Реализация учета документов в компании в программе «АрендаSoft»

Содержание:

1. Необходимость учета документов
2. Как сейчас ведется учет документов?
3. Для кого подойдет программа «АрендаSoft»?
4. Преимущества использования «АрендаSoftСофт» для учета
5. Раздел «Договоры аренды»
6. Добавление новых договоров в систему
7. Редактирование договоров
8. Работа с разделом «Клиенты»
9. Раздел «Объекты аренды»

Большинство организаций нуждаются в оптимизации своего документооборота. Автоматизация учета позволяет сэкономить время на подготовку документов, держать руку на пульсе договорной деятельности, уменьшить количество однообразных операций и улучшить финансовые показатели. Программа учета документов «АрендаSoft» способна упростить работу с договорами, высвободить трудовые ресурсы, улучшить взаимодействие с клиентами.

Необходимость учета документов

Учет документов является важной процедурой в деятельности организации. Он позволяет держать бизнес под контролем.

Учет необходим для:

•  соблюдения действующего законодательства;
• мониторинга движения документов внутри организации;
• актуализации данных, контроля за их достоверностью;
• установления состава и количества архивной документации;
• контроля за сроками действия договоров, исполнения их обязательств;
•  унификации;
• накопления статистической информации;
• оперативного поиска информации по клиентам и т.д.

Учет документов в организации может быть организован несколькими способами.

Как сейчас ведется учет документов?

Физический архив. Это устаревший метод учета. Бумажная документация имеет небольшой срок службы, подвержена внешнему воздействию – кражи, пожар, потом и т.д. Физическому архиву также свойственны проблемы доступности, актуальности.

Электронный архив на компьютере сотрудника. Это первый шаг на пути к автоматизации. Но такой вариант также нельзя назвать безопасным. Обычная поломка компьютера может привести к частичной или полной потери данных.

Электронный архив на сервере организации. Оперативно работать с архивом могут сразу все сотрудники компании, что увеличивает производительность и сокращает затраты. Доступ к базе осуществляется только через внутреннюю сеть, что повышает безопасность, но ухудшает мобильность. Учет входящих документов в такой программе может вести только один человек. Но нет гарантий, что сервер не выйдет из строя. Также всегда остается риск несанкционированного доступа.

Архив в облаке. Облачное хранение предполагает размещение документов на серверах специализированных компаний. Доступ к архиву осуществляется через Интернет. На облачных серверах обычно делается бекап данных, что обеспечивает защиту в случае сбоев на одном из серверов. Минусами такого хранения является надежность системы. Если компания, которая предоставляет услуги облачного хранения не позаботилась о защите, то в случае хакерской атаки данные могут попасть в руки злоумышленников.

Для кого подойдет программа «АрендаSoft»?

Сегодня на рынке программного обеспечения есть разные решения для организации документооборота. Программа «АрендаSoft» входит в категорию облачных сервисов. Она содержит весь необходимый функционал для работы с договорами, хранения, подготовки, отправки документов. Также в системе можно вести учет объектов аренды, хранить и работать с базой данных клиентов и т.д.

Программа учета документов в организации «АрендаSoft» подойдет для арендного бизнеса, а также предпринимателей, предприятий, где есть необходимость оптимизации процессов работы с договорами.

Преимущества использования «АрендаSoft» для учета

Программа обладает большим функционалом. Она разработана на основе анализа потребностей представителей малого и среднего бизнеса.

Плюсы «АрендаSoft»:

•  данные хранятся в облаке на современных серверах, обеспечивающих высокую скорость доступа и защиту от хакерских атак;
• информация регулярно копируется на разные сервера, что позволяет свести риск потери данных к минимуму;
• пользоваться программой можно с любого устройства и места – на работе, в дороге, во время выезда на встречу с клиентом или объекта;
• программа ориентирована на командную работу, в случае необходимости, можно разграничить права доступа для разных сотрудников;
• минимизация ошибок, ручного труда;
• контроль за всеми договорами, их исполнением в режиме реального времени;
• составление документов по готовым шаблонам;
•  отправление договоров клиентам в один клик и т.д.

Для лучшего понимания возможностей программы учета договоров и документов, предлагаем рассмотреть некоторые разделы.

Раздел «Договоры аренды»

Данный раздел является основным в работе с договорами аренды. Здесь отображаются все договора, которые были заключены с клиентами.

Информация в разделе отображается в табличном виде. Опция «Колонки» позволяет задать типы данных, которые будут выводиться на экран. Функции «Экспорт», «Пакетная выгрузка документов» дают возможность скачать документацию для печати, работы в других программах.

В разделе отображается:

• сколько договоров заключено;
• когда оформлены документы, начинает действовать каждый отдельный договор;
• на какой срок заключен договор;
• перечень клиентов и объектов по конкретным договорам.

Также здесь отображается статус договора, поступившие по нему оплаты. Прямо из раздела в режиме одного окна можно создать новый договор или отредактировать действующий, либо перейти на страницу документа для детального ознакомления с ним.

Добавление новых договоров в систему

Процедура заключения договора в программе «АрендаSoft» сделана максимально простой. Менеджеру нужно только заполнить поля в специальной форме и документ будет создан автоматически на основе выбранного шаблона.

Во время заключения договора, он привязывается к организации и клиенту. Если данные о клиенте уже есть в базе, то повторно заполнять их не нужно.

При заключении договора указывается срок действия, порядок начисления платежей, привязываются объекты аренды. Созданный документ автоматически попадает в раздел «Договор аренды».

Редактирование договоров

Для редактирования и просмотра информации о договоре нужно перейти на соответствующую страницу.

Здесь можно:

• скачать договор, посмотреть историю изменений – все делается в один клик;
• отправить договор или уведомление о расторжении клиенту по СМС или электронной почте;
• просмотреть все платежные операции и другие документы, добавить платежную операцию;
• выставить задачи по договору, добавить акт на выполненные работы.

Работа с разделом «Клиенты»

Автоматический учет документов в программе «АрендаSoft» тесно связан с базой данных клиентов. Все клиенты организации отображаются в табличном виде в разделе «Клиенты».

Из раздела можно узнать:

• ФИО клиента;
• имя закрепленных менеджеров;
• телефон и другие контактные данные;
• номер и срок действия договора;
• объекты, которые арендует клиент.

Добавление нового клиента осуществляется в этом же разделе. В соответствующей форме можно внести полную информацию о нем.

В форме можно указать контактную информацию, фактический, юридический адрес и т.д.

Для просмотра истории взаимодействия с клиентом, редактирования данных достаточно открыть соответствующую карточку.

В карточке клиента хранятся файлы документов и другая важная информация. Отсюда в один клик можно выставить счет.

Есть в программе и опция автоматической рассылки уведомлений о необходимости оплаты. Она позволяет сократить количество несвоевременных платежей.

Раздел «Объекты аренды»

Этот раздел тесно связан с предыдущими. С его помощью можно вести учет объектов аренды, следить за заполненностью, выполнением обязательств по договорам.

По каждому объекту указывается закрепленный за ним договор. Также здесь отображается информация по оплате, счетчики коммунальных и других дополнительных услуг. Из этого раздела можно перейти к добавлению нового объекта аренды, редактированию данных о действующих.

Если вы находитесь в поиске программы для учета документов на предприятии и хотите получить надежное решение по лояльной цене, тогда оставляйте заявку на нашем сайте. Менеджеры сервиса «АрендаSoft» свяжутся с вами, предоставят демо доступ и проведут презентацию, показав, как программа может быть полезна именно для вашего бизнеса.