Содержание:
1. Где будет востребована система учет объектов недвижимости?
2. Каким функционалом должна обладать система учета?
3. Реализация функционала в системе АрендаСофт
4. Раздел «Объекты аренды»
5. Раздел «Клиенты»
6. Раздел «Договора»
7. Разделы «Список платежных операций» и «Очередь оплат»
8. Раздел «Статистика»
9. Дополнительные возможности и преимущества
Учет объектов собственности проще всего вести в специализированных программах, особенно, когда количество данных большое и постоянно растет. Они не способны решить всех проблем управляющей компании, не являются гарантией успеха, но позволяют повысить эффективность бизнеса, увеличить скорость реакции на запросы покупателей или арендаторов.
Где будет востребована система учет объектов недвижимости?
Системы учета актуальны для муниципальных ведомств, организаций, владеющих коммерческой недвижимостью, управляющих компаний и т.д. Современные программы можно адаптировать под потребности любого бизнеса в данной сфере.
Каким функционалом должна обладать система учета?
Основные требования к системам управления арендой и продажей коммерческой недвижимости:
- Формирование, хранение и редактирование информации по объектам недвижимости и клиентам.
- Подготовка и хранение договоров аренды, формирование арендного фонда.
- Начисление, учет и распределение платежей по договорам.
- Составление статистической отчетности и т.д.
- Немаловажными аспектами также является высокая скорость интеграции системы в компанию, простота обучения и использования.
Реализация функционала в системе АрендаСофт
Программа АрендаСофт представляет собой многофункциональный инструмент, с помощью которого можно выстроить бизнес-процессы в организации. Она работает в формате облачного решения. Доступ осуществляется посредством браузера. Работать в программе можно через любой современный компьютер, смартфон или планшет.
В системе предусмотрены следующие функции:
- Единая база клиентов и объектов с полной историей взаимодействия.
- Возможность приема и фиксации заявок по каждому объекту.
- Автоматический расчет платежей на основе введенных тарифов.
- Фиксация коммунальных платежей.
- Выставление счетов, фиксация оплаты.
- Наглядные отчеты по загруженности объектов, выручке и другим показателям.
- Автоматизация рассылки уведомлений клиентам.
- Генерация документов по шаблонам и т.д.
- Программа обеспечивает сохранность данных, минимизирует количество ошибок со стороны менеджеров, увеличивает скорость работы с информацией.
- Краткий экскурс по некоторым разделам системы.
Раздел «Объекты аренды»
В данном разделе можно добавлять новые объекты имущества, хранить сведения о текущих. По каждому объекту указывается информация о площади, счетчиках электроэнергии, воды и т.д. Также в программе представляется возможным загрузить план-схему.
План-схемы привязываются к этажам. На них доступно расположение всех объектов недвижимости.
Информация по объектам недвижимости в разделе указывается в двух форматах – в виде визуального плана и таблицы.
В таблице предусмотрены такие колонки как:
- здание, где находятся конкретные площади;
- площадь каждого отдельного объекта;
- статус – активен, забронирован и т.д.;
- последний заключенный договор;
- счетчики услуг и т.д.
Наличие фильтров обеспечивает быстрый поиск данных.
Визуальный план позволяет ознакомиться сразу со всеми имеющими объектами. На нем цветом указаны занятые, свободные объекты. Красным отмечаются помещения, по которым есть задолженность. Визуальный план отлично подходит для контроля за занятостью объектов.
Если перейти в карточку конкретного помещения, то здесь можно ознакомиться с основными реквизитами, историей договоров, привязанными платежными операциями и документами.
Здесь можно осуществлять контроль за оплатами по аренде, коммунальным услугам и т.д.
Раздел «Клиенты»
Все данные по клиентам хранятся в программе управления коммерческой недвижимостью в отдельной таблице, которая связана с базой объектов, платежей и договоров.
В таблице указывается ФИО клиента, контактные данные, информация по арендованным помещениям и заключенным договорам. Еще больше данных предусмотрено в карточке каждого отдельного клиента.
Добавление информации о новых клиентах осуществляется через специальную форму. Если некоторые данные по потенциальному арендодателю уже имеются в системе, например, получены в виде лида, то они при заполнении карточки подгружаются автоматически.
Раздел «Договора»
В системе договора создаются на основе предварительно составленных шаблонов. Данные подтягиваются из базы данных клиентов и объектов.
В разделе «Клиенты» в рамках одной таблицы можно получить информацию о:
- номере договора;
- ФИО или название компании клиента;
- объекте аренды;
- дате заключения договора;
- начале/окончании действия договорных соглашений и т.п.
Все договора можно отправлять по почте или СМС в один клик, также они легко выгружаются в формате CSV, HTMl, PDF, Excel. Скачать можно один договор, либо все сразу.
Разделы «Список платежных операций» и «Очередь оплат»
В разделе «Список платежных операций» предусмотрены следующие возможности:
- Привязка клиентов и договоров к каждой операции.
- Определение способа оплаты.
- Пакетная выгрузка документов и возможность экспорта данных на печать в форматах Excel, html, csv, pdf.
- Раздел «Очередь оплат» содержит график платежей, информацию по тарифам и задолженностям.
Программа позволяет фиксировать платежи вручную, либо автоматически. Во втором случае предполагается подключение к банкам. Система поддерживает интеграцию с большинством российских банков.
Раздел «Статистика»
Управление объектами коммерческой недвижимости невозможно без анализа результатов деятельности. Для этого в АрендаСофт есть отдельный раздел с рядом полезных инструментов.
«Заполненность по площадям» предназначена для анализа спроса на объекты определенной площади. Полученные данные можно использовать для модернизации фонда коммерческой недвижимости, подготовке более востребованных помещений.
Инструмент «Финансовая погода» указывает на реальное финансовое положение компании в каждом конкретном месяце.
В подразделе «Выручка» представлены все начисления по конкретным дням, а также каналам. С его помощью можно провести детальный анализ оплат, определить способы проведения платежей, которые не пользуются большим спросом.
Дополнительные возможности и преимущества
АрендаСофт также умеет:
- Интегрироваться с Телефонией и записывать все звонки.
- Сохранять сделки, полученные из разных каналов.
- Хранить резервные копии данных.
- Получать заявки с сайтов с определением источника лида.
- Разграничивать права доступа между разными пользователями.
Хотите узнать об программе АрендаСофт еще больше? Оставьте заявку на демонстрационный доступ.
