Содержание:
1. С каким проблемами сталкивается бизнес при учете клиентов?
2. Способы учета клиентов
3. Учет в 1С
4. Для какого бизнеса подойдет АрендаSoft?
5. Преимущества АрендаSoft
6. Раздел «Клиенты»
7. Добавление нового клиента
8. Ведение оплат, долгов, даты платежей в разделе «Очередь оплат»
9. Платежные операции
10. Добавление счетов в разделе «Расчетные счета»
Любой бизнес стремится к увеличению своей эффективности и снижению затрат. В арендном бизнесе главную ценность представляют клиенты, именно от качества взаимодействия с ними зависит прибыль арендатора. Поэтому в компании должна быть построена эффективная система учета клиентов.
С каким проблемами сталкивается бизнес при учете клиентов?
Что происходит, когда работа фирмы осуществляется без клиентского учета? Менеджеры работают сами по себе, контакты с клиентами, их данные фиксируются в разных местах. Как итог – понять, эффективно ли работает бизнес можно только по оплаченным договорам.
Отсутствие единой базы данных – это неудобно, приходится увеличить количество взаимодействий между менеджерами. Существует большой риск потери информации, ее неактуальности. При уходе на больничный или увольнении одного из сотрудников, необработанные заявки могут быть потеряны. Также возможна путаница с платежами – не понятно, кто оплатил, когда. Усложняется работа с проблемными клиентами.
Способы учета клиентов
Учет в блокноте или тетради. Это самый простой пример попытки систематизации учета клиентов.
Все данные заносятся в единый журнал:
- плюсы: доступность, минимальные затраты;
- минусы: при потере тетради теряются все данные, вести учет может только один человек, высокие временные
- затраты, полное отсутствие автоматизации.
Учет в таблицах Excel. Первые попытки автоматизации учета счетов и платежей, клиентов обычно начинаются именно с таблиц Excel:
- плюсы: базовые навыки работы в Excel есть у большинства пользователей ПК, большой выбор формул, автоматический подсчет;
- недостатки: сложность контроля большого объема разрозненных данных, проблемы с разграничением доступа, отсутствие уведомлений, нельзя интегрировать с другими сервисами, отсутствие сложных фильтров, любая человеческая ошибка может привести к потере данных, большинство процессов нужно выполнять и контролировать вручную.
Учет в 1С
1С – это сложный и многофункциональный программный комплекс:
- плюсы: хранение информации о клиентах в одном месте, автоматизация заполнения, настройка связи между карточкой клиента, договорами, разграничения доступа, быстрая проверка качества работы менеджеров и т.д.;
- минусы: сложность, неудобный интерфейс, затраты на обслуживание и доработку, наличие лишнего функционала.
Специализированное программное обеспечение. Данные системы ориентированы на учет клиентов именно в сфере аренды:
- плюсы: отсутствие невостребованного функционала, автоматизация процессов, управления лидами, автозаполнение данные, привязка договоров, объектов аренды, стандартизация взаимодействия с клиентами и т.д.;
- минусы: для перевода учета в специальную программу требуется время, что часто отпугивает арендодателей.
Для какого бизнеса подойдет АрендаSoft?
АрендаSoft – это облачный сервис для учета клиентов и платежей. В теории его можно адаптировать под разный бизнес, но система, в первую очередь, направлена на решение проблем арендодателей. Программа позволяет повысить эффективность бизнеса по сдаче в аренду торговых площадей, офисных помещений, инструментов и т.д.
Преимущества АрендаSoft
Главные плюсы облачного сервиса АрендаСофт:
- Единая база для учета. Доступ к системе одновременно могут иметь сразу несколько менеджеров. Программа позволяет разграничить права доступа. База данных хранится в облаке. Резервное копирование делается несколько раз в день, что исключает вероятность потери важной информации.
- Поддержка актуальности данных.
- Фиксация всех взаимодействий с клиентами, запись звонков.
- Возможность постановки задач менеджерам и контроля за их исполнением.
- Наличие инструментов для наглядной визуализации данных.
- Фиксация лидов.
- Автоматическая загрузка информации из клиентской базы при заполнении договоров аренды.
- Привязка договоров и объектов аренды к карточке клиента.
- Быстрое выставление счетов.
- Контроль за уровнем задолженности. Авто уведомление клиентов о потребности внести оплату.
- Дополнительные сервисы для сдачи отчетности и проверки контрагентов.
Раздел «Клиенты»
Единая база клиентов в CRM для учета клиентов «АрендаSoft» хранится в разделе «Клиенты». Найти его представляется возможным через главное меню. Располагается оно в левой части интерфейса.
Раздел содержит кнопку для добавления новых клиентов, также здесь в наглядной форме подается информация о действующих арендаторах. По каждому клиенту указывается:
- ФИО;
- ответственный менеджер;
- тип – физическое/юридическое лицо;
- ФИО контактного лица;
- телефонный номер – при условии подключения телефонии, звонок можно осуществить прямо из интерфейса программы;
- комментарий – менеджеры могут оставлять комментарии о клиентах, что может быть полезным в дальнейшей работе;
- привязанные договора и объекты недвижимости – при наведении курсора на объект всплывает окно с указанием срока действия договора, тарифа и т.д.
В случае необходимости внесения изменений о клиенте, нужно нажать кнопку «Редактировать». Для просмотра более детализированной информации о каждом арендаторе требуется перейти на соответствующую страницу.
В рамках раздела реализована удобная система фильтрации и поиска. Также менеджер может настроить количество колонок, которые будут отображаться. Если какая-то информация на главном экране не нужна, то ее можно скрыть.
Добавление нового клиента
Система «АрендаSoftт» максимально ориентирована на удобство. Продуман не только интерфейс, но и логика каждого процесса. Знакомство с клиентами обычно осуществляется на этапе получения лида, поэтому основная информация в базе данных фиксируется именно на этом шаге. При работе с карточкой нового арендатора, отдельные поля автозаполняются. Также внести все данные можно с нуля.
Форма «Добавление клиента» предполагает указание:
- типа клиента (физическое/юридическое лицо);
- ФИО физического лица;
- наименование организации;
- ИНН;
- фактический адрес;
- ФИО контактного лица и контактные данные – телефон, электронная почта.
На указанные контактные данные будут высылаться счета по аренде, уведомления об оплате. Менеджеру достаточно один раз внести информацию, она будет автоматически подгружаться при выставлении счетов, оформлении документов и т.д.
К карточке клиента, кроме договоров и площадей, привязываются все платежи.
Ведение оплат, долгов, даты платежей в разделе «Очередь оплат»
Раздел «Очередь оплат» предназначен для контроля за исполнением финансовых обязательств со стороны арендаторов.
Здесь отображается следующая информация, с привязкой к каждому арендатору:
- ФИО клиента;
- арендованные боксы;
- договора;
- ответственные сотрудники;
- дата, до которой была внесена оплата;
- месячный тариф;
- задолженность по каждому арендатору и общая сумма долга;
- сумма по платежам, которые должны быть внесены в ближайшее время;
- график оплат.
Для удобства визуального восприятия информации, все просроченные договора окрашены в красный цвет.
Если навести курсор на любой из договоров, будет отображено количество дней, за которые не внесена оплат.
Система учета платежей «АрендаSoft» позволяет контролировать задолженность, ставить задачи менеджерам по ее устранению.
Платежные операции
Сервис «АрендаSoft» устроен таким образом, что не потерялась ни одна платежная операция. Все они отображаются в разделе «Список платежных операций».
Каждая из операций автоматически привязывается к объектам, договорам и клиентам.
Интерфейс раздела позволяет наглядно посмотреть:
- номер платежной операции;
- объект аренды, за который поступила оплата;
- наименование клиента, который внес платеж;
- период оплаты;
- сумму;
- способ внесения платежа;
- точные сроки оплаты;
- статус – получен, обрабатывается, ожидается и т.д.
В разделе можно искать по разным параметрам, создавать свои наборы фильтров и сохранять их для быстрого доступа.
По каждому платежу указывается информация о назначении – оплата постоянной или переменной части аренды, дополнительных услуг.
В разделе можно выбрать типы показаний, которые будут отображаться на экране. В любое время их можно поменять на нужные.
Добавление счетов в разделе «Расчетные счета»
Сервис «АрендаSoft» позволяет фиксировать оплату через кассу, а также банки. Для контроля за поступающими платежами потребуется внести в систему соответствующие расчетные счета. Делается это через одноименный раздел.
Информация о расчетных счетах автоматически заносится в выставляемых клиентам счетах.
Хотите автоматизировать работу Вашего бизнеса, повысить эффективность и снизить расходы? Записывайтесь на дистанционную демонстрацию возможностей «АрендаSoft» прямо сейчас и оцените ее преимущества на личном опыте.
