Содержание:
1. Как обычно арендодатели ведут свои дела?
2. Учет в «Excel». Она позволяет создать простую базу данных, автоматически рассчитывать платежи
3. Учет в «1С: Недвижимость». Это мощный программный комплекс с большим количеством опций
4. Управление арендой недвижимости в «АрендаСофт»
5. «АрендаСофт» для управляющей компании
6. Работа с объектами аренды – здания, этажи, секции
7. Разные организации в одном аккаунте
8. Аналитический модуль
9. Учет переменной части арендной платы
10. Прочие опции для управления недвижимостью
Управление арендой – это сложный и ответственный процесс. Арендодатель должен обладать оперативной информацией о каждом объекте. Необходимо контролировать занятость, своевременность поступления арендных платежей, планировать заполненность в будущем. Эффективность управления недвижимостью, сдаваемой в аренду, оказывает прямое влияние на прибыль компании.
Подходы, используемые при управлении недвижимостью, сдаваемой в аренду
Как обычно арендодатели ведут свои дела?
Бумажный учет. Данные клиентов, начисления и платежи отражаются в «тетради»:
- плюсы – простота, отсутствие затрат на компьютерное оборудование, внесенные данные нельзя изменить незаметно;
- минусы – большие затраты времени не обработку данных, высокий риск потери документации, сотрудникам приходится выполнять двойную работу при переносе данных, с «тетрадью» сложно работать сразу нескольким менеджерам.
В настоящее время бумажный учет актуален только для арендодателей, которые управляют одним или парой объектов. Все остальные постепенно переводят управление имуществом, сдаваемым в аренду, в электронный формат.
Учет в «Excel». Она позволяет создать простую базу данных, автоматически рассчитывать платежи:
- плюсы – сравнительно невысокая цена, наличие функций и инструментов для работы с данными;
- минусы – для работы в программе нужны хотя бы базовые навыки пользователя ПК, сложность проверки данных, которые получены из других источников, большинство информации менеджеру нужно вносить вручную, отсутствие полноценной автоматизации.
Учет в «1С: Недвижимость». Это мощный программный комплекс с большим количеством опций:
- плюсы – простая интеграция с бухгалтерией на 1С, единая база данных, автоматизация многих процессов;
- минусы – наличие лишнего функционала, программа тяжела в освоении, чтобы нормально работать, потребуется пройти обучение, стоимость доработки программы под потребности конкретного арендодателя высокая.
Учет в специализированных программах. Это лучший выбор для учета аренды и управления недвижимостью:
- плюсы – заточенность под конкретные задачи арендатора, автоматизация документооборота, все сотрудники работают в единой системе, надежность хранения данных, легкость освоения;
- минусы – на перевод учета в специальную программу требуется решительность, именно это чаще всего тормозит автоматизацию учета и арендодатели продолжают пользоваться более знакомыми, но менее эффективными решениями.
Управление арендой недвижимости в «АрендаСофт»
Система «АрендаСофт» относится к специализированному ПО. Программа работает онлайн, не нуждается в установке. Все данные хранятся в облаке. Работать в программе можно с любого компьютера и даже планшета, смартфона.
Доступ к системе возможен для любого количества сотрудников. Программа позволяет взаимодействовать с клиентом с момента поступления лида – человек, проявивший интерес к услуге от имени компании или своего имени, в будущем может стать клиентом.
При необходимости система может быть доработана. Оплата за доработку равномерно включается в абонентские платежи за будущие периоды.
«АрендаСофт» для управляющей компании
Перевод управления собственностью, сданной в аренду, в «АрендаСофт», предоставляет бизнесу множество преимуществ. Один сотрудник может вести учет от 300 до 500 объектов аренды без потери в эффективности и чрезмерной нагрузки.
Другие плюсы программы:
- Автоматизация документооборота. Достаточно один раз загрузить в программу шаблоны договор, счетов, система автоматически будет формировать документы, на основе базы данных клиентов, информации об организации.
- Фиксация платежей. Программа рассчитывает платежи на основе заданных тарифов, метража, счетчиков дополнительных услуг. Она выставляет счета, позволяет фиксировать каждый поступающий платеж, в режиме реального времени следить за уровнем задолженности, исполнением обязательств по договорам.
- Обеспечение собираемости платежей. «АрендаСофт» содержит инструменты для работы с клиентами, предупреждения образования просрочек. В системе можно настроить рассылку уведомлений о наступлении даты оплаты, что позволяет предупредить рост долгов. При просрочке программа с определенной периодичностью рассылает уведомления с требованиями об оплате. Участие менеджера в этом процессе минимально.
- Контроль за заполненностью помещений. «АрендаСофт» наглядно отображать состояние каждого объекта, сдаваемого в аренду.
Работа с объектами аренды – здания, этажи, секции
Программа позволяет создать базу всех управляемых объектов аренды онлайн. Каждый объект можно закрепить за зданием, этажом, секцией, ответственным сотрудником.
При добавлении объекта указывается его площадь, действующий тариф. Если определенное помещение какой-то срок будет находиться на ремонте или не сдаваться, то его статус легко переводится из активного в неактивный.
По каждому этажу/секции предусмотрена возможность загрузки план-схемы, где отражаются все располагаемые там объекты с указанием планировки.
Информация о всех объектах доступна в формате интерактивной схемы и таблицы. В первом случае можно визуально оценить занятость всех объектов, быстро выявить проблемные помещения и т.д.
Табличный формат не менее информативный. Таблица «Объекты аренды» содержит данные о привязанных к объектам договорах, последних клиентах и т.д. В этом разделе есть возможность быстрого поиска по разным параметрам.
Преимущества и возможности программы
Преимущества и возможности программы
Визуальный план арендуемых площадей
Состояние в реальном времени
Интеграция с бухгалтерией 1С
Работа с должниками
Удобные отчёты и графики
Доступность и мобильность
Разные организации в одном аккаунте
Программа управления арендой позволяет вести учет сразу по нескольким организациям.
Благодаря продуманности интерфейса, переключаться между организациями можно буквально в один клик.
Основную организацию требуется добавить на этапе регистрации в «АрендаСофт». Данные об остальных вносятся по мере необходимости. При добавлении организации указывается юридическая информация, загружаются шаблоны договоров, прочее.
Аналитический модуль
«АрендаСофт» содержит множество инструментов для составления отчетов, анализа основных параметров деятельности организации. Полученная информация может использоваться для планирования.
Основные статистические модули представлены следующими инструментами:
- «KPI»;
- «Выручка»;
- «Заполненность по площадям»;
- «Таблица оплат»;
- «Финансовая погода».
Инструмент «Финансовая погода» показывает общий размер выручки по месяцам, равномерность распределения оплаты.
В разделе «Выручка» можно посмотреть размер полученных средств за определенный период. Удобные фильтры позволяют получить данные наглядно за любой временной промежуток.
«Заполненность по площадям» дает возможность оценить, какие объекты пользовались наибольшим спросом.
Инструмент «Таблица оплат» в программе по управлению арендой недвижимости отражает поступление средств по месяцам, уровень задолженности по каждому объекту.
Раздел «Сводка» дает возможность в режиме реального времени оценить такие показатели, как заполненность, выручка, поступления по месяцам, неделям. Параметр «Просроченные платежи» указывает на процент просроченных платежей среди всех оплат. Также задолженность отображается в абсолютной величине.
Учет переменной части арендной платы
«АрендаСофт» умеет работать не только с постоянной частью аренды, но и переменной – плата за электричество, воду, канализацию, лифт, вывоз мусора и прочее.
Программа позволяет создавать счетчики услуг, привязывать их к объектам и договорам аренды, вести учет показаний.
В «АрендаСофт» можно использовать разные виды переменной части. Показания счетчиков услуг могут отражаться в виде фактического значения, на основе вносимых показаний, в формате начислений по метражу, прочее. При указании тарифа и способа расчета, система автоматически рассчитывает размер платежа, выставляет счет арендатору.
Прочие опции для управления недвижимостью
Система управления арендой «АрендаСофт» умеет:
- работать с лидами, фиксировать взаимодействие менеджеров с потенциальными и действующими клиентами (телефонные разговоры можно записывать и хранить в программе);
- обрабатывать платежи – программу можно интегрировать с разными банками, при поступлении платежа, он будет автоматически отражен в системе, менеджеру только остается проверить правильность учета перевода;
- ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение;
- присваивать задачам соответствующие статусы;
- разграничивать права доступа – настройки доступны только администраторы, менеджеры могут работать с базой данных объектов, договоров и клиентов, вносить показания счетчиков, контролировать оплату.
Описанные возможность по управлению арендой онлайн – это только часть функционала системы.
Если вы хотите повысить эффективность учета объектов аренды и ищите подходящее программное решение. Ознакомьтесь с нашей программой в демонстрационном режиме, оставив заявку в соответствующей форме. Наши специалисты покажут, расскажут, как все устроено наглядно, ответят на интересующие вопросы.
