Учет коммунальных платежей при аренде помещений

При заключении договора аренды услуги ЖКХ могут оплачиваться арендодателем или арендатором. В первом случае данные расходы включаются в стоимость аренды, во втором – арендатор компенсирует арендодателю оплату расходов на обеспечение помещения. Корректное и своевременное отражение при аренде помещений коммунальных платежей – это одна из главных задач для арендодателя.

Сложность учета коммунальных платежей

Каждый арендодатель должен зафиксировать все показания счетчиков на начало аренды, отражать ежемесячный расход энергии, воды и других коммунальных услуг, оперативно выставлять счета арендаторам на оплату. Допущение ошибок, несвоевременное выставление счета, поступление денежных средств от арендатора с задержкой могут привести к образованию задолженностей.

Учет коммунальных платежей усложняется, когда объектов несколько, а арендаторы регулярно меняются. Решить проблему учета позволяют специализированные программы учета коммунальных платежей. В системе учета аренды «АрендаСофт» есть весь необходимый функционал для отражения переменной части арендной платы, в которую входят и арендные платежи.


Программа позволяет:

  • привязать к каждому объекту аренды счетчики услуг;
  • зафиксировать показатели счетчиков;
  • закрепить счетчики услуг за конкретными договорами;
  • автоматически выставлять счета арендодателям на оплату;
  • автоматически рассчитывать размер оплаты по каждой услуге, на основе установленных тарифов;
  • вести статистику оплат;
  • предупредить образование задолженностей.

Кому подойдет система учета коммунальных платежей?

Система «АрендаСофт» ориентирована на любые управляющие компании, которые сдают объекты в аренду:

  • торговые площади;
  • офисные помещения;
  • магазины;
  • места на рынке;
  • земельные участки, прочее.

Объекты аренды

В программу можно добавить любое количество объектов аренды. Все они отображаются в разделе с соответствующим названием. Здесь представлена информация о статусе каждого объекта (занят/свободен), закрепленных договорах и активных счетчиках услуг.

При открытии страницы каждого отдельного объекта можно вносить изменения в данные о нем, добавлять и убирать счетчики услуг.

В системе есть опции для постановки задач сотрудникам – связаться с арендатором, внести новые показания счетчиков и т.д. Также для каждого клиента можно назначить ответственного менеджера.

Преимущества разделов «Счётчики услуг» и «Категории счётчиков услуг»

Программа «АрендаСофт» позволяет создавать любое количество категорий счетчиков услуг и соответствующих счетчиков. Обычно делается это сразу при переходе на учет аренды и прием платежей в нашей системе. В будущем количество счетчиков можно расширять или уменьшать.

Доступ к настройкам счетчиков осуществляется через раздел «Справочники». Он есть только у администратора – обычные менеджеры не имеют подобной возможности.

Указанные разделы позволяют автоматизировать большинство процессов. Менеджеры не тратят время на расчеты и другие рутинные операции. В их обязанности входит заключение договоров, контроль поступления оплат, система просчитывает фиксированную и переменную часть оплаты самостоятельно.

Контролировать доходы и расходы можно через раздел «Таблица оплат», где информация по платежах и задолженностях представлена в наглядном формате.

Информация о платежных операциях и их статусе собрана в разделе «Список платежных операций».

В программе можно задать автоматическое выставление счетов, рассылку уведомлений о необходимости оплаты коммунальных платежей. Настройки позволяют установить периодичность рассылки, текст сообщений и другие параметры.

По статистике несвоевременная оплата часто возникает из-за забывчивости арендаторов. Система напоминаний устраняет этот фактор. Менеджерам не нужно уведомлять арендаторов самостоятельно. За них это делает программа. Они включаются в работу только при возникновении задолженностей.

Настройка «Типы переменной части арендной платы»

Все виды переменной части арендной платы, используемые арендатором, хранятся в соответствующем разделе. Их можно корректировать, добавлять и удалять.

При добавлении нового типа можно указать название, размерность, ставку.

Переменная часть арендной платы может начисляться по метражу, внесенным показаниям и другим параметрам. При добавлении типа оплаты устанавливается его назначение. Если конкретный тип не используется, то его можно сделать неактивным.

Добавление счетчиков аренды осуществляется через соответствующий раздел. В разделе можно просматривать счетчики по разным объектам, последние зафиксированные показания.

При добавлении нового счетчика указывается его размерность, название и тип – ввод показаний, фиксированное значение, прочее.

Добавление и работа с задачами сотрудников

Как уже было указано выше, в системе предусмотрена привязка сотрудников к клиентам и объектам. Это позволяет распределять роли, повышать работоспособность и снижать затраты.

При добавлении пользователя указывается его роль, ФИО, контактные данные, пароль для доступа и статус.

В системе можно создавать любое количество статусов задач (активная, выполненная и т.п.), присваивать им соответствующий цвет.

Добавление задачи предполагает указание ее название, срока выполнения, постановщика, исполнителя. Каждая задача привязывается к конкретному клиенту или объекту.

Система хранит историю всех взаимодействий с клиентами, начиная с получения лида, заканчивая завершением договорных отношений. Это обеспечивает контроль за разными сферами работы компании – клиентское обслуживание, финансовое состояние и прочее.

Основные выгоды от использования программы учета оплаты коммунальных платежей «АрендаСофт»

Система «АрендаСофт» призвана автоматизировать большинство процессов, связанных с управлением объектами, сдаваемыми в аренду.

Ключевые преимущества программы:

Полный контроль за фиксированной и переменной частью арендной платы.

Техническая поддержка на всем этапе сотрудничества. Наши специалисты расскажут, как вести учет коммунальных платежей, помогут с настройками и интеграцией.

Минимизация задолженностей. В программе предусмотрена система напоминаний, ответственный менеджер в режиме реального времени может отслеживать оплаты, даты внесения платежей, оперативно реагировать на просрочки.

Фиксация всех взаиморасчетов с арендодателями.

Добавление любого количества счетчиков услуг. В системе можно отображать не только коммунальные платежи, но и другие услуги, оказываемые арендатором.

Экономия на сотрудниках. Использование программы позволяет одному сотруднику эффективно работать с большим количеством объектов. Автоматизация дает возможность оптимизировать штат, максимально продуктивно использовать менеджеров.

Быстрая интеграция. Система «АрендаСофт» сделана максимально простой для освоения – специальное и длительное обучение не требуется.

Все указанные преимущества можно оценить во время удаленной демонстрации «АрендаСофт». Чтобы записаться на демонстрацию и получить демо-доступ к программе учета оплаты коммунальных платежей, оставьте свои контактные данные в соответствующей форме. В ходе демонстрации можно задать все интересующие вопросы и получить полную консультацию по продукту.

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду

Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *