Управление и бухгалтерский учет аренды земельных участков

Сдача земельных участков в аренду – это выгодный бизнес со своей спецификой. Как и в любой другой сфере здесь важно держать руку на пульсе событий, контролировать все бизнес-процессы. Управление арендой земельных участков в современном мире нельзя представить без использования специализированного программного обеспечения.

Необходимость управления арендой земли

Автоматизировать управление арендой необходимо для:

  • актуализации данных по имеющимся площадям;
  • учета договоров, контроля занятости участков;
  • своевременного сбора оплаты за аренду, контроля за задолженностью;
  • для целей налогообложения;
  • улучшения качества взаимодействия с арендаторами;
  • быстрого и правильного заполнения документов;
  • контроля за финансовыми показателями бизнеса и т.д.

Способы учета земельных участков

Бумажный учет. Это самый простой и, в то же время неэффективный способ ведения учета. Все данные (информация о клиентах, договорах, оплате) фиксируются в формате списков в учетных тетрадях.

Недостатки:

  • наличие тетради у одного сотрудника, делает невозможной работу с базой данных второго;
  • внесенные данные сложно исправлять;
  • на поиск информации уходит очень много времени;
  • чтобы выставить счет клиенту, отправить другую информацию, нужно готовить соответствующий документ дополнительно.

Картотека. Данный метод учета можно отнести к бумажному. Картотеки более совершенны, по сравнению с тетрадями, т.к. предполагают систематизацию базы данных. Например, под каждого клиента создается отдельная карточка. Но картотекам свойственны все недостатки бумажного учета, они уже описаны выше.

Учет в Excel. Использование таблиц Excel – это одна из первых попыток автоматизации учета. Эта программа позволяет создавать объемные базы данных, быстро искать нужную информацию. В таблицах можно автоматизировать большинство расчетов. Минусом Excel выступает факт, что это универсальная, а не специализированная программа. Здесь попросту нет многих функций, которые сделали бы жизнь арендатора проще. В теории их можно реализовать за счет создания новых программных модулей, но это дорого и не удобно.

Минусы Excel:

  • сложность работы нескольких сотрудников одновременно;
  • потеря файла может привести к утере базы данных;
  • данные из разных таблиц нужно связывать вручную;
  • нет автоматической рассылки и других полезных функций.

Компьютерные программы и онлайн сервисы. Такие программы разрабатываются специально для решения проблем арендаторов. Они лишены недостатков, которые упоминались выше. Среди компьютерных программ и онлайн сервисов, преимуществом обладают последние. Они обеспечивают большую мобильность, позволяют вести учет удаленно.

Программа «АрендаSoft» относится к категории онлайн-сервисов. Рассмотрим некоторые примеры того, что можно делать в системе и как это реализовано.

Для кого подходит программа «АрендаSoft»?

Учет аренды земли в «АрендаSoft» могут вести:

  • сельскохозяйственные предприятия;
  • собственники земли;
  • строительные компании и т.д.

Работа с объектами аренды

Как только в систему добавляется новый участок земли, он автоматически попадает в раздел «Объекты аренды».

Здесь отображается основная информация по каждому из объектов в табличном виде, а также в формате план-схемы.

Раздел позволяет менеджеру быстро искать нужные объекты, используя систему фильтров и строку поиска. Ему наглядно доступна такая информация, как:

  • статус участка – занят, свободен, забронирован и т.п.;
  • площадь объекта;
  • адрес массива, в котором располагается участок;
  • статус оплаты – до какого числа арендатор внес арендную плату;
  • счетчики услуг и т.д.

Количество колонок в таблице можно настраивать, в зависимости от того, что сейчас нужно менеджеру. Например, добавление колонки «Задача» позволяет просматривать поставленные задачи по конкретным объектам.

Прямо из этого раздела можно перейти к редактированию информацию по участку, либо добавить новый объект.

План-схема в программе аренды земли «АрендаSoft» направлена на визуальный контроль. Здесь наглядно отображается, какие участки занятые/свободные, по каким объектам имеются задолженности.

Если навести курсором на конкретный участок, то можно получить информацию о действующем тарифе, ФИО арендатора, номер договора. Все ссылки кликабельны – при нажатии на арендатора, откроется соответствующая страница с детальной информацией о нем.

Схемы участков

При работе с земельными участками, часто имеет значение не только площадь конкретных объектов, а и схема их взаимного расположения.

Возможности программы «АрендаSoft» позволяют добавить схему каждого земельного массива, которым осуществляется управление. Если управление осуществляет несколько организаций, то можно произвести разделение.

Для добавления схемы в разделе меню «Справочники» есть раздел под названием «Этажи/секции».

Работа с договорами аренды

Работа с договорами является одной из важнейших задач в арендном бизнесе. Чтобы упростить учет договоров аренды земли, в программе был предусмотрен соответствующий раздел.

Сюда попадают все заключенные договора, также здесь есть кнопки для добавления нового договора, редактирования действующего. Если документы нужно распечатать, перенести в другую программу, предусмотрена пакетная выгрузка. Все процессы делаются буквально в один клик.

Раздел «Договоры аренды» представляет собой таблицу, в которой собраны агрегированные данные по каждому договору:

  • номер договора;
  • арендатор – кликабельная ссылка позволяет перейти на страницу соответствующего клиента;
  • земельные участки, которые закреплены за соответствующим договором;
  • срок действия договора, даты заключения и съезда;
  • статус оплаты.

Менеджер может просматривать всю нужную информацию в одном месте и уже, в случае необходимости, переходить на страницы конкретного договора/клиента для уточнения данных. Если нужно быстро найти, например, объект аренды, посмотреть договора за конкретный временной промежуток, то в таблице предусмотрены фильтры.

Клиентская база

Как и в случае с договорами, для работы с клиентами в программе отведен отдельный раздел.

В разделе «Клиенты» хранится вся клиентская база. По каждому арендатору в общей таблице можно посмотреть:

  • ФИО;
  • телефонный номер – если привязать к программе телефонию, то прямо из программы можно звонить клиентам и
  • даже записывать разговоры;
  • арендованные боксы;
  • номер договора;
  • ФИО менеджера, который закреплен за арендатором.

Также здесь можно оставлять комментарии по каждому клиенту, корректировать информацию. Удобной является цветовая разметка боксов и договоров. Например, зеленый цвет говорит, что договор действующий, красный – о наличии задолженности.

Чтобы добавить нового клиента в базу, требуется нажать соответствующую кнопку. При заключении новых договоров, данные об арендаторах самостоятельно подгружаются из базы, что уменьшает время работы менеджера и количество ошибок.

В свою очередь в карточке каждого клиента хранится история всех заключенных договоров, платежных операций, а также добавленные документы.

Контроль оплат

Программа «АрендаSoft» упрощает ведение не только учета аренды земли, но и бухгалтерского учета. Ее можно настроить на обмен данными с бухгалтерией на 1С, подключить автоматический учет платежей от разных банков.

Все платежные операции в системе отображаются в разделе «Список платежных операций». Зайдя сюда, менеджер получает актуальную информацию об оплатах:

  • когда поступил платеж;
  • получены деньги по платежу, либо еще ожидаются;
  • каким образом внесли деньги;
  • за какой срок была произведена оплата;
  • какой клиент внес оплату, за какие объекты и по какому договору;
  • за что была произведена оплата – по аренде, за дополнительные услуги.

Также из раздела можно узнать, по каким из договоров есть задолженность.

Задачи для сотрудников

В системе можно не только вести учет объектов и клиентов, но и ставить задачи сотрудникам по работе с арендаторами, обслуживанию участков и т.д.

Все задачи закрепляются за конкретными объектами, договорами и т.п. По каждой задаче предусмотрен срок выполнения, постановщик и исполнитель.

Задачам присваиваются статусы, что позволяет контролировать порядок их выполнения.

Счетчики услуг

Счетчики услуг в программе аренды земельных участков предусмотрены для учета расхода электричества, воды и других услуг.

Каждый счетчик услуг можно привязать к одному или нескольким участкам.

Все счетчики услуг отображаются в соответствующем разделе. Здесь можно смотреть, по каким объектам какие счетчики привязаны, фиксировать новые показания и т.д. На основе внесенных показателей формируется счет на оплату, который затем выставляется соответствующему арендатору.

В чем преимущества использования системы «АрендаSoft»

Главные достоинства программы – это возможность автоматизировать повторяющиеся задачи, связать клиентов, договора, платежные операции в одном месте. Это приводит к уменьшению трудозатрат и высвобождению ответственных сотрудников.

Плюсы «АрендаSoft»:

  1. Удобство работа и контроля за участками. Программа доступна с любого устройства, достаточно иметь подключение к Интернету.
  2. Безопасность данных. Облачный сервис использует несколько серверов, периодически делает резервное копирование. Базы данных наших клиентов защищены намного надежнее, чем при хранении на локальном компьютере.
  3. Вся информация отображается в удобном формате. Внесение новых данных, корректировка старых осуществляется в режиме одного окна.
  4. В системе могут работать сразу несколько менеджеров одновременно, не мешая друг другу. Программа позволяет делегировать права, ставить задачи, контролировать их выполнение.
  5. Система самостоятельно рассчитывает размеры оплат на основе внесенных данных, может самостоятельно уведомлять клиентов о возникновении задолженности. В «АрендаSoft» есть возможность автоматического выставления счетов, отправки документов в один клик и т.д.

Если вы пользуетесь устаревшими методами учета или ваша программа решает не все задачи по учету, мы предлагаем попробовать «АрендаSoft» в демо-версии, а также записаться на дистанционную демонстрацию программы. Вы сможете наглядно посмотреть, что умеет система и как она может принести вашему бизнесу пользу.

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду

Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *