Учет договоров – это обязательный атрибут работы практически любого предприятия. В особенности, если речь идет об арендодателях, сервисах проката и т.д. Правильно организованная система учета заключенных договоров позволяет контролировать процесс взаимоотношения с клиентами и соблюдения сторонами взятых обязательств.
Для выполнения данной функции в штате обычно выделяется ответственный сотрудник. Достаточно много компаний ведут учет в Excel или на бумаге. Однако подобный подход уже весьма устарел. Он неэффективен в плане скорости, доступности информации и не исключает вероятность возникновения ошибок. Именно, поэтому в CRM-системе «АрендаСофт» предусмотрена такая возможность, как учет договора аренды у арендатора. Также эту функцию можно адаптировать под нужды бизнеса в других сферах.
Подготовка и хранение документации
В традиционной системе учета подготовка документации требует значительных временных затрат. В программе же сделать это можно в считанные минуту. Вся необходимая информация о контрагенте фиксируется в специальной форме. При этом нет надобности постоянно вводить данные, если перезаключается договор и составляется новый. Конечно, если информация о клиенте не изменилась за прошедший период. Все данные о нем и договорных отношения также отражаются в специальной карточке договора.
В систему можно загрузить типовые шаблоны договоров, а также другую сопутствующую документацию. По бланкам документов и готовым договорам в «АрендаСофт» реализована удобная и быстрая система поиска. Также можно найти информацию по смежным соглашениям. Программа учета договоров аренды позволяет отслеживать каждый этап взаимоотношений и оперативно вносить изменения.
Распечатка бланков договоров
В CRM-системе не только удобно формировать документы, но имеется возможность их печати. Для создания шаблонов подходит самый простой текстовой редактор. Механизм шаблонов, в свою очередь, позволяет обмениваться документами и данными с 1С. Из данной системы можно подтянуть учет расходов по договорам аренды и другую важную информацию.
Планирование и исполнение
«АрендаСофт» позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы каждого договора. Планировать загруженность помещений или других сдаваемых в аренду объектов и подготавливать отчеты. Имеется возможность подготовки готовых выборок в виде таблиц, а также контролировать поступление средств по каждому арендатору.
В программе можно настроить автоматическое информирование клиентов о наступлении даты внесения платежа. Данная функция позволяет минимизировать уровень задолженности, а также улучшить качество сервиса. Некоторые арендаторы не уклоняются от оплаты, но могут по определенным причинам забыть о сроках. Рассылка уведомлений, в данном случае, идет на благо обеим сторонам.
Учет договоров аренды автомобиля позволяет контролировать степень использования каждого конкретного транспортного средства и планировать его востребованность на будущее. Например, одни автомобили постоянно более загружены, что свидетельствует о том, что именно конкретные характеристики транспорта сейчас наиболее интересны текущим и потенциальным клиентам. Эту информацию в дальнейшем можно будет использовать при стратегическом планировании развития бизнеса.
Интеграция с 1С
Систему внутреннего учета 1С используется на многих предприятиях. Она имеет богатый функционал и понятный интерфейс. Именно поэтому «АрендаСофт» имеет возможность интеграции с бухгалтерией, которая ведется в данном программном продукте. Это позволяет минимизировать ручной ввод и поддерживать актуальность информации.
Преимущества «АрендаСофт» для организации учета договоров
Учет договора аренды транспортного средства или помещения в «АрендаСофт» обладает следующими достоинствами:
простой и интуитивно понятный интерфейс;
доступ с любого устройства, у которого есть браузер и выход в Интернет;
возможность адаптации под любой бизнес;
интеграция с бухгалтерией;
удобное отображение информации по каждому договору;
возможность создания карточки с реквизитами по каждому клиенту;
возможность создания шаблонов под свои нужды;
встроенная система построения табличных и графических отчетов по заданным параметрам.