Программа для оптимизации учета коммунальных платежей

Пользование помещениями различного назначения предполагает потребление воды, электричества и других ресурсов. Соответственно, возникает необходимость в оплате услуг ЖКХ. Учет коммунальных платежей должен вестись правильно и непрерывно. В противном случае, есть риск возникновения задолженностей. Если помещения сдаются в аренду, то учет ведется у арендодателя. ЖКХ включаются в переменную часть арендной платы.

Способы учета коммунальных платежей

Учет может вестись с помощью тетради, блокнота, таблиц Excel, Google, в 1С. Контроль за оплатой ЖКХ обычно осуществляет помощник или бухгалтер. Большинство современных арендодателей фиксируют показатели в программах, т.к. это более удобно. Бумажный учет постепенно теряет свою актуальность.

Программа для оптимизации учета коммунальных платежей

Сложности учета

Учет оплаты коммунальных платежей предполагает следующие операции:

  • фиксация показателей;
  • расчет стоимости;
  • выставление счета арендаторам;
  • фиксация оплаты.

Проблемы могут возникнуть на каждом шаге. При использовании стационарных программ, все данные хранятся на одном компьютере и у других сотрудников нет доступа. Это способно доставить определенные сложности. Например, данные неудобно вносить, проверять при выездном осмотре счетчиков. Приходится сначала записывать их в блокнот, а потом уже вносить в систему.

В случае сбоя в работе компьютера, есть риск потери базы данных. Также существует вероятность допущения ошибок в расчетах, что может иметь серьезные последствия.

По этой причине предпочтительно вести учет платежей по коммунальным платежам в специализированных программах, которые заточены именно под эти цели.

Чем полезно использование «АрендаСофт» для учета коммунальных услуг?

Облачная программа «АрендаСофт» позволяет вести учет, как постоянной, так и переменной части арендной платы с привязкой к конкретным объектам аренды и арендным договорам.

«АрендаСофт»:

  • автоматически рассчитывает платежи на основе внесенных в систему данных;
  • исключает просрочки по платежам;
  • позволяет выставлять счета в один клик;
  • имеет функционал для анализа расходов по услугам;
  • работает в облаке, поэтому сотрудники могут пользоваться системой одновременно, проверять информацию, вносить новые данные.

Программа экономит время и трудовые ресурсы, минимизирует вероятность ошибок.

Для каких направлений бизнеса актуально применение программы «АрендаСофт»?

Облачная система учета подойдет для любого бизнеса, предполагающего сдачу в аренду помещений с подключенным водопроводом, канализацией и другими услугами ЖКХ. Это могут быть управляющие компании, ТСЖ, владельцы крупных складов, остальные арендодатели.

Обзор раздела «Типы переменной части аренды»

Коммунальные услуги входят в переменную часть аренды. В программе можно добавлять разные услуги, назначать статусы, выбирать варианты отображения показателей.

Добавление переменной части осуществляется через одноименный пункт в разделе «Справочники».

Здесь можно редактировать уже имеющиеся типы, удалять старые и вносить новые.

В программе можно выбрать один из 3 типов начислений:

  • внесение показаний – показания вносятся по факту, оплата начисляется исходя из установленной ставки;
  • регулярные начисления – услуга предполагает фиксированную ставку, начисления осуществляются каждый месяц, параллельно с выставлением счета по постоянной части арендной платы;
  • фактическое значение – оплата вносится в виде фактической суммы.

При редактировании каждого типа можно устанавливать размерность, коэффициент умножения, назначение платежа.

Каждый шаблон можно сохранить в системе. Для применения конкретного типа переменной части нужно перевести его в статус «Активен».

На этапе заключения договора с клиентов в программе учета коммунальных платежей можно привязать нужные типы – электричество, горячая, холодная вода и т.п. Вся информация по закрепленным ЖКХ будет отображаться на странице конкретного договора. Здесь же можно будет следить за оплатами.

Если за договором закреплена хотя бы одна услуга ЖКХ с регулярными начислениями, в договоре автоматически появляется блок «Фиксация значений», позволяющий вносить соответствующие показатели.

Отсчет услуг начинается со стартового значения (на момент начала действия арендного договора).

Информация по платежам по ЖКХ вносится в систему автоматически, если настроена интеграция с банками. Также это можно делать вручную.

В разделе импорт платежей можно загрузить платежные данные в виде файла в формате 1С, либо заполнил соответствующую форму.

После обработки информация станет доступной в разделе импорт платежей в последней строке. Также на основе данных будет пересчитана задолженность по переменной части арендной платы.

Счетчики услуг

Счетчик услуг предназначен для фиксации количества потребленных услуг – расход электрической энергии, воды. Их можно привязывать к конкретным объектам и договорам.

Добавление новых счетчиков осуществляется через меню «Справочники».

При добавлении счетчиков нужно выбрать:

  • категорию;
  • тип;
  • здание;
  • объект.

Программа позволяет создать несколько категорий счетчиков, совпадающих по типу внесения данных, размерности.

Счетчики услуг позволяют вести учет даже в случаях, когда ЖКХ оплачивает арендодатель, а не арендатор.

Раздел «Объекты аренды»

Система учета коммунальных платежей «АрендаСофт» ведет всех объектов, сдаваемых в аренду. В программе отображается их текущий статус, история заключенных договоров.

По каждому объекту отражаются счетчики услуг. В карточках объектов можно посмотреть количество привязанных счетчиков, последние показания, внести новые на конкретную дату.

Почему компании выбирают программу «АрендаСофт»?

Преимущества системы:

  • удобный интерфейс;
  • высокая скорость интеграции;
  • быстрое освоение;
  • большой функционал без лишних опций;
  • возможность доработки под конкретные цели;
  • сохранность данных;
  • распределение прав доступа;
  • контроль всех платежей;
  • система оповещения клиентов о задолженностях;
  • доступность на смартфонах и планшетах;
  • отсутствие привязки к конкретному компьютеру.

Заинтересованы в учете коммунальных платежей у арендодателя? Хотите автоматизировать бизнес-процессы, снизить расходы и снизить риск задолженностей по ЖКХ к минимуму? Попробуйте программу «АрендаСофт»! Ознакомиться с ее возможностями представляется возможным совершенно бесплатно.

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду


Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *