Программа для управления арендой недвижимости

АрендаСофт – это специализированная программа, направленная на закрытие большинства потребностей арендного бизнеса. Система позволяет организовать эффективное управление объектами аренды, снизить трудозатраты. Программа подходит для торговых центров, компаний управляющих офисными помещениями, контейнерами под аренду, рынками и т.п. АрендаСофт создана на основе бизнес-процессов крупных арендодателей из разных областей.

Минусы работы с популярными программами

Система АрендаСофт не имеет прямых аналогов. Чтобы в 1С вести учет всех процессов, связанных с арендой, придется хорошо изучить систему и приспособить ее для своих нужд. Также многие процессы не автоматизированы и сложны в организации. Для работы в ней требуется опытный бухгалтер.

Таблицы Эксель предполагают существенных доработок, не имеют возможностей для автоматизации. Другие программные решения, либо охватывают много отраслей, либо заточены на конкретной области аренды (например, аренда в торговых центрах).

Программа для управления недвижимостью АрендаСофт:

  • более легкая в использовании, освоении и интеграции;
  • содержит все функции, которые необходимые при управлении недвижимостью (есть возможность доработки);
  • работает по подписной модели – оплата осуществляется за количество добавленных объектов и пользователей (можно менять тарифы исходя из потребностей).
  • полный функционал на моб. устройствах;
  • ускорение процессов контроля и ведения объектов недвижимости;
  • оперативный контроль должников и напоминание о задолженностях.

Настройка работы программы

АрендаСофт отличается гибкостью. Каждый пользователь может настроить ее исходя из удобства для работы. После заключения договора, предоставляется логин с паролем и ссылка для доступа. Пароль для входа в кабинет рекомендуется установить свой. На следующем шаге добавляется информация об организации, распределяются роли с доступами для менеджеров. Для этого необходимо зайти в раздел «Справочник». Он находится в меню (пример на скриншоте ниже).

Система позволяет настроить права очень глубоко, от разграничения видимости модулей до тонкой настройки видимости зданий и объектов аренды. Основные роли:

  • редактор – осуществляет ввод информации;
  • менеджер – занимается контролем оплат, раздел «Справочник» в его аккаунте недоступен;
  • администратор – обладает расширенными правами, для глубокой настройки составляется анкета, она направляется в отдел технической поддержки АрендаСофт, после чего разработчики задают конкретные права.

Система фиксирует действия всех пользователей. Администратор со своего аккаунта может следить за эффективностью работы штата менеджеров, устанавливать задачи, контролировать их выполнение.

Программа управление недвижимостью аренда АрендаСофт отличается возможностью глубокой кастомизации. Настройке подлежат многие характеристики – от цветового выделения статусов разных объектов, платежей и договоров до набора колонок в таблицах данных.

Практически в каждом разделе пользователи могут выбрать какие колонки будут отображаться. Эта опция позволяет не перегружать интерфейс неактуальной на текущий момент информацией.

Функционал CRM системы

АрендаСофт может быть использована отдельно для ведения клиентов и учета аренды. Система позволяет управлять воронкой продаж, фиксировать лиды – от первого взаимодействия до заключения договора.

Лиды вносятся вручную, либо автоматически, если интегрирован рекламный источник – Авито, поисковые системы, рекламные каналы, CRM и т.п. Также возможно подключение и интеграция других систем по запросу за дополнительную плату.

В программе есть опция интеграции с Телефонией. Это позволяет делать звонки прямо в системе. Во время совершения звонка менеджеру предоставляется вся информация о клиенте, которая есть в базе. Общение с клиентами записывается, что позволяет управляющему персоналу контролировать эффективность сотрудников.

На каждого клиента в системе заводится уникальная карточка. Здесь содержатся контактные данные, информация о всех платежах, заключенные договоры.

Учет договоров и объектов аренды

В программе учета аренды недвижимости АрендаСофт предусмотрен функционал для автоматического документооборота. Создание договоров и счетов производится по заготовленным шаблонам. Пользователь может в один клик рассылать документы арендаторам.

При добавлении нового договора можно создать новый документ, либо воспользоваться уже существующими шаблонами. Для управления всеми договорами есть раздел Договоры аренды. Информация представлена сроками действия договоров, ФИО арендаторов и т.п.

При заключении нового договора нужно выбрать клиента из базы (данные подгружаются автоматически, также есть опция добавления новой карточки) и организацию. К одному аккаунту можно подключить несколько организаций и вести по каждой отдельный учет.

На этапе заключения также указываются:

  • дата заключения договора и дата, с которой арендодатель начнет пользоваться объектом (могут отличаться);
    особенности расчета платежей;
  • период аренды;
  • объекты недвижимости – за одним договором можно закрепить несколько объектов (если тарифы и сроки по ним совпадают).

Если по договору будут дополнительные комиссии или услуги, включаемые в постоянную часть арендной платы, то они отражаются в поле Дополнительная стоимость.

Работа с объектами недвижимости в программе реализована следующим образом:

  • пользователь может внести данные по зданиям, этажам, площади каждого отдельного помещения;
  • доступна загрузка планов этажей;
  • все объекты по каждому зданию можно просматривать в режиме плана, что позволяет контролировать загруженность в реальном времени и в наглядном виде – каждое помещение имеет свой номер, площадь, окрашено в определенный цвет (указывает на занятость и т.п.);
  • для быстрого просмотра информации по отдельному объекту реализованы всплывающие сообщения (чтобы узнать, до какого числа действует договор, кто арендует помещение, достаточно навести курсор);
  • информацию об объектах аренды можно получать не только через общий план, но и таблицу – в разделе Объекты аренды фильтрация производится через привязку к организации, а не зданию.

Учет платежной информации

Программа АрендаСофт предоставляет все инструменты для контроля за дебиторской задолженностью:

  • самостоятельно проводить расчеты арендных платежей на основе веденных тарифов и заключенных договоров;
  • производить оплату на основе загруженных выписок;
  • контролировать должников, предупреждать о задолженностях;
  • управлять с мобильных устройств;
  • удобно выставлять счета клиентам;
  • распечатывать оформленные договора.

Информацию об оплате можно добавлять вручную, либо в автоматическом режиме. Во-втором случае необходимо подключить программу к банкам. Для этого требуется обратиться в техподдержку.

Интеграция работает следующим образом:

  • после внесения оплаты по выставленному счету банк передает данные в АрендаСофт;
  • программа обрабатывает выписки и распределяет их по счетам в системе;
  • менеджеру остается лишь контролировать корректность разнесения платежей;
  • появляется возможность настройки вариантов оплаты;
  • транзакции можно добавить вручную;
  • отображаются виды платежа и источники.

За всеми платежными операциями можно следить через соответствующий раздел. Здесь собраны такие данные, как способ проведения оплаты, период оплаты и т.п. Платежные операции можно фильтровать по клиенту, договору, сортировать по статусу, дате.

Очередность оплат отражается в другом окне. Этот раздел позволяет узнать общую сумму долга по всем клиентам и по каждому арендодателю.

Для предупреждения возникновения задолженностей и повышения эффективности управления арендой в сервисе есть опция автоматической рассылки уведомлений. Информирование арендаторов о наступлении даты внесения очередного платежа позволяет снизить количество просроченных платежей. Уведомления могут быть отправлены по СМС (для доступа к счету на оплату указывается короткая ссылка), электронной почте. Также возможно информирование в виде звонка (подключается дополнительный сервис – с арендатором связывается робот). Система позволяет настроить текст рассылки, периодичность.

Для контроля за эффективностью работы в программе есть множество отчетов. Например, раздел выручка показывает:

  • поступления по конкретным дням;
  • распределение платежей по разным каналам.

С помощью других инструментов можно посмотреть загруженность объектов по определенным датам, количество заключенных договоров за месяц/год и т.д.

Инструмент Финансовая погода осуществляет равномерное распределение выручки по всем месяцам.

Все данные (отчеты по финансовым показателям, платежные операции) можно экспортировать в разных форматах для последующего использования или печати.

Преимущества Арендасофт для учета арендаторов

Программа АрендаСофт позволяет автоматизировать большинство процессов при управлении сдаваемыми в аренду объектами, тем самым минимизировав вероятность ошибок, высвободив рабочие ресурсы, улучшив контроль за дебиторской задолженностью. Система дает возможность следить за использованием объектов недвижимости в режиме реального времени, составлять эффективные прогнозы на будущие периоды. В АрендаСофт есть воронка продаж, возможна интеграция с банками и бухгалтерией на 1С. Программа собирает все финансовые потоки в одном месте.

Пользоваться программой можно с компьютера, смартфона, планшета. Доступ осуществляется через браузер. Все данные надежно защищены, как от доступа посторонних лиц, так и сбоев в ПО. Программа каждый день сохраняет резервные копии.

Воспользуйтесь демо-доступом и убедитесь в преимуществах системы на собственном опыте.

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду

Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *