Как вести учет оборудования сдаваемого в аренду

На сегодняшний день услуги проката оборудования пользуются большой популярностью. Это обуславливается множеством факторов. Во-первых, нет надобности в покупке. Можно взять оборудование на определенный срок и затем вернуть обратно. Во-вторых, прокат позволяет брать различную технику. Мало кто может позволить себе иметь в собственности сразу все оборудование. В-третьих, нет надобности в техническом обслуживании. В-четвертых, в аренду сейчас можно взять практически все – от роликов и коньков до строительного инструмента. Рост спроса на прокат способствует увеличению количества компаний, которые приходят в эту отрасль. Однако перед ними встает множество организационных вопросов, среди которых и учет аренды оборудования. Данный пункт нельзя игнорировать. По сути, от того, как он будет вестись, зависит возможная экономическая выгода. Условно способы учета можно разделить на три типа:

  традиционный;

  простыми программными средствами;

  специализированными программами.

Каждый из них имеет свои нюансы. Рассмотрим особенности всех по отдельности.

Традиционная система учета

Под данным способом подразумевается учет оборудования, сдаваемого в аренду, в специальных книгах или тетрадях. Этому методу уже очень много лет. Затраты на покупку тетради небольшие, да и особых навыков для учета не требуется. В ней обычно отражаются основные операции:

  когда и какая техника была сдана в аренду;

  данные клиента;

  срок аренды и дата возврата;

  сумма к оплате.

При небольшом ассортименте такой способом имеет право на существование. Отсутствует надобность в технических средствах и подключении к Интернету. С ростом оборота и количества доступных позиций, система учета показывает свою несостоятельность. Увеличивается вероятность возникновения ошибок и некорректных данных. Также появляются сложности с подсчетом баланса.

Простые программные средства

Самыми простыми и доступными программами для учета являются Excel и таблицы Google. Они имеют понятный интерфейс и позволяют вносить большое количество данных. Практически каждый второй человек имел хотя бы незначительный, но опыт, в работы с ними. Собственно, поэтому на обучение не нужно тратить много времени. В таблицах можно сделать все поля, которые предполагает аренда оборудования. Учет у арендатора можно вести, как просто на компьютере, так и через Интернет. В зависимости от того, какое программное решение было выбрано. Таблицы имеют гораздо большие возможности, чем учетная книга. В них можно удобно разделить оборудование по категориям, создать отчеты и автоматически подводить баланс. Однако, и здесь можно запутаться. Для автоматического заполнения ячеек необходимо постоянно проверять правильность формул. Также в подобных программах весьма трудно организовать карточки клиентов.

Специализированные программы

Автоматизация и оптимизация бизнеса – это не только современный тренд, но еще и возможность сэкономить и иметь конкурентные преимущества. Не исключением является и сдача в аренду оборудования. Учет, который ведется в специализированной программе, позволяет оперативно отслеживать движение по прокату, вести каждого клиента и предоставить более качественный сервис. Программное решение предоставляют возможность иметь единую базу данных всех точек аренды и всего в пару кликов информировать клиентов о необходимости внесения следующего платежа. Программа учета аренды оборудования «АрендаСофт» обладает всеми описанными преимуществами. Также в системе можно создать карточку каждого клиента, контролировать степень выполнения им возложенных обязательств, а также поступление платежей. Программу можно интегрировать с бухгалтерией на 1С, настроить графическое отображение свободного/занятого оборудования. Благодаря понятному и простому интерфейсу, освоить работу в «АрендаСофт» не составит труда.