Рано или поздно любой предприниматель, компания, занимающиеся сдачей в аренду различных объектов задумывается о том, как систематизировать учет заключенных договоров. Первый вариант – это воспользоваться Excel, Libre Office, либо онлайн решениями по типу Google Таблицы. До какого-то этапа возможностей указанных программ будет достаточно, но с ростом количества данных потребуются более заточенные под учет решения.
Проблемы Excel и его аналогов:
- риск потери файлов из-за недобросовестных сотрудников или банально через человеческую ошибку, сбой в работе компьютера;
- все чеки, накладные, договоры необходимо создавать вручную;
- отсутствие возможности распределения ролей для разных сотрудников;
- сложности при масштабировании и т.д.
Поэтому логичным видится переход на специализированную программу, позволяющую реализовать эффективную систему учета договоров в организации. Именно такой является АрендаСофт. Это узкопрофильное решение, которое решает проблемы арендодателей, позволяет повысить защиту данных, уменьшить количество человеко-часов для их обработки. Там, где при обычном учете требуется несколько человек, в случае с АрендаСофт достаточно одного специалиста.
Особенности работы в Арендасофт
Программа предлагает удобную систематизации и быструю генерацию договоров по заранее подготовленным шаблонам.
Другие преимущества:
- Система самостоятельно связывает реестры арендаторов, объектов, автоматически рассчитывает платежи на основе установленных тарифов.
- Каждый договор легко находится по номеру, либо другим параметрам. Также доступны фильтры по объектам, датам и т.д.
- Выгрузка договоров возможна в нескольких форматах.
- Статистический модуль позволяет посмотреть информацию по количеству заключенных, продленных договоров, оплатам, задолженностям и т.д.
Основное взаимодействие с договорами происходит через раздел «Договоры аренды». Он представлен в виде информативной таблицы.
Из данного раздела можно перейти к редактированию договора, просмотру основной информации, оплатам и т.д.
Кнопка «Новый договор аренды» позволяет в несколько кликов заключить новый договор.
Чтобы заключить новый договор, требуется около 10 минут. В неспециализированных программах на это уходит в несколько раз больше времени.
В форме создания нового договора заполнять вручную практически ничего не нужно:
- номер договора формируется автоматически;
- данные о клиенте подтягиваются с соответствующего реестра;
- менеджеру остается указать срок действия договора, добавить объекты аренды и нажать кнопку подтверждения.
Договор можно автоматически отправить арендатору на электронную почту, либо телефонный номер. Во втором случае он получает ссылку для загрузки документа.
Сразу после создания договора система составляет график оплат, а менеджеру остается только следить за его соблюдением и правильностью регистрации платежей.
Что еще умеет АрендаСофт?
Программа учета позволяет оцифровать практически все взаимодействия между арендатором и арендодателем:
- получение лидов;
- интеграция с телефонией помогает фиксировать все контакты, звонить можно прямо из системы;
- ведение реестра текущий, прошлых и потенциальных клиентов;
- ведение учета объектов аренды – в режиме реального времени отображается, какие из них занятые, какие скоро освободятся и нужно узнать, будет ли арендатор продлевать аренду, либо следует искать нового клиента;
- интеграция с бухгалтерией и банками;
- статистика всех основных показателей деятельности предприятия;
- постановка задач менеджерам и другим сотрудникам.
С помощью такой программы учета договоров в организации как АрендаСофт можно не только привести в порядок деятельность компании, но и повысить эффективность, сократить расходы за счет высвобождения части штата.
Программа отличается простотой и нативностью. Для выполнения большинства задач предусмотрены информативные видео. В случае возникновения любых сложностей, вопросов, специалисты службы поддержки всегда готовы предоставить консультацию, в том числе с подключением через демонстрацию экрана.
Автоматизируйте учет прямо сейчас и ощутите все преимущества уже в течение несколько месяцев.