Как организовать учет аренды помещений в программе Арендасофт?

Бизнес по аренде помещений предполагает тщательный учет и контроль. Только так можно максимизировать прибыль, сократить расходы. Чтобы все операции проходили мгновенно, с экономией человеческих ресурсов и времени, потребуется программа для аренды. С ее помощью происходит автоматизация большинства процессов, минимизируются ошибки.

Учет аренды помещений - заполняемость

Для чего необходима программа учета аренды помещений?

Специализированная программа позволяет убрать бумажную волокиту, перенеся все данные в электронный формат. Скорость обработки, поиска данных и обслуживания увеличивается в несколько раз. Программа дает возможность за 1-3 секунды узнать:

  • какие помещения сданы в аренду;
  • какие свободны;
  • сроки аренды;
  • наличие задолженностей по каждому арендодателю.

С помощью программного обеспечения можно контролировать обслуживание помещений, ставить задачи сотрудникам и следить за их выполнением. Также программа аренды помещений позволяет оценить эффективность бизнеса за любой период с помощью встроенных аналитических инструментов.

Актуальные проблемы при выборе программы для учета аренды помещений

Многие представителя бизнеса отказываются, либо затягивают с автоматизацией бизнеса из-за того, что не все программы удовлетворяют реальные потребности.

Основные проблемы:

  • сложность программ – на обучение работы в некоторых учетных программах нужно потратить много времени, что для бизнеса означает дополнительные финансовые затраты, с появлением нового сотрудника придется снова вводить его в курс дела;
  • привязка к месту – многие программы устанавливаются только на один или несколько компьютеров, что вызывает проблемы при доступе к данным;
  • сложность интеграции – перенос данных в новую систему может занять много времени, что также финансово невыгодно.

Эти и другие проблемы были учтены при создании программы для учета аренды «АрендаСофт».

Кому подойдет программа «АрендаСофт»?

Программа была сделана максимально универсальной. Предусмотренные в ней инструменты пригодятся арендодателям складов, квартир и других типов помещений – выставочные площадки, офисы и т.д.

Учет аренды помещений - разделы программы

Основные разделы программы «АрендаСофт»

Программа отличается интуитивно-понятным интерфейсом. Навигация осуществляется через меню, расположенное с левой стороны.

Меню представлено несколькими разделами и подразделами, основными среди которых являются:

  1. «Боксы». Содержится информация о всех сдаваемых в аренду объектах.
  2. «Клиенты». Аккумулирует данные по каждому арендатору.
  3. «Договора». Сюда попадают все заключенные договоры.
  4. «Оплаты». Необходим для контроля за оплатами.
  5. «Статистика». Позволяет получить аналитическую информацию по разным показателям, например, по выручке или заполненности помещений.

Программа для сдачи в аренду «АрендаСофт» предполагает взаимосвязь всех данных между собой. Если зайти в карточку клиента, то в одном окне будет отображена информация по действующим договорам, оплатам. Прямо из карточки открывается страница с договором или платежка.

Учет аренды помещений - схемы

Раздел «Боксы» – основные возможности

Раздел «Боксы» или «Объекты» аренды отображает данные по всем помещениям в табличном и графическом виде.

Общий план содержит перечень объектов, которые находятся в определенном здании с привязкой к этажам и секциям. Здесь указывается номер помещения, его площадь. Если навести курсор на конкретный объект, то можно получить информацию о действующем договоре, арендаторе и тарифе. Для удобства объекты с разным статусом отличаются по цвету.

Сразу под планом находится таблице, в которой доступна следующая информация:

  • перечень объектов, адрес их нахождения;
  • статус – используется, не используется;
  • площадь;
  • последний договор;
  • дата последней оплаты и т.д.
  • счетчики оплаты и т.д.

Каждый объект можно отредактировать, удалить из базы. Также здесь есть кнопка для открытия формы добавления нового помещения.

По всем этажам и секциям есть возможность добавления план-схемы. Чтобы наглядно ознакомиться с расположением помещений.

Какая информация доступна в разделе «Клиенты»?

Программа аренды квартир и других объектов «АрендаСофт» позволяет добавлять клиентов буквально в один клик. Информацию можно вносить вручную, либо получать из лидов.

Учет аренды помещений - клиенты

В разделе отображаются следующие данные:

  • информация о клиенте;
  • закрепленный менеджер;
  • контактный номер телефона;
  • номера арендуемых объектов;
  • заключенные договора и сроки их действия.

Информация в разделе легко структурируется с помощью встроенных фильтров. Чтобы быстро найти требуемые данные, есть встроенные строки поиска. Для перехода к редактированию карточки каждого клиента достаточно нажать одну кнопку.

Опции раздела «Договора»

Данный раздел программы позволяет создавать новые договора по шаблонам. Информация по объектам, арендаторам, организации подтягивается автоматически, что ускоряет процесс.

Учет аренды помещений - договора

В разделе отображается:

  • номер каждого договора;
  • информация по клиентам, объектам, оплатам, срока действия и т.д.

Менеджеру доступны такие функции как выгрузка документов, экспорт данных, отправка документов посредством электронной почты или СМС.

Какие инструменты представлены в разделе «Оплаты»?

Программа учета аренды в облаке «АрендаСофт» позволяет добавлять платежные операции вручную, либо автоматически. Во втором случае информация поступает от банков (интеграцию с банками нужно заказывать отдельно).

Учет аренды помещений - платежи

Раздел «Оплаты» предоставляет следующие возможности:

отображение информация по оплатам в контексте каждого договора;
указание статуса платежа, способа оплаты, суммы и периода;
пакетная выгрузка документов;
экспорт платежных данных.

Статистические инструменты программы

Все инструменты аналитики в «АрендаСофт» собраны в отдельном разделе.

Учет аренды помещений - статистика

Программа позволяет:

  • проанализировать заполненность платежей за определенные периоды, выявить объекты, которые пользуются наибольшим спросом;
  • оценить текущее финансовое состояние организации за счет инструмента «Финансовая погода»;
  • изучить уровень оплат по каждому месяцу, клиенту;
  • определить уровень задолженность и т.д.

Все данные отображаются в виде таблиц и графиков. Их можно экспортировать в виде файлов для печати, использования в других программах.

Преимущества использования «АрендаСофт»

С помощью программы аренды «АрендаСофт» управление бизнесом становится проще и эффективнее. В ней есть все необходимые инструменты, чтобы контролировать все аспекты деятельности организации.

К плюсам программы также относятся:

  • работа через браузер – устанавливать дополнительные программы не нужно;
  • возможность мобильного доступа – работать можно не только в офисе, но и удаленно (с дома, при выезде на объект);
  • бесперебойная работа;
  • высокая производительность;
  • быстрое обучение – освоить программу можно буквально за 1-2 дня;
  • хранение данных на серверах, расположенных в разных странах;
  • регулярное создание бекапов;
  • современная защита от взлома;
  • возможность внесения доработок.

Получите демонстрационный доступ к программе и самостоятельно убедитесь в привлекательности «АрендаСофт». В ходе дистанционной презентации будут предоставлены ответы на все интересующие вопросы.

Преимущества и возможности программы

Преимущества и возможности программы

Визуальный план арендуемых площадей

Состояние в реальном времени

Интеграция с бухгалтерией 1С

Работа с должниками

Удобные отчёты и графики

Доступность и мобильность

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду


Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *