Ведение учёта в гостинице требует большой упорядоченности, так как запутаться в большом количестве номеров очень легко. Каждый из номеров занят определённое количество времени, у многих подходит время освобождения, а в других срок оплаты уже закончился, а постояльцы ещё живут. Чтобы фиксировать приход средств и время съёма номеров нужно вести подробную бухгалтерию, где в реальном времени отображать ситуацию с каждым номером. Это достаточно трудоёмкое дело, требующее концентрации внимания и достаточно большого количества времени.
Задачи бухгалтера при организации учёта в гостиницах
Бухгалтер в гостинице должен сразу записывать, кто забронировал номер и на какой срок внесена оплата. Если забронировали на какой-то срок вперёд, нужно отмечать, когда номер будет занят. Следующая задача — следить за тем, у каких номеров когда заканчивается срок оплаты. Если постояльцы не выезжают, то сотрудникам гостиницы следует напоминать им об оплате для продления срока аренды.
С точки зрения бухгалтерии, у гостиниц есть большое преимущество перед сдачей недвижимости в частном секторе — гостиничные номера не сдают в долг. Следовательно, не надо фиксировать задолженности постояльцев. Но учёт расходов в гостинице ведут обязательно, так как деньги идут на оплату персоналу, поддержание помещений в презентабельном виде, уплату налогов и т. д.
Как удобно организовать учёт доходов и расходов в гостиницах?
Привычной формой является предоставление бухгалтерских отчётов в форме сложно структурированных таблиц. Выполняется это в программе 1С. Но мы подумали, что учёт проживания в гостинице можно организовать гораздо удобнее в визуальной форме карточек. Для этого мы создали специальный программный комплекс «АрендаСофт», в котором всё приспособлено именно для ведения учёта арендодательского бизнеса.
Преимущества ПО «АрендаСофт»
- История каждого номера (или клиента) фиксируется и суммируется в индивидуальной карточке.
- Платежи по съёму номеров отображаются в удобной форме в виде графика.
- Программа позволяет визуально представить планировку и количество номеров.
- У каждого номера в реальном времени отмечается цветом статус «свободно» или «занято».
- Из программы «АрендаСофт» удобно проводить экспорт или импорт данных в программные продукты 1С.
- Есть возможность настроить напоминание о сроке оплаты клиентам в автоматическом режиме.
- Автоматизация очень большого количества рутинных процессов учёта сдачи гостиничных номеров.
- «АрендаСофт представляет собой полный комплекс всех необходимых программ и приложений для владельца гостиницы. Не придётся закупать ничего дополнительно, как то бывает при использовании продуктов 1С.
- Автоматическое оповещение владельца гостиницы о том, что постоялец не вносит сумму оплаты вовремя.
Учёт ежемесячных доходов от сдачи в аренду отображается в очень удобной форме в виде графика.
Мы постарались сделать всё, чтобы по возможности максимально автоматизировать бухгалтерский учёт в гостинице. Предлагаем бесплатно опробовать программное обеспечение на тестовый срок.
