Содержание:
1. Сложности учета объектов недвижимости
2. Варианты организации учета недвижимости, их плюсы и минусы
3. Минусы «1C: Недвижимость»
4. Каким компаниям подойдет «АрендаСофт»?
5. Как ведут расходы компании сейчас?
6. Какие инструменты для учета расходов есть в «АрендаСофт»?
7. Добавление переменной части арендной платы
8. Раздел «Счетчики услуг»
9. Информирование клиентов о необходимости внесения оплаты за ЖКХ услуги
10. Преимущества использования системы учета аренды «АрендаСофт»
Учет торговых площадей – это кропотливый и трудоемкий процесс. Необходимо отслеживать занятость каждого отдельного объекта, платежные операции, своевременно выставлять счета на оплату арендаторам и т.д. Некорректный учет расходов по объектам может привести к снижению прибыли.
Сложности учета объектов недвижимости
Среди трудностей, которые возникают при управлении сдаваемыми в аренду торговыми площадями, выделяются:
постоянный рост дебиторской задолженности;
образование просрочек по аренде на регулярной основе;
высокая загруженность ответственных за учет менеджеров;
необходимость выставления счетов и составления договоров вручную, либо через 1С;
низкая эффективность распределения загруженности торговых площадей;
потеря части данных в результате увольнения одного из ответственных менеджеров, сбои в программном обеспечении;
высокая зависимость от влияния человеческого фактора;
низкая эффективность управления базой по объектам и клиентам.
Варианты организации учета недвижимости, их плюсы и минусы
Повысить эффективность управления торговыми площадями, оптимизировать основные бизнес-процессы помогают многие программы, такие как:
«Excel»;
«1C»;
«1C: Недвижимость»;
«АрендаСофт».
«Excel» – это одна из самых популярных офисных программ. Она позволяет создавать таблицы с данными, быстро рассчитывать разные показатели на основе формул, формировать отчеты внутри системы. Используют «Excel» и для учета объектов недвижимости, расходов по ним. К преимуществам этой программы следует доступность и простоту. Она входит в состав Microsoft Office, поэтому покупать ее отдельно нет надобности.
Минусов у «Excel» в плане учета гораздо больше, чем плюсов. Эта программа является универсальной, она не адаптирована под потребности в области недвижимости, в том числе для арендного бизнеса. Здесь нет многопользовательского режима, возможностей для фиксации платежей, учета расходов, напоминаний по аренде и множества других функций. «Excel» подойдет только арендодателям, которые сдают 1-3 объекта.
«1C» – это популярная программа для ведения учета в бизнесе. Она включает большое количество инструментов и функций. В этом и заключается ее основной плюс. Среди минусов – сложность в освоении, автоматизации процессов в арендном бизнесе.
«1C: Недвижимость» – это более узкоспециализированной продукт в линейке «1С». Эта программа позволяет решать большинство типовых задач в арендном бизнесе – от управления расчетами с арендаторами до управления реестром объектов недвижимости.
Минусы «1C: Недвижимость»:
наличие опций, которые не используются большинством арендодателей;
сложности в освоении – ответственным сотрудникам потребуется пройти дополнительное обучение;
неудобный интерфейс.
Программа учета объектов аренды «АрендаСофт» отличается от других продуктов полной адаптивностью под реальные потребности арендаторов. Разработчики учли все плюсы и минусы различных программ, сделав акцент на первых и устранив вторые. Программа позволяет объединить все базы данных в одном месте. Система адаптирована под потребности арендного бизнеса, дает возможность контролировать занятость площадей, задолженность, работать с договорами и т.п.
Каким компаниям подойдет «АрендаСофт»?
«АрендаСофт» подходит для любого бизнеса, где осуществляется управление объектами аренды. В контексте торговых площадей это могут быть:
магазины и «островки» в торговом центре;
отдельные магазины по городу;
торговые точки на рынке и т.д;
паркинг и квартиры.
Возможности программы подходят для бизнеса разного уровня, сдающего в аренду от 5 до 20 и более объектов.
Как ведут расходы компании сейчас?
Деятельность арендодателя предполагает учет не только доходов, поступающих в виде арендных площадей, но и расходов. Расходы обычно связаны с обслуживанием объектов аренды:
ремонтные работы;
электричество;
подвод воды;
Интернет и т.д.
Компании, не использующие специализированные средства автоматизации, ведут учет расходов преимущественно вручную, либо с помощью табличных программ типа Excel. Менеджерам необходимо рассчитывать платежи за коммунальные и другие услуги по каждому арендатору отдельно. Рассылка счетов и учет оплаты переменной части аренды также зачастую производится вручную.
На все эти операции менеджер тратит рабочее время, которое можно было бы использовать для решения других задач. Использование программы учета «АрендаСофт» позволяет снизить временные затраты на работу с расходами, тем самым высвободив рабочие часы.
Программа учета торговых площадей «АрендаСофт» содержит инструменты, позволяющие управлять постоянной и переменной частью аренды. Первая состоит из фиксированной арендной платы, вторая – из оплаты коммунальных и других услуг.
Система позволяет администратору задать виды оказываемых арендатору услуг, установить тарификацию. После этого ответственному менеджеру остается фиксировать показания по счетчикам, а программа самостоятельно произведет расчет и выставит счета арендаторам.
Такая автоматизация дает арендодателю следующие преимущества:
вся информация по расходам хранится в одном месте;
внесение показателей по счетчикам, рассылка счетов производится буквально в несколько кликов;
работать в системе можно с любого устройства – менеджер, например, может приехать на торговый объект, снять показания со счетчика, тут же внести их в базу и отправить арендатору счет на оплату;
система исключает вероятность не учета расходов по конкретному арендатору, периоду времени.
Добавление переменной части арендной платы
Для добавления типов переменной части арендной платы, либо внесения изменений нужно зайти в одноименный раздел.
В окне указываются все созданные типы, их название, статус. После нажатия кнопки добавления откроется новое окно.
Здесь можно задать тип переменной части. Показания могут вноситься каждый месяц, либо начисляться фиксировано, в зависимости от метража. В окне указывается ставка за единицу, например, киловатт, размерность, назначения платежа. Каждый тип переменной части можно перевести в «активный», либо пассивный «статус».
Раздел «Счетчики услуг»
При заключении договора за ним закрепляются счетчики услуги, исходя из услуг, которыми будет пользоваться арендатор.
Также счетчики услуг отображаются по объектам аренды. На скрине выше можно увидеть это наглядно.
Посмотреть счетчики по каждому клиенту и объекту также можно через раздел «Счетчики услуг». Здесь же отображаются последние внесенные показания, есть кнопка для добавления нового счетчика.
При добавлении счетчика требуется указать следующую информацию:
объекты, на которые он распространяется, и здания;
тип показателей, например, электричество;
название счетчика;
комментарий.
Каждый счетчик услуг относится к категории.
В системе можно создавать разные категории, исходя из типа и количества оказываемых дополнительных услуг. Они доступны для просмотра в одноименном разделе. Здесь же можно добавить новую категорию.
Процедура добавления категории предполагает заполнение трех показателей:
название;
размерность;
тип – для коммунальных услуг выбирается тип «Ввод показаний», в других случаях можно указать фиксированные показания и т.п.
Информирование клиентов о необходимости внесения оплаты за ЖКХ услуги
Лучший способ минимизировать дебиторскую задолженность по ЖКХ услугам и другим арендным платежам – предупреждения их образования. В большинстве случаев просрочки возникают из-за забывчивости арендаторов.
В программе для учета объектов, сдаваемых в аренду «АрендаСофт» встроена система уведомлений. Ее основная задача состоит в информировании арендаторов о наступлении даты платежа, предоставлении ссылки на оплату.
Уведомления рассылаются в автоматическом режиме, достаточно внести соответствующие параметры. Рассылка осуществляется по электронной почте и СМС.
При создании уведомления менеджер может указать следующую информацию:
шаблон сообщения;
перечень меток – загружаются из системы на основе последних показаний;
время и периодичность рассылки.
Информация по всем отправленным уведомлениям содержится в разделе «Уведомления». Здесь же можно проверить, было ли отправлено конкретное сообщение или произошел сбой.
Работать с уведомлениями представляется возможным через раздел «Инструменты» главного меню программы.
Преимущества использования системы учета аренды «АрендаСофт»
Основные преимущества программы при учете расходов по объектам:
система аккумулирует все виды расходов по всем объектам недвижимости, автоматически рассчитывает платежи;
встроенная система уведомлений позволяет снизить количество просроченных платежей;
расходы и доходы в программе взаимосвязаны – это означает, что ни один платеж не будет потерян;
система позволяет в режиме реального времени видеть задолженности по каждому объекту, арендатору, что дает возможности для оперативного реагирования на них и устранения;
менеджер тратить на работу с переменной частью арендной платы меньше времени, так как показания вносятся всего в несколько кликов, достаточно изначально создать счетчики услуг и привязать их к конкретным арендным договорам;
хранение данных производится в «облаке» на защищенных сервисах, «АрендаСофт» гарантирует полную конфиденциальность.
Узнавайте еще больше о возможностях программы «АрендаСофт» через дистанционную демонстрацию. Оставьте заявку на сайте – менеджер свяжется с вами в удобное время.
