Любой современный отдел по работе с арендой непременно сталкивается с большим количеством рутинных и кропотливых операций. Это учет арендаторов и договоров, свободных и занятых площадей. Еще с большими сложностями сталкивается ТОП-менеджмент, когда нужно проконтролировать правильность и своевременность арендных платежей.
В Excel подобная система учета клиентов требует большое количество таблиц и файлов, запутаться в которых достаточно легко, в особенности, если речь идет о нескольких десятках, а то и сотнях арендаторов. В итоге, эффективность труда снижается, затраты растут, появляется необходимость в дополнительном персонале.
CRM система учета клиентов и платежей
Компания «АрендаСофт» была основана всего год назад, однако в ее штат вошли опытные специалисты из разных областей. За время работы удалось сформировать основные требования к универсальной CRM для учета клиентов и арендных платежей, а также реализовать их в виде программного комплекса. Система «АрендаСофт» одинаково эффективна для рынков, офисных центров, небольших гостиниц и торговых центров. Отсутствуют ограничения по количеству объектов арендной недвижимости, а доступ к данным возможен через любой веб-браузер.
Интерактивная схема арендных площадей
В веб-приложении предоставляется возможность создания план-схем с разметкой активных и неактивных арендных площадей. По каждому объекту предоставляется информация о сроке аренды, долгах, загрузке и т.д. Для удобства восприятия, все зоны разбиты на цвета и имеют соответствующие подписи. Схема также полезна тем, что можно проследить какие объекты более востребованные, а какие нет. Полученная информация позволит проанализировать загруженность и устранить «слабые места».
Учет клиентов
Система учета платежей «АрендаСофт» имеет множество инструментов для автоматизации и увеличения эффективности работы с клиентскими договорами. Среди основного функционала можно выделить:
1. Управление договорами аренды, субаренды и организация документооборота с бухгалтерией 1С. По каждому клиенту можно просмотреть подробную информацию – его реквизиты, историю сотрудничества и порядок выполнения своих обязательств.
2. Быстрый поиск по номеру договора и ФИО клиента. Скорость поиска информации – это один из основополагающих принципов эффективности. Поиск в «АрендаСофт» осуществляется практически мгновенно.
Учет счетов и платежей
Любой качественный сервис учета клиентов должен предполагать работу с платежами. «АрендаСофт» не исключение. В системе отображаются абонентская плата, поступающая по конкретному договору, а также срок его действия. Для стимулирования клиентов и напоминания о наступлении даты погашения, предусмотрено информирование посредством электронной почты или смс-уведомления. Также в системе можно отслеживать текущую задолженность и начислять пеню за просрочку.
Отчеты
В «АрендаСофт» можно не только вести учет счетов и платежей, но и формировать отчеты, графики и диаграммы по каждому параметру. Это позволяет более наглядно оценивать текущие ресурсы, доходы и расходы, а также формировать стратегический план развития на будущее.
Автоматизация учета – это обязательный элемент в работе предприятий и предпринимателей, занимающихся арендной. Однако, если количество объектов не большое, например, 2-3 то подобные решения не совсем целесообразны. Хотя, для подобных проектов в «АрендаСофт» предусмотрено бюджетное предложение. Например, подобная автоматизация будет полезна для аренды апартаментов или хостелов.