Содержание:
1. Сложность учета коммунальных платежей
2. Программа позволяет
3. Кому подойдет система учета коммунальных платежей?
4. Объекты аренды
5. Преимущества разделов «Счётчики услуг» и «Категории счётчиков услуг»
6. Настройка «Типы переменной части арендной платы»
7. Добавление и работа с задачами сотрудников
8. Основные выгоды от использования программы
9. Ключевые преимущества программы
При заключении договора аренды услуги ЖКХ могут оплачиваться арендодателем или арендатором. В первом случае данные расходы включаются в стоимость аренды, во втором – арендатор компенсирует арендодателю оплату расходов на обеспечение помещения. Корректное и своевременное отражение при аренде помещений коммунальных платежей – это одна из главных задач для арендодателя.
Сложность учета коммунальных платежей
Каждый арендодатель должен зафиксировать все показания счетчиков на начало аренды, отражать ежемесячный расход энергии, воды и других коммунальных услуг, оперативно выставлять счета арендаторам на оплату. Допущение ошибок, несвоевременное выставление счета, поступление денежных средств от арендатора с задержкой могут привести к образованию задолженностей.
Учет коммунальных платежей усложняется, когда объектов несколько, а арендаторы регулярно меняются. Решить проблему учета позволяют специализированные программы учета коммунальных платежей. В системе учета аренды «АрендаСофт» есть весь необходимый функционал для отражения переменной части арендной платы, в которую входят и арендные платежи.
Программа позволяет:
- привязать к каждому объекту аренды счетчики услуг;
- зафиксировать показатели счетчиков;
- закрепить счетчики услуг за конкретными договорами;
- автоматически выставлять счета арендодателям на оплату;
- автоматически рассчитывать размер оплаты по каждой услуге, на основе установленных тарифов;
- вести статистику оплат;
- предупредить образование задолженностей.
Кому подойдет система учета коммунальных платежей?
Система «АрендаСофт» ориентирована на любые управляющие компании, которые сдают объекты в аренду:
- торговые площади;
- офисные помещения;
- магазины;
- места на рынке;
- земельные участки, прочее.
Объекты аренды
В программу можно добавить любое количество объектов аренды. Все они отображаются в разделе с соответствующим названием. Здесь представлена информация о статусе каждого объекта (занят/свободен), закрепленных договорах и активных счетчиках услуг.
При открытии страницы каждого отдельного объекта можно вносить изменения в данные о нем, добавлять и убирать счетчики услуг.
В системе есть опции для постановки задач сотрудникам – связаться с арендатором, внести новые показания счетчиков и т.д. Также для каждого клиента можно назначить ответственного менеджера.
Преимущества разделов «Счётчики услуг» и «Категории счётчиков услуг»
Программа «АрендаСофт» позволяет создавать любое количество категорий счетчиков услуг и соответствующих счетчиков. Обычно делается это сразу при переходе на учет аренды и прием платежей в нашей системе. В будущем количество счетчиков можно расширять или уменьшать.
Доступ к настройкам счетчиков осуществляется через раздел «Справочники». Он есть только у администратора – обычные менеджеры не имеют подобной возможности.
Указанные разделы позволяют автоматизировать большинство процессов. Менеджеры не тратят время на расчеты и другие рутинные операции. В их обязанности входит заключение договоров, контроль поступления оплат, система просчитывает фиксированную и переменную часть оплаты самостоятельно.
Контролировать доходы и расходы можно через раздел «Таблица оплат», где информация по платежах и задолженностях представлена в наглядном формате.
Информация о платежных операциях и их статусе собрана в разделе «Список платежных операций».
В программе можно задать автоматическое выставление счетов, рассылку уведомлений о необходимости оплаты коммунальных платежей. Настройки позволяют установить периодичность рассылки, текст сообщений и другие параметры.
По статистике несвоевременная оплата часто возникает из-за забывчивости арендаторов. Система напоминаний устраняет этот фактор. Менеджерам не нужно уведомлять арендаторов самостоятельно. За них это делает программа. Они включаются в работу только при возникновении задолженностей.
Настройка «Типы переменной части арендной платы»
Все виды переменной части арендной платы, используемые арендатором, хранятся в соответствующем разделе. Их можно корректировать, добавлять и удалять.
При добавлении нового типа можно указать название, размерность, ставку.
Переменная часть арендной платы может начисляться по метражу, внесенным показаниям и другим параметрам. При добавлении типа оплаты устанавливается его назначение. Если конкретный тип не используется, то его можно сделать неактивным.
Добавление счетчиков аренды осуществляется через соответствующий раздел. В разделе можно просматривать счетчики по разным объектам, последние зафиксированные показания.
При добавлении нового счетчика указывается его размерность, название и тип – ввод показаний, фиксированное значение, прочее.
Добавление и работа с задачами сотрудников
Как уже было указано выше, в системе предусмотрена привязка сотрудников к клиентам и объектам. Это позволяет распределять роли, повышать работоспособность и снижать затраты.
При добавлении пользователя указывается его роль, ФИО, контактные данные, пароль для доступа и статус.
В системе можно создавать любое количество статусов задач (активная, выполненная и т.п.), присваивать им соответствующий цвет.
Добавление задачи предполагает указание ее название, срока выполнения, постановщика, исполнителя. Каждая задача привязывается к конкретному клиенту или объекту.
Система хранит историю всех взаимодействий с клиентами, начиная с получения лида, заканчивая завершением договорных отношений. Это обеспечивает контроль за разными сферами работы компании – клиентское обслуживание, финансовое состояние и прочее.
Основные выгоды от использования программы учета оплаты коммунальных платежей «АрендаСофт»
Система «АрендаСофт» призвана автоматизировать большинство процессов, связанных с управлением объектами, сдаваемыми в аренду.
Ключевые преимущества программы:
Полный контроль за фиксированной и переменной частью арендной платы.
Техническая поддержка на всем этапе сотрудничества. Наши специалисты расскажут, как вести учет коммунальных платежей, помогут с настройками и интеграцией.
Минимизация задолженностей. В программе предусмотрена система напоминаний, ответственный менеджер в режиме реального времени может отслеживать оплаты, даты внесения платежей, оперативно реагировать на просрочки.
Фиксация всех взаиморасчетов с арендодателями.
Добавление любого количества счетчиков услуг. В системе можно отображать не только коммунальные платежи, но и другие услуги, оказываемые арендатором.
Экономия на сотрудниках. Использование программы позволяет одному сотруднику эффективно работать с большим количеством объектов. Автоматизация дает возможность оптимизировать штат, максимально продуктивно использовать менеджеров.
Быстрая интеграция. Система «АрендаСофт» сделана максимально простой для освоения – специальное и длительное обучение не требуется.
Все указанные преимущества можно оценить во время удаленной демонстрации «АрендаСофт». Чтобы записаться на демонстрацию и получить демо-доступ к программе учета оплаты коммунальных платежей, оставьте свои контактные данные в соответствующей форме. В ходе демонстрации можно задать все интересующие вопросы и получить полную консультацию по продукту.