сотрудников и т.д. Это накладывает на администрацию и управляющий персонал дополнительные обязанности. Времена, когда учет общежития производился с помощью записи в специальной книги, уже давно прошли. Эффективность подобных мероприятий стремиться к нулю, а количество ошибок, наоборот, растет. Любому современному подразделению, которое отвечает за эксплуатацию общежития учебного заведения, попросту не обойтись без использований комплексного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать многие процессы.
Что предполагает автоматизация учета проживающих в общежитии
Автоматизация подразумевает эффективное решение таких задач, как:
- количественный учет граждан в общежитии на конкретный промежуток времени;
- формирование расчетов и контроль своевременного поступления оплаты за проживание;
- учет количества занятых и свободных комнат и человекомест;
- упрощение процедуры подготовки отчетов для различных органов, в том числе и администрации учебного заведения;
- учет коммунальных платежей и других расходов на обслуживание жилищного фонда.
Организация автоматизации учетных процессов требует использования специального программного обеспечения. При выборе сервиса, где будет вестись учет проживающих в общежитии следует обращать внимание на следующие параметры:
- единая база данных и интеграция с бухгалтерией – это позволяет ускорить процесс документооборота, получать актуальные данные по оплате и задолженностям за все периоды, минимизировать ручной труд и дублирование данных, что само собой исключает вероятность появления недостоверных данных;
- гибкая настройка и удобный интерфейс – работа в программе должна соответствовать начальным навыкам работы на компьютере, прохождение обучающих курсов или привлечение дополнительного персонала является нецелесообразным;
- модификация под особенности деятельности конкретного учебного заведения – программный комплекс должен легко адаптироваться под работу конкретного общежития и ВУЗа;
- доступная цена и гибкое ценообразование.
Ведение учета проживания в общежитии в «АрендаСофт»
Клиентская CRM-система «АрендаСофт» является универсальным программным решением. Она позволяет не только вести учет аренды помещений, проката, но и организовать учет проживания в общежитии, а также контролировать использования жилищного фонда и поступление оплаты. Для этого в сервисе предусмотрены все необходимые инструменты.
Во-первых, «АрендаСофт» позволяет создать единую базу всех проживающих в общежитии. Вся информация заносится в специальные карточки, данные из которых можно использовать в дальнейшем для составления документов и проведения других операций.
Во-вторых, CRM-система предоставляет возможность управлять тем, как заполнены комнаты общежитий. В программу можно внести план здания с отображением в режиме реального времени сроков заселения и выселения его жителей. К каждой комнате можно привязать личную карточку каждого студента или аспиранта, а также сроки действия договора с ним.
В-третьих, благодаря интеграции с бухгалтерией, программный комплекс позволяет управлять всеми платежами и контролировать выполнения проживающими своих финансовых обязательств. Система позволяет автоматически информировать о сроках наступления даты погашения. В случае возникновении просрочки, сервис автоматически информирует ответственного сотрудника.
В-четвертых, для работы в «АрендаСофт» не нужно устанавливать специальное программное обеспечение. Вся деятельность ведется через веб-приложение. В CRM-системе удобно не только вести учет проживания в общежитии, но и контролировать выполнение служебных обязательств своих сотрудников. Благодаря гибкому тарифному плану, к «АрендаСофт» можно подключить, как одного, так и нескольких пользователей.
