Управление и учет аренды недвижимости

Многие арендодатели продолжают использовать для управления арендой неспециализированные программы – 1С, Excel и т.д. Их функционал плохо адаптирован под потребности арендного бизнеса. В них сложно или невозможность контролировать работу менеджеров, вести учет клиентов, дебиторской задолженности, объектов недвижимости, отсутствуют гарантии сохранности базы данных. Все это приводит к усложнению бизнес-процессов, увеличению трудовых и финансовых затрат, снижению эффективности бизнеса в целом.

 

Управление и учет аренды недвижимости

 

Как реализовано управление арендой в системе АрендаСофт?

Программа АрендаСофт призвана устранить указанные проблемы. Система содержит весь необходимый функционал для управления арендой объектов недвижимости:

  • Работа с клиентской базой. Хранение информации о каждом клиенте осуществляется в одном месте на облачном защищенном сервере, все данные подгружаются автоматически, менеджеру остается только следить за их корректностью и при необходимости вносить правки;
  • История взаимодействия с каждым клиентом. Программа содержит инструменты для организации воронки продаж – от получения лида до заключения договора. За карточкой каждого клиента закрепляются договора, документы по совершенным им платежах. В системе можно просматривать, своевременно ли арендатор вносит арендную плату, есть ли текущие задолженности, были ли задолженности ранее. Программа предоставляет возможности для записи всех звонков по каждому клиенту;
  • Работа с документами. Система позволяет заводить шаблоны договоров и счетов, автоматически формировать документы по каждому клиенту, рассылать готовую документацию арендатором всего в один клик; Работа с объектами недвижимости. В систему можно внести каждый сдаваемый объект недвижимости, следить за заполненностью в режиме реального времени, закреплять за каждым объектом арендатора;
  • Финансы и платежи. Программа позволяет обрабатывать платежи, следить за дебиторской задолженностью, выставлять счета, есть интеграция с банками.

Также в АрендаСофт есть статистические инструменты, реализована возможность контроля за работой сотрудников. Все финансовые потоки собираются в одном месте. Это открывает новые возможности для анализа эффективности бизнеса и поиска путей увеличения прибыли.

 

 

Заключение договоров, внесение и работа с документами

В АрендаСофт реализована генерация договоров по шаблону. При заключении договора с клиентом менеджеру не нужно загружать новый документ. Система сама внесет реквизиты арендатора в выбранный шаблон. В АрендаСофт есть готовые шаблоны, они доступны для ознакомления в разделе «Справочник». Для создания договора требуется открыть окно «Договоры аренды».

В списке представлены все заключенные договора с указанием:

  • номер договора;
  • ФИО арендатора;
  • арендуемой площади;
  • даты заключения договорного соглашения и даты начала аренды (могут отличаться).

Также указывается информация о конечной дате аренды, оплате (до какого числа). Каждый договор можно открыть для ознакомления, отредактировать, либо удалить. Есть возможность пакетной выгрузки документов. Создание нового договора осуществляется путем нажатия кнопки «Новый договор аренды».

 

Программа управления недвижимостью АрендаСофт откроет новое окно для внесения информации о договора. Здесь можно выбрать:

  • организацию, то есть арендодателя;
  • клиента – можно выбрать из существующей базы, либо добавить нового (если карточка клиента еще не создана);
  • номер договора – формируется на основе шаблона, либо по номеру (если есть в базе);
  • дата заключения договора – есть возможность продления предыдущего договора, который был закрыт ранее;
  • дата начала аренды;
  • следующий платеж – с первого числа (система рассчитает платеж за количество дней до конца месяца, а затем начнет считать платежи с первого по 30/31 число), с фактического числа (расчет производится по дате заезда, например, с 12 числа этого месяца по 11 следующего и так далее);
  • период действия арендного договора – минимальный срок (1 неделя), максимальный, практически, неограничен.

 

 

На один договор можно оформить сразу несколько объектов аренды. Если сроки аренды одинаковые, то создавать 2 и более документов не требуется. В поле «Стоимость дополнительных услуг» менеджер может включить, например, комиссию за банковские услуги, которая будет причислена к постоянным расходам. К каждому договору можно добавить комментарии.

 

 

Договор формируется в формате Word. Для отправки договора арендатору достаточно нажать соответствующую кнопку в программе.

Добавление и редактирование площадей, их планов, организаций

АрендаСофт позволяет управлять арендой коммерческой недвижимости с разным количеством объектов (от 10). Доступ к программе производится по подписочной системе, где можно выбрать наиболее подходящий тариф. Программа позволяет добавить к аккаунту несколько организаций, закрепить за каждой из них конкретные объекты аренды. Для привязки конкретного помещения к организации, необходимо зайти в «Объекты аренды», выбрать соответствующий объект, выбрать из списка организацию и сохранить изменения в системе. Все сдаваемые в аренду объекты можно посмотреть на общем плане. Здесь содержится:

  • адрес расположения конкретного здания;
  • номера и площадь по каждому объекту;
  • их статус – зеленые объекты активные, красные– ожидается съезд, белые – неактивные, серые – забронированные.

 

 

При наведении курсора на конкретный объект отображается его площадь, тариф, арендатор, номер договора и срок его действия.

 

 

Все объекты недвижимости распределяются по зданиям. Менеджер может добавлять в систему здания, где располагаются принадлежащие компании помещения, этажи, планировки а также отдельные объекты.

 

 

Объекты недвижимости можно просматривать не только на общем плане, но и в табличном виде. Здесь содержится:

  • список всех объектов и активность – можно фильтровать по статусу;
  • наименование;
  • здание;
  • этаж;
  • площадь;
  • оплачено до;
  • последний договор;
  • последний клиент.

 

 

Через опцию колонки можно выбирать, какая информация будет отображаться. Менеджер может настроить интерфейс по своему усмотрению. Добавление объекта осуществляется через соответствующую форму. Указываются следующие данные:

  • здание и этаж – выбирается из внесенных в систему данных;
  • номер, площадь, длина, ширина, высота;
  • статус – активный, неактивный;
  • комментарии;
  • организация, за которой закреплено помещение;
  • тарификация.

 

Преимущества и возможности программы

Преимущества и возможности программы

Визуальный план арендуемых площадей

Состояние в реальном времени

Интеграция с бухгалтерией 1С

Работа с должниками

Удобные отчёты и графики

Доступность и мобильность

Внесение информации о клиентах, привязка договоров и площадей

Программа АрендаСофт предоставляет широкие возможности для работы с клиентской базой. При добавлении нового клиента происходит автозаполнение данных, если они есть в системе. Для автозаполнения требуется ввести ФИО, либо ИНН арендатора или наименование организации.

 

 

В карточку клиента добавляется расчетный счет, контактная информация. Адрес электронной почты и телефон позволяют организовать рассылку счетов, уведомлений о наступлении даты оплаты.

 

 

Для активации рассылки уведомлений требуется поставить галочку на соответствующем пункте в карточке клиента. Отправка счетов и уведомлений производится автоматически. Ее можно настроить по почте, либо телефону. В случае с телефоном это может быть SMS со ссылкой, либо звонок (требуется подключить соответствующий сервис дополнительно). Следить за отправкой уведомлений и счетов можно через раздел Инструменты. Здесь можно внести настройки, проследить за историей рассылки. При заключении договора с конкретным клиентом за его карточкой закрепляются соответствующие площади. В рамках карточки агрегируется информация о договоре, платежах и другая история взаимодействий.

Подключение банков и другие интеграции

Для автоматического учета платежей программа поддерживает интеграцию с банками. Количество банков каждый пользователь определяет сам. Для подключения следует направить заявку в техподдержку.

 

 

В большинстве случаев платежи при интеграции учитываются правильно. Менеджеру остается только регулярно проверять корректность данных. АрендаСофт поддерживает и другие интеграции. Например, можно настроить взаимодействие с 1С и обмениваться данными об учете аренды. Для фиксации источников лидов доступна интеграция с соответствующими сервисами. Пользователи АрендаСофт имеют возможность заказать разные доработки под конкретные цели.

Переменная и постоянная части арендной платы

Программа АрендаСофт позволяет создать разные тарифные сетки для объектов и зданий, а также вести учет переменных расходов.

 

К переменным расходам можно отнести:

  • уборку;
  • электричество;
  • отопление и т.д.

Для каждого договора есть опция добавления конкретных видов переменных затрат. В случае с электричеством требуется зафиксировать на момент заезда текущие показания. Далее остается только вносить новые данные каждый месяц.

 

 

Каждый месяц за электричество и другие услуги ЖКХ арендатору будут выставляться счета для оплаты.

Статистический модуль

Программа предоставляет большое количество информации для анализа об эффективности работы:

  • выручка по периодам (формирует приход денежных средств с 1 дня по сегодняшний день);
  • выручка по видам оплат (формирует приход денежных средств по видам оплат, т.е. наличные, безналичные;
  • отчет по занятости (сколько занято и свободно на определённую дату квадратных метров)
  • статистика оплат (предоплата, текущие оплаты, задолженность).
Все отчеты и таблицы легко экспортируются для презентации руководству, последующего анализа в другом программном обеспечении.
Это только часть функционала АрендаСофт, при этом программа остается простой в понимании, не перегружена ненужными опциями. Для более детального ознакомления есть демо-доступ. Вы можете заказать бесплатную демонстрацию системы от нашего специалиста, который покажет какие возможности система может предоставить для Вашего бизнеса.

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду

Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *