Большинство компаний по аренде недвижимости боятся внедрения новых технологий в рабочий процесс. Мы выделили 3 причины опасений:
Необходимость найма профильных специалистов. Кто-то должен управлять системой. Руководитель считает, что менеджеры могут не справиться с задачей, так как это не их профиль;
Увеличение бюджета на инновации. Установка и использование программ могут сильно ударить по бюджету компании;
Ожидаемый результат не будет достигнут. Мы привыкли, что в рекламе часто много обещают, а в процессе использования продукта оказывается, что все не так радужно и эффективно.
Компания Кладовка — Услуги индивидуального хранения вещей как для физических лиц так и для предпринимателей
К нам обратился руководитель компании. Суть бизнеса заключается в сдаче в аренду небольших помещений. Из-за притока клиентов штат менеджеров перестал справляться с учетом платежей. Для работы сотрудники компании использовали программу Excel как и многие похожие организации.
Чтобы улучшить ситуацию предполагалось 2 решения:
- Расширение штата менеджеров и увеличение расходов на их содержание;
- Автоматизация процесса учета через программу.
Мы провели демонстрацию системы «АрендаСофт». По завершении демонстрации, руководитель компании решил приобрести месяц использования, и после двух недель их менеджер уже полностью освоил функционал, добавил в базу всех клиентов, информацию о них, все договоры и дополнительные параметры (около 50 объектов).
Дальше нас ждал предсказуемый итог — «АрендаСофт» оправдала ожидания клиента, и компания внедрила использование программы на постоянной основе в своей работе, и в течение месяца уже несколько сотен клиентов уже были внедрены в систему и по ним велся полноценный учет.
Удобство работы с данными
«АрендаСофт» — это отличное решение для бизнеса, где необходимо оптимизировать работу с базой данных текущих клиентов, по которым ведется учет. Достаточно один раз ввести информацию о клиентах, объектах аренды, тарифах, далее система будет автоматически с этим работать:
всегда показывать данные о клиентах при различных задачах;
проводить автоматический расчет арендной платы и создавать напоминания;
показывать онлайн уровень заполненности сдаваемых объектов, составлять удобные графики, выводить наличие задолженности и т.п.;
отображать контактные данные и совершать звонки из программы;
показывать привязку к объекту аренды;
подготавливать документы для отправки клиентам.
Как итог – существенное упрощение учета у нашего клиента, ускорение процессов до 10 раз по сравнению с работой в Excel и Google таблицами.
Внесение информации в программу АрендаСофт
При первом входе в систему пользователь вводит основную информацию о своей деятельности, добавляет шаблоны документов. Например, название компании, данные контактного лица, телефоны, сроки и цены аренды, присоединяет арендные договора.
При заключении нового договора, уже фирменный шаблон будет подтягиваться самостоятельно – и система добавит в него ФИО и другие реквизиты арендатора. При необходимости любой договор можно распечатать буквально одним кликом, аналогичным образом он отправляется клиенту на почту. По этой же схеме можно выслать выставленный счет.
По каждому договору в программе мы предусмотрели отдельную страницу. Здесь наглядно доступна информация о сроках действия договора, прикреплены соответствующие документы, содержатся платежные данные. Для ответственного сотрудника прямо в окне можно поставить какую-либо задачу по данному объекту.
Все договора аренды по компании собраны в сводной таблице. Данные обновляются автоматически. Актуализация информации значительно экономит время сотрудника на поиске и внесению данных. На экране он видит объекты аренды, закрепленные за ними договоры, сроки аренды и т.п. Также предусмотрены различные фильтры для удобного и быстрого поиска информации.
В системе есть возможность ввода плана сдаваемых площадей по этажам или другим способам разделения. Таким образом менеджер имеет возможность на одном экране видеть:
какие объекты заняты;
какого числа освободятся;
до какой даты внесена оплата;
есть ли депозит;
арендную площадь;
этаж;
активность;
номер договора.
Практическая ценность заключается в том, что арендодатель может сразу сказать, какие боксы на его складе доступны, а какие нет. Видеть их статус и дальнейшие перспективы тенденции развития.
Раньше для контроля за занятостью клиент использовал шахматку. Преимущества план-схемы заключается в предоставлении более актуальной информации.
В «АрендаСофт» также есть возможность создавать виджеты и добавлять их на сайте. Потенциальный арендатор может самостоятельно изучить доступные площади на схеме и выбрать для себя наиболее подходящую. Заявка автоматически поступает в систему, сотруднику остается только обработать ее и выслать новому клиенту документы для подписи и оплаты. Такая опция позволила добиться значительной экономии на лидах и увеличить лояльность клиентов.
Работа с платежами
В окне «Очередь оплат» наглядно видно, когда должен поступить арендный платеж по каждому объекту, график внесения оплаты. Для лучшего восприятия неоплаченные договора окрашены в розовый цвет.
Основная проблема многих компаний – организация работы с дебиторской задолженностью. Арендаторы забывали своевременно оплачивать услуги, в результате компания несла финансовые потери. Для контроля над ситуацией приходилось дополнительно привлекать сотрудников, чтобы работать и напоминать об оплате. Программа «Аренда Софт» позволяет решить эту задачу. Менеджер видит список должников и тех, кому предстоит внести оплату в скором времени. Система автоматически формирует сообщения с напоминанием и отправляет их арендаторам по SMS или по почте. Также система имеет интеграцию с банками, что позволяет упростить способы оплаты.
Данный механизм в «АрендаСофт» предусмотрен путем автоматической рассылки уведомлений о наступлении даты платежа. (Сообщения отправляются по электронной почте или SMS). Если арендатор не внес оплату вовремя, то каждый день или с определенной периодичностью ему будут направлены новые уведомления. Также фактические задолженности в соответствующем окне видит менеджер и может связаться с должником по телефону для уточнения деталей. Как показывает опыт нашего клиента, указанная функция в «АрендаСофт» позволила сократить число проблемных договоров аренды.
Программа позволяет подключить телефонию и звонить прямо через систему. Каждый звонок записывается. Это дает возможность руководителю контролировать качество обслуживания. Вся история взаимодействий сохраняется в системе. С ее помощью, например, можно отслеживать проблемных клиентов и заменить на других, отказывая им в перезаключении договора.
Интеграция с банками
Для автоматического учета платежей мы реализовали интеграцию с бухгалтерией и банками. Система автоматически засчитывает оплату, ответственному сотруднику остается только следить за правильностью распределения отдельных платежей. При изменении тарифа нужно внести обновленные данные в систему. После этого последующие платежи уже будут автоматически рассчитываться по новой схеме. До начала использования «АрендаСофт» клиент выполнял эту работу вручную, что нередко приводило к потере данных. В облачном сервисе попросту исключена возможность потери/неучета платежа, так как все суммы взаимосвязаны между собой.
Доступ в «АрендаСофт» осуществляется через браузер. Пользоваться программой можно, и через компьютер, и через смартфон. Система полностью адаптирована для работы с мобильных устройств. Версия для смартфонов не уступает по функционалу для ПК. Менеджеру доступны все полные опции программы.
Комментарий руководителя
Наша компания успешно перешла на «АрендаСофт», мы благодарим разработчиков за плодотворное сотрудничество. Программа значительно удобнее и эффективнее предыдущих вариантов от других разработчиков. За счет автоматизации высвободили одного сотрудника и перевели его на другую интересную должность. Из-за нюансов бизнеса ушло немного больше времени на интеграцию, так как потребовалась доработка под наши запросы. Из пожеланий – хотелось бы больше возможностей для контроля за расходной частью. Планируем дальнейшее развитие и сотрудничество с Вашей компанией.
Преимущества АрендаСофт
Доступ с любого устройства, имеющего браузер
Интерактивные план-схемы сдаваемых площадей
Генерация разнообразных отчетов в виде графиков, диаграмм и таблиц
Абсолютная безопасность хранения данных
Электронный документооборот, гибкая система генерации договоров и другой документации на основе шаблонов
Учет арендных платежей, отображение информации о задолженностях и сроках действия по каждому договору
Автоматическая система информирования клиентов о задолженностях и дате следующего платежа