Учет дебиторской задолженности

Давайте представим, что компания, которая занимается арендой недвижимости, оказывает услуги по постоплате, то есть фактически в долг. Такие условия привлекательны для клиента, но не всегда выгодны для самой организации. Самостоятельно вести учет дебиторской задолженности удобно, если клиентская база небольшая. Но как только компания выходит на новый уровень, контролировать клиентские долги становится все сложнее. В результате возникает упущенная выгода.

Решение проблемы — учет дебиторской и кредиторской задолженности в программе «АрендаСофт». Система отслеживает текущие долги и возвраты по ним, напоминает о сроках платежей. Использование «АрендаСофт» снижает нагрузку на менеджеров и повышает эффективность контролирующей и взыскной деятельности.

С какими последствиями может столкнуться компания

Автоматизация учета дебиторской задолженности в «АрендаСофт» позволяет избежать следующих проблем:

  • потеря финансов;
  • снижение финансовой устойчивости бизнеса – накопление дебиторской задолженности может стать одной из причин невозможности компании выполнять свои обязательства перед персоналом, государством, партнерами;
  • неправильное использование рабочих и финансовых ресурсов – на возврат длительных задолженностей необходимо тратить время менеджеров, юристов, хотя они могли бы заниматься другими проектами, также не стоит забывать о судебных издержках;
  • репутационные потери.

Программа «АрендаСофт» позволяет проводить учет дебиторской задолженности. Она создана специально для компаний, занимающихся арендой помещений и объектов недвижимости различного типа.

Работа с системой не требует специальных навыков и знаний. Менеджеру нужно только внести изначальные данные, далее программа будет самостоятельно контролировать задолженность, информировать арендатора о необходимости внесения очередного платежа по SMS и электронной почте, а арендодателя — о проведенных операциях по договору и возникающих долгах.

Интерфейс «АрендаСофт»

Программа отличается интуитивно понятным и наглядным интерфейсом. Например, если открыть окно «Договор аренды» (снимки экрана выше), то можно увидеть данные по объекту:

  • ФИО или наименование клиента (перейти в его карточку для получения дополнительной информации, либо редактирования данных);
  • дату заключения договора и начала его действия;
  • длительность действия арендного договора;
  • расчетные суммы и периоды (вся сумма аренды по договору) и т.п.;
  • количество объектов по данному договору;
  • документы, которые относятся к данному клиенту;
  • операции и дополнительные задачи.

Очередь оплат в дебиторской задолжности

В окне «Очередь оплат» представлена глобальная информация по всем арендаторам. Менеджер может ознакомиться с графиком выплат от клиентов, датами внесения платежей, тарифами за месяц. Также в окне отображается имя сотрудника компании, ответственного за работу с конкретным клиентом. В системе можно поставить задачу сотруднику, связаться с арендатором для уточнения деталей по выплате арендных платежей.

Платежные документы и операции

Использование программы позволяет вести учет дебиторской задолженности в режиме реального времени и таким образом контролировать средства и платежи, которые поступили или не поступили в организацию. Для удобства работы сотрудников все платежные документы поделены на 3 основные группы:

  • арендная дебиторская задолженность;
  • обеспечительные платежи;
  • остальные оплаты (штрафы, переменные расходы и тп).

Список платежных операций в Арендасофт

Для наглядности рассмотрим вкладку «Список платежных операций». В ней отображены:

  • перечень платежных операций;
  • периоды, за которые была внесена оплаты;
  • способы и суммы оплаты;
  • номер договора и срок его действия;
  • наименование клиента;
  • площадь объекта аренды.

Поиск нужного договора или оплаты также упрощен. В программе «АрендаСофт» предусмотрены удобные фильтры, позволяющие производить градацию дебиторской задолженности в днях, по объектам, суммам.

Фильтр в системе Арендасофт

Каждый договор можно проверить на наличие задолженностей всего в несколько кликов. На экране наглядно отображается информация об оплате, долгах, тарифах. Система автоматически рассчитывает суммы платежей исходя из указанного тарифа и периодичности оплаты.

Карточка платежной операции в Арендасофт

Если арендатор пропустил очередной платёж, то в системе отобразится минусовой баланс. Наглядно это можно увидеть на скриншоте выше. Программа поддерживает интеграцию со многими банками, а также 1С бухгалтерией.

Вероятность пропуска платежей практически сведена к нулю.

Редактирование договора аренды в Арендасофт

Работа с задолженностью

Облачный сервис «АрендаСофт» использует множество инструментов для работы с дебиторской задолженностью. Как показывает опыт наших клиентов, одним из самых эффективных способов является настройка напоминаний для арендаторов. Они получают SMS уведомление о необходимости погашения долга или внесения оплаты. Такой способ снижает уровень дебиторской задолженности примерно на 50%.

Карточка документов в Арендасофт

Открыв вкладку с договором, менеджер может:

  • выставить счет клиенту;
  • сформировать акт выполненных работ;
  • создать новый шаблон или документ;
  • направить документы клиенту или менеджеру по электронной почте, SMS;
  • поставить задачу ответственному исполнителю.

В системе также предусмотрены множество настроек для рассылки оповещений.

Пример алгоритма рассылки уведомлений:

  1. Первое SMS отправляется за 2 дня до момента внесения платежа по договору. Рекомендуем в сообщение добавить ссылку на оплату;
  2. Второе сообщение отправляется на следующий день просрочки;
  3. Третье – через 5 дней;
  4. Четвертое – через 10 дней (возможно с предупреждением о подготовке искового заявления в суд).

По оценке наших клиентов сервис «АрендаСофт» способен решить следующие задачи:

  • контроль дебиторской задолженности и сроков оплаты;
  • снижение количества долгов за счет их своевременного погашения;
  • оптимизация работы бухгалтерии;
  • повышение уровня лояльности клиентов к компании.

«Использование системы данного типа уже в первые месяцы окупит себя. Это идеальное решение для тех, кто хочет тратить время на развитие собственной организации, а не на контроль и сбор долгов».
Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *