Количество автомобилей с каждым годом возрастает, поэтому гаражные кооперативы не испытывают недостатка в клиентах. Чтобы бизнес был успешным, важно наладить все процессы – от заключения договора с каждым арендатором до контроля оплаты. Учет гаражей сегодня лучше всего вести в специализированной программе. В чем ее преимущества, какие возможности она дает – об этом и пойдет речь в сегодняшнем материале.
С какими проблемами сталкивается бизнес по аренде гаражей?
Для обывателя арендный бизнес кажется максимально простым: нашел клиента, заключил с ним договор, принял оплату. В целом, логика в этом есть и проблемы, когда гараж один, действительно возникают редко. Но если их количество возрастает до 20, 50 или 100. В таком случае без системы учета не обойтись, нужно всегда знать:
- сколько гаражей свободно/занято;
- какой срок действия договора по каждому арендатору;
- своевременно ли поступает оплата;
- есть ли задолженность, у кого и т.д.
Отсутствие актуальной информации о положении дел в гаражном кооперативе чревато потерей выгоды.
Если база данных хранится не в предназначенной для этого программе, то с ней работать крайне сложно. Также есть риски потери информации, на восстановление которой уйдут десятки часов.
Чаще всего все данные хранятся локально на компьютере в офисе. Следовательно, возникают сложности с демонстрацией, быстрым оформление договора, ведь компьютер с нужной информацией не возьмешь на объект. Такой вариант неудобен если учетом занимаются сразу несколько сотрудников.
Варианты учета гаражей
Учет гаражей в гаражных кооперативах может быть реализован в блокноте, таблицах Excel, Google, системе 1C. Каждый вариант имеет право на жизнь, но количество преимуществ обычно меньше, по сравнению с недостатками. Блокноты являются устаревшим методом учета, а остальные упомянутые программы не заточены под арендный бизнес.
Как можно реализовать учет аренды гаражей в АрендаСофт?
Программа АрендаСофт призвана решить проблемы с учетом аренды гаражей. Она создана с учетом потребностей арендного бизнеса.
В программе можно:
- заключать и хранить договора;
- вести клиентскую базу;
- рассчитывать платежи, вести контроль за оплатой;
- фиксировать занятость гаражей;
- загрузить план кооператива;
- вести учет услуг ЖКХ;
- ставить задачи сотрудникам и т.д.
АрендаСофт – это облачная система. Для работы в ней достаточно иметь браузер и стабильное подключение к сети Интернет. Программа адаптирована под смартфоны и планшеты, что позволяет пользоваться ею не только в офисе, но и при выезде на объект.
Объекты аренды
В программу можно добавить все гаражи, которые сдаются в аренду, с указанием площади, тарифа. Каждый объект автоматически связывается с арендатором и заключенным договором.
Все гаражи отображаются в единой таблице, где указывается:
- последний заключенный договор;
- счетчики услуг;
- площадь;
- статус – активен/неактивен и т.д.
Информацию в таблице можно сортировать по разным показателям. Также есть встроенные строки поиска, что ускоряет работу с данными. Например, если менеджеру нужно посмотреть свободные объекты, то ему нужно выставить соответствующие фильтры и на экране сразу же появятся соответствующие помещения.
Для контроля заполненности можно использовать и графическую схему. Здесь отображаются все объекты, которым управляет кооператив. Занятые/свободные гаражи отличаются по цвету, с целью лучшего восприятия информации. Объекты с задолженностью отображаются красным маркером. Если навести курсор на любой из гаражей, всплывет окно с краткой информацией: тариф, номер договора, ФИО клиента и т.д.
Программа поддерживает возможность добавления план-схемы для наглядного отображения планировки кооператива.
Договора аренды
Система АрендаСофт предполагает автоматическое генерирование договоров по заданным шаблонам.
Менеджеру необходимо внести информацию о клиенте, добавить объекты аренды, срок действия договора и период аренды. Также при регистрации договора указывается порядок начисления следующего платежа – с первого или фактического числа. Если клиент собирается продлить договор, то в системе это можно сделать буквально за пару кликов.
Информация по всем договорам отображается в одноименном разделе. Здесь указывается:
- информация о клиенте;
- номер договора;
- дата заключения
- даты начала и конца аренды;
- данные по оплате и т.п.
Прямо из раздела можно перейти к редактированию договора, просмотру детализированной информации.
На странице указывается юридическая информация, общая сумма за аренду, которую должен уплатить арендатор. Также здесь хранятся все версии договоров, платежные операции, есть возможность отправки документов и договоров по электронной почте и/или СМС.
Клиентская база
В АрендаСофт есть весь необходимый функционал для ведения базы клиентов.
В систему можно легко добавить информацию о новых клиентах, произвести редактирование данных о старых. Все хранится в одном месте.
По каждому клиенту можно указать ФИО, паспортные, контактные данные и прочее.
Все карточки клиентов хранятся в специальном разделе. Здесь можно увидеть:
- кто из менеджеров ответственный за конкретного арендатора;
- телефонный номер для связи;
- привязанные договора и объекты.
Если подключить Телефонию, то звонить представляется возможным прямо из программы.
Работа с оплатами
Не менее богат функционал АрендаСофт для учета платежей. Важно отметить, что система автоматически рассчитывает суммы, исходя из введенных данных – ни одна задолженность не потеряется.
В разделе «Очередь оплат» отображается график оплат. Здесь можно контролировать своевременность поступления платежей, уровень общей задолженности и долги по каждому клиенту. Наглядное отражение данных позволяет оперативно реагировать и минимизировать вероятность появления дебиторской задолженности.
В системе фиксируются все платежные операции. Добавляются они вручную или автоматически, если подключен интернет-банкинг.
Программа АрендаСофт оказывает помощь в ведении бухгалтерского учета. Здесь можно вести учет по дебету/кредиту различных счетов.
Учет коммунальных услуг
За каждым объектом в программе можно закрепить счетчики услуг и фиксировать показания.
Если арендатор пользуется дополнительными услугами, то на основе имеющихся показаний прямо в программе ему можно выставлять счета для оплаты и контролировать их оплату. Учет электроэнергии в гаражах с помощью АрендаСофт становится еще проще.
Постановка задач
В программе есть функционал для постановки задач сотрудникам – ремонтникам, обслуживающему персоналу и прочим работникам.
По каждой задаче можно установить:
- статус выполнения;
- сроки;
- исполнителя;
- перечень необходимых действий.
Для контроля за ходом выполнения всех задач предусмотрен раздел «Задачи». Здесь отображается статус, сроки, постановщик, привязанные объекты и т.п.
Хотите улучшить качество учета аренды в своем кооперативе, повысить эффективность бизнеса – переходите на программу АрендаСофт. Запишитесь на дистанционную демонстрацию и посмотрите, как система работает изнутри прямо сейчас.
