Специализированная программа для учета аренды недвижимости

Содержание:

1. Проблемы, с которыми сталкивается бизнес по сдаче в аренду объектов недвижимости
2. Варианты учета клиентов и объектов недвижимости
3. Минусы бумажного учета
4. Недостатки учета в Excel или других электронных таблицах
5. Отличительные черты 1С
6. Кому подойдет программа «АрендаSoft»?
7. Преимущества программы
8. Объекты аренды и работы с ними
9. Здания, этажи и секции
10. Несколько объектов в одном аккаунте
11. «Сводка» – сводная аналитика бизнеса
12. Финансовая погода
13. Учет переменой части арендной платы
14. Учет клиентов
15. Договора аренды
16. Ведение оплат «Очередь оплат»
17. Перечень платежных операций

Автоматизация процесса сдачи объектов недвижимости в аренду способна существенно упростить данный вид бизнеса, сделать использование временных и человеческих ресурсов намного эффективнее. Достигается автоматизация за счет использования программы аренды, которая облегчает учет, позволяет упростить составление отчетности, сократить количество рутинных операций и т.д.

Проблемы, с которыми сталкивается бизнес по сдаче в аренду объектов недвижимости

Основные проблемы владельцев арендного бизнеса и сотрудников компании:

1. Большие трудозатраты на оформление документов, заполнение договоров, сопровождение сделок. Особо это проявляется при ручном составлении договоров, любая опечатка, указание неверных данных способно «парализовать» работу целого отдела.
2. Отсутствие эффективных инструментов контроля за работой сотрудников. Руководству важно иметь инструменты, позволяющие оценивать, как количественные, так и качественные показатели.
3. Неактуальность данных. Например, объект уже сдан в аренду, но не все менеджеры знают об этом. Как итог – приходится извиняться перед клиентом и предлагать другое помещение.
4. Потеря данных. Отсутствие единой и защищенной системы данных делает их хранение небезопасным. Любой сбой компьютера может привести к потере важной информации.
5. Сложности при работе с большим объемом данных.
6. Некачественное обслуживание клиентов, что чревато потерей выгоды и репутации.

Это только часть проблем, которые могут возникнуть у арендодателей, но все они решаются за счет использования специализированной программы для учета аренды помещений.

Варианты учета клиентов и объектов недвижимости

Многие арендаторы по привычке фиксируют всю арендную деятельность на бумаге, либо используют электронные таблицы. Такой метод учета имеет преимущество в простоте, но количество недостатков на несколько порядков больше:

Минусы бумажного учета:

• отсутствие возможностей для быстрой передачи данных и копирования, что очень важно, когда с одним объектом работает сразу несколько менеджеров;
• «учет в тетради» предполагает большие трудозатраты на обработку документации и составление отчетности.

Недостатки учета в Excel или других электронных таблицах:

• ограниченность в функциональности;
• сложность автоматизации;
• некорректная настройка может привести к многократному учету одинаковых данных;
• плохая защита информации и т.п.

Также для учета могут использоваться программы от 1С и специализированное ПО. Оба варианта позволяют автоматизировать большинство процессов, минимизировать ручной труд.

Отличительные черты 1С:

• плюсы – богатый функционал, возможность ведения учета реестра объектов аренды, клиентской базы, управления договорами, расчетами;
• минусы – сложность интеграции, дороговизна доработки базовых решений под личные потребности, избыточность функций, неудобный интерфейс, плохое качество работы на мобильных устройствах.

Специализированное ПО для учета учитывает реальные потребности современного бизнеса по сдачи объектов недвижимости в аренду. Оно содержит только самые необходимые функции, имеет интуитивно-понятный интерфейс, требует минимум времени на интеграцию.

Кому подойдет программа «АрендаSoft»?

«АрендаSoft» – это специализированная программа для аренды недвижимости. Она работает в облаке, доступна для использования на практически любом устройстве. Функционал программы направлен на максимальную автоматизацию аренды. Сервис разработан на основе анализа реальных потребностей арендодателей.

Программа будет полезна для бизнеса, сдающего в аренду следующие объекты:

• контейнеры;
• складские помещения;
• земельные участки;
• офисные помещения;
• торговые «островки»;
• магазины и т.д.

При отсутствии нужных функций, облачный сервис «АрендаSoft» может быть доработан. Оплата доработок производится не сразу, а включается в будущие платежи. Что дает использование программы «АрендаSoft»?

Преимущества программы:

1. Ведение баз данных по клиентам, договорам, объектам недвижимости. Все базы данных связаны между собой, предусмотрена возможность автоматического заполнения договоров и других документов.
2. Возможность одновременной работы в системе сразу нескольких менеджеров. Доступ в системе может быть разграничен.
3. Поддержание актуальности данных.
4. Быстрое обучение – разобраться в функционале программы можно буквально за день.
5. Контроль за исполнением арендаторами своих обязательств, поступлением платежей. Наличие возможностей для автоматического учета платежей, интеграции с онлайн банками.
6. Автоматическое оповещение клиентов.
7. Удобные инструменты для аналитики, подачи отчетности.
8. Уменьшение штата менеджеров за счет снижения трудозатрат.

Чтобы понять возможности «АрендаSoft» на практике, предлагаем обзор некоторых из разделов системы.

Объекты аренды и работы с ними

Система позволяет создать практически любое количество объектов аренды.

Все объекты недвижимости доступны для просмотра на главной странице раздела «Объекты аренды». На экране сначала отображается наименование здания и его адрес, затем этажи. В рамках каждого этажа указывается количество представленных там объектов, их номер, площадь, статус.

При наведении курсора на отдельный объект, всплывает окно с базовой информацией. Оно позволяет быстро узнать тариф, срок действия договора и т.д.

Также информация об объектах отображается в табличном виде. Таблица может включать следующие колонки:

• номер;
• этаж;
• состояние;
• последний договор;
• привязанные счетчики услуг;
• дата, до которой оплачена аренда;
• площадь объекта и т.д.

Количество отображаемых колонок на экране легко меняется через соответствующую опцию. Менеджер может настроить вывод только тех параметров, которые ему нужно в текущий момент времени. Таблица с объектами содержит множество фильтров. Например, буквально в один клик можно узнать, какие объекты заняты, свободны, ожидают съезда и т.д. Система позволяет задавать подходящие статусы через настройки.

 

Добавление новых объектов в системе также реализовано максимально удобно. При заполнении данных можно указать следующие характеристики:

• здание и этаж, на котором располагается конкретное помещение;
• площадь, ширина, высота;
• активность, комментарии по объекту;
• тарификация.

Также на этапе добавления объект может быть привязан к конкретной организации.

Здания, этажи и секции

«АрендаSoft» предоставляет возможность вести учет объектов, расположенных в многоэтажных зданиях, многосекционных помещениях и т.д. Все объекты распределяются в категории по типам, что упрощает поиск.

 

При добавлении нового здания в систему, его можно привязать к одной или нескольким организациям. По каждому зданию указывается название, адрес, код, кадастровый номер. Также представляется возможным задать пользователей программы, которые будут управлять арендой объектов, расположенных в конкретном здании.

 

При добавлении этажей и секций осуществляется их привязка к зданию. Здесь можно загрузить план-схему этажа, которая дает наглядное представление о расположении различных объектов.

Схемы всех этажей выводятся в окне «Этажи/секции».

Несколько объектов в одном аккаунте

В программе аренды помещений «АрендаSoft» не нужно создавать отдельные аккаунты под разные организации.

К одной учетной записи разрешается привязать сразу несколько организаций. Такой подход экономит ресурсы, делает рабочий процесс более удобным. Для переключения между организациями достаточно сделать один клик.

«Сводка» – сводная аналитика бизнеса

Сервис «АрендаSoft» содержит полезные инструменты для аналитики. Информацию можно просматривать по отдельным показателям, а также в одном окне.

В разделе «Сводка» на экран выводятся следующие характеристики эффективности арендного бизнеса:

• графики заполненности;
• информация о выручке;
• просроченные платежи;
• данные по поступившим оплатам и т.д.

Информацию можно отобразить за любой период, экспортировать для использования в других программах, распечатать.

Финансовая погода

Полезным аналитическим инструментом в «АрендаSoft» выступает функция «Финансовая погода». Она сглаживает распределение выручки по месяцам.

На графике и в табличном варианте показывается общий размер выручки, заполненность, финансовая погода по месяцам.

Учет переменой части арендной платы

В программе предусмотрен учет основной части арендной платы, а также дополнительных платежей:

• оплата услуг ЖКХ (вода, электричество);
• оплата Интернета и т.д.

 

Все постоянные и переменные платежи фиксируются в договоре. За каждым помещением, договором можно закреплять счетчики услуг, например, электроэнергии. Достаточно на этапе оформления договора задать начальные показания счетчика, тариф и система будет автоматически рассчитывать месячные платежи.

Программа позволяет задавать разные типы переменной части арендных платежей.

Это же касается и счетчиков услуг. Фактически, достаточно на начальном этапе работы с программой создать нужные счетчики, а далее остается только подставлять конкретные данные.

Учет клиентов

В «АрендаSoft» есть все необходимые атрибуты для ведения и управления клиентской базой.

Информацию о каждом новом клиенте достаточно добавить в систему один раз. Далее нужно лишь вносить изменения, если это необходимо.

 

Основные данные о клиенте:

• ФИО;
• юридическая информация;
• адрес;
• контактная информация.

В карточке клиента хранится вся история взаимодействий – от записи звонков до заключенных договоров и оплат. При составлении договоров, выставлении счетов и других документов, информация из клиентской базы подгружается автоматически. Менеджеру остается только проверить корректность отображения.

Все клиенты организации доступны в разделе «Клиенты». Информация подается в табличном виде. Основные колонки:

• телефон;
• действующие договора;
• арендованные боксы;
• ФИО;
• ответственный менеджер.

Из этого раздела можно открыть карточку действующего клиента, перейти к боксам или договору, создать карточку нового клиента. По каждой колонке предусмотрены фильтры для оперативного поиска нужной информации.

Договора аренды

Не менее удобной в работе является база договоров.

Раздел «Договора аренды» показывает все заключенные договора, закрепленные за ними объекты аренды, сроки действия и т.д.

Каждый договор можно распечатать в формате PDF или DOCX, автоматически отправить по электронной почте арендатору. Здесь же есть кнопка для отправки уведомления о расторжении. К каждому договору автоматически привязываются платежные операции и документы. Создание договоров в «АрендаSoft» также максимально автоматизировано. Для этого используются шаблоны и информация из клиентской базы.

Менеджеру при оформлении договора остается только указать объекты аренды и сроки. Все остальное система делает самостоятельно.

Ведение оплат «Очередь оплат»

Учет аренды в программе «АрендаSoft» предполагает полный контроль за долгами. Вся информация о платежах и графики оплат отображается в одной таблице «Очередь оплат».

Перечень платежных операций

Еще один полезный раздел с финансовой информацией – «Список платежных операций».

Сюда автоматически попадают все платежи, добавленные вручную или созданные автоматически. Каждая платежная операция привязывается к конкретному договору и клиенту. В таблице указывается сумма поступления, период и способ оплаты, назначение платежа.

Если информация была указана не верно, то на странице каждой отдельной операции можно внести нужные изменения. «АрендаSoft» позволяет арендаторам навести порядок в своем бизнесе, вести эффективный учет с минимальными временными и финансовыми затратами. Запишитесь на дистанционную демонстрацию системы – мы покажем весь функционал нашего сервиса изнутри.