Многие предприятия, которые занимаются сдачей разных объектов в аренду или оказанием услуг для клиентов, используют устаревшие методы учета. Это может быть бумажный журнал, таблицы Excel и другие непрофильные программы.
Такая система учета клиентов и платежей является неэффективной:
- отсутствие гарантий безопасности и сохранности данных;
- сложность контроля за работой менеджеров, дебиторской задолженностью;
- ограниченный набор статистических инструментов;
- сложность или невозможность интеграции со сторонними сервисами (источники лидов, банки и т.п.);
- отсутствие возможностей автоматического формирования документов – договоров, счетов, большинство процессов делаются вручную;
- ориентированность на узкую отрасль бизнеса;
- проблемы с доступом к базе данных с разных устройств. Все это приводит к образованию задолженностей, ошибкам в документах, увеличению занятости менеджеров, хотя они могли бы заниматься другими задачами.
Оптимизация процесса учета
Сервис АрендаСофт – это удобная система для учета платежей и клиентов, которая позволяет оптимизировать работу менеджеров, улучшить процесс взаимодействия между арендодателем и арендаторами, повысить эффективность бизнеса. Учет в программе сделан максимально просто, а большинство процессов организованы таким образом, чтобы ввести данные только один раз. Они заносятся в единую базу, после чего подтягиваются по необходимости. При появлении каждого нового клиента информация о нем заносится в систему через специальное окно «Добавить клиента».
Оно содержит несколько полей:
- ФИО или наименование юридического лица;
- данные физического, либо юридического лица – здесь указывается информация о договоре или паспорте для Физ.лица, информация об организации, компании;
- индивидуальный налоговый номер;
- адрес официальной регистрации и фактического места проживания;
- контактные данные.
В карточке можно выбрать тип арендатора, внести пометку о том, что это проблемный клиент. Менеджер имеет возможность в любое время изменить данные о клиенте или вовсе удалить его карточку из базы. В качестве контактных данных система позволяет указывать основные и дополнительные телефонные номера, адреса электронной почты и другую информацию для контактов. В одну карточку можно добавлять практически любое количество телефонных номеров.
Особенности учета клиентов в АрендаСофт
Все карточки клиентов хранятся в единой базе в облаке, таким образом менеджеры могут работать с клиентской базой с любого устройства с выходом в Интернет. Программа АрендаСофт доступна в любом современном браузере. Для удобства работы со смартфона или планшета есть полноценная мобильная версия.
Карточки клиентов объединены в разделе «Клиенты». Здесь есть:
- кнопка для добавления новых арендаторов – при активации открывается окно со скриншотов выше;
- кнопки для экспорта данных и настройки количества информации, представленной в окне; перечень всех клиентов компании;
- ФИО менеджеров, которые закреплены за каждым конкретным клиентом;
- ФИО контактного лица арендатора (обычно указывается, если в качестве клиента выступает юридическое лицо); основные контактные номера телефонов;
- комментарии – менеджеры могут указывать важную информацию о конкретном клиенте;
- номера оформленных договоров – если нажать на соответствующий, откроется страница с информацией по договору;
- закрепленные боксы – на странице выводится номер бокса, если навести на него, то всплывет окно с базовой информацией об объекте аренды, сроке действия текущего договора, тарифу.
Объекты аренды и договоры могут подсвечиваться несколькими цветами. Зеленый цвет указывает на то, что договор действителен на текущий момент, а у арендатора нет задолженности. Серый цвет говорит о том, что договор на данный момент времени не активен, а красный – свидетельствует о наличии задолженностей со стороны арендатора.
В окне «Клиенты» CRM для учета клиентов предусмотрены фильтры. Они позволяют отсортировать данные по ответственному менеджеру, типу арендатора (физическое или юридическое лицо). Почти над каждым столбцом с данными есть строка поиска. С ее помощью можно легко найти нужного клиента по ФИО, телефону и другой информации.
Удобство работы с данными
Наличие всей информации в одном окне и инструментов для поиска существенно экономит время менеджерам. Интерфейс программы сделан максимально просто и информативно, никаких лишних элементов. Менеджер имеет возможность самостоятельно выбирать, какие колонки будут выводиться в окно «Клиенты». Для этого нужно нажать на кнопку «Колонки» и выбрать необходимые пункты.
Сервис учета клиентов АрендаСофт нацелен на максимальную автоматизацию бизнес-процессов. Поэтому в системе предусмотрена возможность экспорта данных. Клиентская база, которая ведется в программе, может быть экспортирована в другие сервисы через файлы формата Excel, PDF, CSV, HTML.
Быстрое взаимодействие с клиентами
Арендасофт позволяет хранить всю информацию о каждом взаимодействии с клиентами. Например, программа позволяет записывать звонки через Телефонию. В случае подключения Телефонии для совершения звонка достаточно нажать на номер нужного клиента в окне «Клиенты». Если Телефонии нет, то доступна возможность автоматической отправки телефонного номера на телефон Android. Для этого нужно в настройках устройств включить синхронизацию. Чтобы отправить номер, достаточно нажать на него.
Преимущества АрендаСофт перед другими программами
Система учета платежей и клиентов АрендаСофт обладает функционалом, который ориентирован на арендный бизнес. Другие программы, либо пытаются охватить все направления бизнеса, либо заточены на конкретную, но не арендную, сферу.
В АрендаСофт можно:
- вести и хранить базу клиентов, историю взаимоотношений с ними;
- видеть источники звонков и заявок от клиентов;
- автоматически рассчитывать арендную плату;
- отслеживать должников, предупреждать образование задолженностей;
- работать с мобильных устройств и компьютеров с любой точки мира;
- быстро распечатывать договора, оперативно выставлять счета клиентам.
АрендаСофт настраивается под любой бизнес, связанный с арендой. Убедитесь в этом на собственном опыте, оставив заявку на подключение системы, либо демонстрацию.
