Учет и управление недвижимостью арендаторов

Программа «АрендаСофт» – это удобная, современная система для ведения бухгалтерского учета и учета аренды у арендодателя и арендатора. Она подходит для малого и среднего бизнеса, основной сферой деятельности которого является предоставление в аренду разных объектов. С помощью программы можно управлять сдачей контейнеров, офисов, торговых площадей в ТРЦ, на рынках, боксов на складах временного хранения и т.п.

 

Учет и управление недвижимостью арендаторов

 

Преимущества и возможности программы АрендаСофт

Основные преимущества системы АрендаСофт:

  • простой интерфейс, быстрая интеграция, нет потребности в привлечении дополнительных специалистов, обучиться работе в программе можно буквально за несколько дней;
  • работа в браузере – вести учет можно, как с компьютера, так и планшета или смартфона;
  • глубокие настройки интерфейса, распределение прав доступа для разных сотрудников, возможность добавление новых опций;
  • ведение учета объектов недвижимости, контроль за их загруженностью в реальном времени;
  • ведение клиентской базы и истории взаимодействий с каждым арендатором;
  • автоматический документооборот, наличие шаблонов,
    рассылка счетов, уведомлений арендатором, постановка задач менеджерам и наличие инструментов для контроля за их выполнением;
  • фиксация всех арендных платежей, распределение арендной части на постоянную и переменную;
  • аналитика движения денежных средств, отражение информации о всех задолженностях, графики платежей;
  • большое количество статистических инструментов – финансовые отчеты, графики планирования;
  • безопасность данных – хранение организовано на серверах в нескольких дата-центрах, данные ежедневно пересохраняются по несколько раз, вся система надежно защищена от стороннего вмешательства.

Программа работает по модели подписки. Доступно несколько вариантов тарифов – стоимость зависит от количества объектов и пользователей. Это позволяет пользоваться АрендаСофт даже малому бизнесу.

Использование программы дает возможность уменьшить количество сотрудников, занятых управлением арендой. На самой системе можно сэкономить путем внесения оплаты сразу за несколько месяцев. При оплате за 6-12 месяцев предоставляются существенные скидки. Вы можете заказать бесплатную демонстрацию возможностей системы именно для Вашего бизнеса.

Остановимся на некоторых функциях АрендаСофт более подробно.

Работа с объектами аренды

Учет у арендатора и арендодателя в АрендаСофт начинается с внесения данных об организации в систему. В рамках одного аккаунта может быть подключено несколько организаций. Следующим шагом является заполнение информации о зданиях, где находятся помещения, сдаваемые в аренду. По каждому этажу можно загрузить соответствующую планировку. Чтобы сделать это, необходимо загрузить соответствующий файл через раздел «Справочник».

Каждое здание можно разделить на этажи. Пример отображения объектов недвижимости по этажам представлен на скриншоте ниже.

Интерактивная план-схема удобна тем, что дает визуальную информацию о загруженности конкретного здания, этажа:

  1. Занятые объекты окрашены в зеленый цвет, свободные – в белый.
  2. Серым цветом отмечены помещения, которые выведены из эксплуатации.
  3. Коричневым – просрочка платежа.
  4. Голубым цветом – объекты, которые забронированы.

Одно из достоинств план-схемы – возможность оперативного получения информации о каждом объекте через всплывающие сообщения. Чтобы уточнить данные, не нужно переходить в отдельное окно. На скриншоте ниже видно, какая информация выводится в сообщениях.

Информация о каждом объекте аренды заносится с привязкой к конкретному зданию и этажу. Открыть форму для добавления можно несколькими способами – через здания, либо раздел «Объекты аренды».

При добавлении объекта можно указать площадь, размеры, выбрать тарификацию, закрепить его за конкретной организацией.

Если объект пока не сдается в аренду, а например, находится на стадии ремонта, в поле «Активность» указывают статус «Неактивен».

Если пользователю нужно посмотреть информацию по коммерческой недвижимости, учет которой ведется, он может перейти в раздел «Объекты аренды». Он позволяет:

  • удалить, отредактировать информацию о конкретном объекте;
  • посмотреть статус конкретных помещений, быстро найти активные/неактивные объекты за счет фильтров;
  • найти занятые, свободные, забронированные объекты, помещения, по которым ожидается съезд в ближайшее время;
  • посмотреть данные о том, до какого числа оплачена аренда и т.п.

Работа с документами

Программа «АрендаСофт» содержит все необходимые инструменты для работы с основными документами, которые используются в сфере аренды. Речь идет о договорах и счетах. Система позволяет использовать единые шаблоны, в которые автоматически загружается информация об объектах, клиентах. Готовые документы можно скачать для печати, отправить арендатору. Есть возможность добавления печати, подписи, QR кода. Отправлять документы для учета арендной платы у арендатора можно по его запросу, либо на определенную дату. В системе сохраняется вся история отправки каждого уведомления и документа.

Удобство заключения договоров

Благодаря наличию шаблонов, заключение договоров в АрендаСофт сводится к заполнению небольшой формы, где указываются такие параметры, как:

  • срок аренды;
  • дата начала аренды;
  • закрепленные объекты аренды и т.п.

Информация о клиенте обычно подгружается автоматически из базы. Данные заносятся на этапе работы с лидом. Также система поддерживает возможность интеграции с базой данных 1С.

Работа с платежами

В системе АрендаСофт арендные платежи делятся на постоянные и переменные. Постоянные представлены в виде фиксированного тарифа – назначается на каждое помещение, либо на квадратный метр. Тарификация, как было сказано выше, указывается при заключении договора. Переменные платежи – это электричество, отопление, уборка и т.п.

Оплата переменной части арендной платы может быть, как помесячной, как в случае с электричеством, так и единоразовой, например, ремонт.

Показания счетчика электроэнергии фиксируются на дату заезда, после чего новые данные заносятся каждый месяц. По переменным платежам арендатору выставляется отдельный счет.

Работа с платежами в АрендаСофт позволяет:

  • автоматически выставлять счета и рассылать их клиентам;
  • составлять акты сверки – используются для сопоставления данных с бухгалтерским учетом аренды у арендодателя;
  • настроить прямую интеграцию с банками и 1С для обмена информацией;
  • учитывать платежи и разносить их по платежам, уведомлять клиентов;
  • следить за уровнем дебиторской задолженности, предупреждать появления проблемной задолженности;
  • анализировать финансовые результаты организации.

Платежи за аренду могут поступать через кассу и банки. Представленные ниже таблица и график позволяют проанализировать оплату по дням, а также посмотреть на основные источники поступления средств.

Интеграция с банками удобна в том плане, что выписки поступают в систему автоматически. Менеджеру остается проверить только правильность их разнесения по счетам. Это существенно экономит время сотрудников.

Информация о всех платежных операциях собирается в соответствующем разделе. Наличие фильтров и инструментов для сортировки позволяет быстро находить данные по арендаторам, объектам аренды и т.п.

Все платежные документы легко выгружаются пакетным методом, либо отдельно.

Программа учета арендаторов и арендных платежей АрендаСофт ориентирована на предупреждение возникновения задолженностей. В первую очередь этому способствует автоматическая система уведомления, позволяющая предупреждать арендаторов о необходимости своевременности оплаты. Рассылка настраивается по времени, также можно задать текст сообщения.

Второй удобный инструмент – раздел «Очередность оплат». Здесь можно ознакомиться с просроченными платежами, посмотреть графики оплат, поставить задачи менеджерам (связаться с арендатором для уточнения информации и т.д.).

Каждый клиент-пользователь АрендаСофт получает персонального менеджера, к которому можно обратиться по любым вопросам, связанным с работой системы. Техподдержка всегда остается на связи, готова в любое время предоставить консультацию, помочь с настройками доступа. Под заказ доступна разработка дополнительного функционала.

Чтобы начать работать в АрендаСофт, Вы можете заказать бесплатную демонстрацию системы, для этого необходимо оставить заявку на сайте, либо позвонить по указанным контактным данным: +7(499) 350 71 15.

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду

Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *