Содержание:
1. Какие сложности учета объектов недвижимости
2. Варианты организации учета недвижимости
3. Как может помочь «АрендаСофт» в решении проблем учета?
4. Что дает ее использование арендатору
5. Функционал раздела «Объекты аренды»
6. Внесение объектов аренды
7. Описание раздела статистики «Заполненность по площадям»
8. Управление договорами аренды
9. Управление оплатами
10. В чем состоят главные преимущества «АрендаСофт»
Арендный бизнес в сфере недвижимости предполагает ведение учета на постоянной основе. Это является обязательным требованием российского законодательства, а также это необходимо для эффективного управления бизнес деятельностью.
Какие сложности учета объектов недвижимости
Сложность учета объектов недвижимости заключается в оперировании большим количеством разрозненных данных. Важно постоянно иметь актуальную информацию о состоянии каждого объекта недвижимости, контролировать оплату, следить за сроками действия заключенных договоров и т.д. Любая допущенная ошибка чревата финансовыми, репутационными потерями. С целью повышения эффективности и качества учета предлагается использовать специализированную программу учета недвижимости.
Варианты организации учета недвижимости
Самый простой вариант автоматизации учета объектов недвижимости – «Excel». Эта офисная программа позволяет хранить базу данных по договорам, клиентам и объектам. Система предполагает наличие формул, упрощающих расчеты. Наличие цветовых маркеров позволяет визуально разделить данные в таблицах, что положительно сказывается на восприятии. С обычным учетом данных «Excel» способен справиться, но когда дело заходит о работе с договорами, автоматизации документооборота, фиксации истории взаимодействий с арендаторами – здесь у этой офисной программы возникают проблемы. Она не предназначена для решения подобных задач.
Более продвинутыми в плане учета считаются специализированные учетные программы – «1С» и «1С: Недвижимость». Они предлагают гораздо больше возможностей для работы с данными – хранение баз данных, взаимодействие с ними, фиксация платежей, взаимодействие с бухгалтерией и т.д. Минусами перечисленных программ являются: плохая мобильность; сложный интерфейс – перед работой в программах потребуется пройти обучение; наличие лишних функций, из-за чего нормально работать можно только при наличие производительного компьютера; дорогостоящая доработка.
Как может помочь «АрендаСофт» в решении проблем учета?
Программа «АрендаСофт» – это удобный инструмент, разработанный с учетом всех потребностей арендного бизнеса.
Что дает ее использование арендатору:
- Возможность объединения всех данных об арендаторах, объектах недвижимости, платежных операциях в одном месте. Программа работает через браузер в «облаке», поэтому доступ к ней возможен с разных устройств. Важно – все данные хранятся на защищенных серверах. Несколько раз в день создаются резервные копии.
- Конфиденциальность и надежность хранения информации гарантированы.
- Управление заполненностью сдаваемых площадей в режиме реального времени.
- Автоматическое составление договоров.
- Интеграция с банками – арендные платежи фиксируются в автоматическом режиме, менеджеру остается лишь контролировать точность их разнесения.
- Контроль за дебиторской задолженностью.
- Предупреждения возникновения задолженностей путем рассылки уведомлений.
- Управление договора, клиентской базой и т.д.
Функционал системы учета объектов недвижимости «АрендаСофт» обширен. В то же время система не перегружена невостребованными функциями. Программа интуитивно-понятна и проста в освоении.
Для этого используется раздел «Справочники». Доступ к нему имеет администратор и редактор который наполняет систему.
Через этот раздел можно:
добавлять новые организации;
добавлять пользователей системы;
устанавливать и менять тарифы;
добавлять здания и этажи;
добавлять расчетные и другие счета;
изменять варианты оплат;
добавлять счетчики услуг;
менять статусы задач;
устанавливать дополнительные настройки.
Программа позволяет управлять объектами недвижимости сразу нескольких организаций, привязывать здания и т.д. Помимо добавления организаций, есть опция удаления их из системы, а также функция редактирования информации, например, при смене расчетного счета или юридического адреса.
Окно «Добавление организации» позволяет прикреплять шаблоны документов, вносить следующую информацию о компании:
официальное и внутреннее наименование;
реквизиты;
ИНН;
ОГРН;
основной номер телефона;
адрес корпоративной почты.
Также при заполнении информации об организации указывается:
юридический и фактический адрес;
ФИО руководителя;
номер расчетного счета;
банк, в котором обслуживается компания.
После заполнение всех полей информация сохраняется в базе данных и автоматически подгружается в создаваемые документы, платежную документацию. В «АрендаСофт» есть опция рассылки уведомлений арендаторам о необходимости внесения оплаты по арендному договору и наличии задолженностей. Рассылка производится по электронной почте и в формате СМС. При заполнении информации по организации можно указать данные, которые будут указываться в «теле» уведомления, например, подпись, номер договора и т.п.
Внесение объектов аренды
Вторым этапов в работе в программе «АрендаСофт» обычно идет внесение непосредственно самих объектов аренды. В системе есть разделение по зданиям и этажам.
После внесения информации о каждом объекте, в программе можно просматривать его занятость, закреплять арендные договора.
При добавлении зданий каждое из них закрепляется за управляющей организацией. В окне «Здания» представлено название здания, адрес его расположения, кнопки для редактирования, удаления информации.
В окне добавления указывается управляющая организация, кадастровый номер, адрес. Также на этом этапе закрепляются пользователи системы, которые получают доступ к информации о здании, арендаторах и объектах аренды.
По каждому зданию в системе создается отдельный этаж.
Для каждой секции или этажа можно загрузить планировку, для этого можно использовать план БТИ в формате jpeg или самостоятельно подготовленный план помещения.
Данные в любое время доступны для редактирования или удаления.
Добавление отдельных объектов аренды осуществляется после внесения в систему информации о зданиях и этажах. Чтобы добавить новый объект, требуется нажать соответствующую кнопку – скан выше. По каждому объекту можно указать:
площадь;
тариф;
текущий статус – сдается, на ремонте и т.п.
Возможности программы позволяют быстро находить информацию по занятым, свободным объектам, забронированным помещениям и т.п.
Описание раздела статистики «Заполненность по площадям»
Программа «АрендаСофт» дает возможность не только следить за заполненостью сдаваемых площадей, но и просматривать статистическую информацию. Это дает большие возможности для анализа текущей эффективности бизнеса и прогнозирования дальнейшей стратегии работы. «АрендаСофт» содержит несколько полезных статистических инструментов, среди которых – «Заполненность по площадям».
В формате таблицы менеджеру предоставляются данные по количеству свободных/занятых объектов на конкретную дату или временной промежуток. Объекты здесь объединены по площади. При анализе таблицы можно сделать выводы, какие объекты по площади пользуются наибольшей популярностью.
Управление договорами аренды
Еще один удобный инструмент для арендного бизнеса – «Учет договоров на недвижимость». Система позволяет автоматически создавать договора на основе данных об организации, клиенте и шаблона документов. Это исключает ошибки при составлении, существенно ускоряет скорость работы менеджера. Договора из системы отправляются арендатору буквально в один клик.
Управление договорами осуществляется через соответствующий раздел. Здесь содержатся в удобной форме следующие данные:
номер договора;
наименование арендатора;
закрепленные за договором объекты;
дата заключения договора;
дата начала-конца аренды;
статус платежей по договору;
период аренды.
Через опцию «Колонки» из окна можно удалить лишние колонки с информацией, либо добавить дополнительные. В разделе есть удобная система фильтрации и поиска, предусмотрены опции редактирования и удаления, выгрузки договоров в виде отдельных файлов в популярных форматах. Прямо из окна «Договоры аренды» менеджер может перейти на страницу каждого конкретного договора, клиенты или объекта аренды.
Управление оплатами
Система «АрендаСофт» позволяет не пропустить ни одну оплату. Все платежи собираются в одном разделе – «Список платежных операций».
Здесь указывается номер договора, по которому прошла оплата, объект аренды, период оплаты, способ и т.д. Менеджеру остается контролировать правильность распределения платежей, смотреть за исполнительностью арендаторов.
В чем состоят главные преимущества «АрендаСофт»?
Программа решает реальные проблемы арендодателей, делает их бизнес более эффективным и прозрачным.
Достоинства программы:
хранение базы в «облаке», возможность работы в системе с компьютера и смартфона, доступа с любой точки мира, где есть Интернет;
автоматизация документооборота – система взаимодействует с бухгалтерией, банками, позволяет создавать договора, выставлять счета в несколько кликов, разгружая менеджеров и минимизируя количество ошибок из-за человеческого фактора;
оплата за пользование программой осуществляется по гибким тарифам – абонентская плата зависит от количества объектов и пользователей;
быстрое освоение – на обучение сотрудников уходит не более 1-2 дней, с последующим консультированием по возникшим вопросам на протяжении всего сотрудничества;
возможность доработки – для этого достаточно направить заявку разработчикам «АрендаСофт», услуга доработки системы учета объектов аренды платная;
интеграция с большинством банков России: СберБанк, АльфаБанк, МТСБанк, МодульБанк;
возможность интеграции со сторонними сервисами; стабильная работа программы, конфиденциальность данных и т.д.
Больше информации о программе можно получить в процессе удаленной демонстрации. Для этого требуется оставить заявку на сайте.