Программа для учета складов с бесплатным периодом без скачивания

Все больше владельцев помещений под аренду переносят свой учет в специализированные программы. Объяснить отказ от привычных инструментов несложно – программа для учета складов решает большинство проблем, экономит время, трудовые ресурсы, а с ними и деньги.

Программа для учета складов с бесплатным периодом без скачивания

Проблемы при учете складов

Основные сложности при ведении учета складов стандартными инструментами:

  • привязка к рабочему месту;
  • низкая защищенность данных;
  • большое количество ручных операций;
  • высокая вероятность ошибки;
  • сложность контроля за дебиторской задолженностью, заполненностью помещений;
  • плохая поддержка актуальности данных и т.п.

Возможные способы ведения учета складов

Таблицы Google и Excel. Это универсальный инструмент. Таблицы позволяют хранить разные данные, применять для расчета формулы. На этом их возможность заканчиваются. Подобный учет имеет право быть, но является ли он эффективным? Все данные требуется заносить и согласовывать вручную, любая ошибка способна привести к большим временным затратам на ее устранение. В таблицах нет удобных опций для работы с договорами и клиентами, а клиент в арендном бизнесе – это главный элемент.

Бумажный учет. Несмотря на переход на IT инструменты, бумажный учет все еще используется некоторыми арендодателями. Объясняется это привычкой, страхом чего-то нового. «Если что-то работает, зачем это менять?». Но ведь многие процедуры учета можно делать быстрее, качественнее и получать дополнительную прибыль. Бумажный учет – это не про автоматизацию, а любая потеря документа способна привести к большим проблемам.

Мобильные приложения. Это направление только набирает популярность. Мобильные приложения обычно работают в связке с интернет-сервисами, обеспечивая быстрый доступ к учетным инструментам со смартфонов и планшетов. Их основной недостаток – необходимость скачивания на телефон.

АрендаSoft. Это специализированный онлайн сервис, заточенный под учет объектов аренды. Система содержит только нужные инструменты, позволяет автоматизировать большинство процессов. Сервис работает в облаке, а доступ к нему возможен не только через компьютеры, но и смартфоны. Скачивать программу не нужно – мобильная версия адаптирована под все модели мобильных устройств. С помощью сервиса можно вести учет на рабочем месте и за его пределами. О преимуществах мобильности в современном мире и говорить не стоит, т.к. это очевидно.

Кому подойдет сервис АрендаSoft?

Программа АрендаSoft отличается универсальностью, она будет полезна арендодателям, собственникам крупных складских комплексов, владельцам небольших боксов и собственникам контейнеров. Сервис начинает приносить выгоду при наличии хотя бы нескольких объектов. Чем больше площадей находится под управлением, тем заметней эффект от использования программы для ведения учета склада.

Преимущества программы учета

Плюсы использования сервиса АрендаSoft:

  • простота внедрения (сотрудники АрендаSoft проконсультируют и помогут с настройками);
  • быстрая скорость обучения сотрудников;
  • удобная визуализация информации;
  • низкая стоимость внедрения и оплаты за пользование;
  • доступность сервиса через Интернет, любые устройства;
  • наличие инструментов для ведения клиентов, контроля за объектами аренды, формирования и учета договоров;
  • автоматические уведомления, выставление счета в один клик;
  • интеграция с банками;
  • хранение всей истории взаимодействия с клиентами, все данные регулярно проходят процедуру бекапа, что гарантирует их безопасность,
  • аналитические инструменты и т.п.

Знакомство с интерфейсом программы – базовые разделы

Программа имеет простой и понятный интерфейс. Для навигации между разделами предусмотрено меню. Оно находится с левой стороны экрана, соответственно, в центральной части отображаются данные, согласно выбранному разделу. В каждом разделе есть отдельные подкатегории.

Как выглядит меню можно увидеть на скриншоте выше.

Основными разделами в программе для учета склада с возможностью теста бесплатно являются:

  1. «Справочники» – позволяет добавлять/редактировать/удалять данные об организации, здания, тарифы, расчетные счета и прочую информацию. В этом месте происходит настройка системы;
  2. «Объекты аренды» – здесь аккумулируются все сдаваемые в аренду помещения, указывается их статус, можно добавлять/редактировать/удалять площадки, контролировать их заполненность;
  3. «Клиенты» – в разделе хранится клиентская база и вся история по взаимодействию с каждым арендатором;
  4. «Договора аренды» – в этом разделе можно создавать новые договора, следить за статусом действующих;
  5. «Оплаты» – предназначен для контроля за финансовой составляющей арендного бизнеса;
  6. «Аналитика» – в разделе представлены инструменты для создания отчетов, анализа эффективности бизнеса.

Раздел «Справочники» – необходимые разделы для учета складов

Раздел «Справочники» является самым важным в программе, на основе добавленных сюда данных происходит расчет аренды. Доступ в настройки имеет только администратор, остальным пользователям системы присваивается статус менеджера.

Пример того, что можно сделать через «Справочники»:

Добавить здание (меню «Здания»). При добавлении можно указать кадастровый номер, наименование, организацию, которая будет управлять размещенным там объектами. В рамках одного здания могут быть несколько организаций. Также за зданием закрепляются пользователи системы – они будут иметь доступ к учету соответствующих объектов.

Добавить этаж или секцию (меню «Этажи/секции»). Если в здании несколько этажей или секций, то они добавляются через соответствующий подраздел. Тогда при добавлении помещений, можно будет привязать их по направлению здание-этаж. К каждой секции представляется возможным загрузить план-схему для понимания, как располагаются объекты.

Настройка тарифов (меню «Тарифы»). Чтобы каждый раз не вводить информацию о тарифах, достаточно один раз добавить соответствующие параметры в систему. Для каждого типа объектов может применяться разная тарификация.

Настройка вариантов оплаты аренды (меню «Варианты оплаты»). В программе есть возможность организации учета платежей, поступающих через кассу или на расчетные счета. Для банков есть опция интеграции (за дополнительную плату) – данные об оплате будут подгружаться автоматически (раз/несколько раз в день).

Настройка счетчиков услуг (меню «Счетчики услуг»). Если на объектах располагаются счетчики электричества, воды и т.д., то фиксировать показания можно прямо в системе. Далее на основе полученных данных программа самостоятельно рассчитает сумму переменной части аренды и сформирует счет для оплаты.

Добавление объектов аренды

Добавление помещений осуществляется через раздел «Объекты аренды».

Все объекты аренды отображаются в виде таблицы и визуальной схемы. В таблице указывается статус помещения, его площадь, этажность, адрес, информация о договорах/клиентах. Практически каждый параметр поддерживает опцию быстрого поиска и сортировки, что существенно упрощает работу с базой. Интерфейс настраивается с помощью опции «Колонки». Здесь можно добавить/убрать конкретные колонки, по мере необходимости.

Визуальная схема представлена выше. Как можно заметить – объекты также распределены по зданиям и этажам. Каждое помещение имеет свой цвет – в зависимости от расцветки можно сразу понять, объект сдан/сдается, арендатор оплатил договор, либо есть задолженность. Если навести курсор на конкретный объект, то во всплывающем окне появится информация о сроке аренды, тарифе, договоре, арендаторе.

Для добавления помещения нужно нажать соответствующую кнопку. В специальной форме помещение привязываться к конкретному зданию/этажу, указываются размеры, статус, тип тарификации. Также сразу можно закрепить объект за конкретной организацией. После добавления помещение появляется на визуальной схеме и в таблице.

Раздел «Клиенты»

Этот раздел не менее информативен, чем «Объекты аренды». Данные также отображаются в табличной форме.

По каждому клиенту указывается тип, контактный номер телефона, договор аренды, боксы, а также закрепленный менеджер. Если подключена телефония, то прямо из этого окна можно совершить звонок. В программе есть опция записи звонков для контроля качества обслуживания.

Добавление клиента осуществляется через соответствующую кнопку. В новом окне требуется указать основные данные – ФИО, паспортные данные и т.д. Если часть информации уже вносилась на этапе получения лида, то она автоматически подгрузится.

По каждому клиенту можно указать несколько контактных номеров телефона, электронную почту. Также есть поле для дополнительных контактов.

Редактирование договоров аренды

По аналогичной схеме в программе устроена работа с договорами. Все заключенные договора доступны в одном разделе.

Здесь можно просматривать информацию по каждому соглашению, следить за статусами договоров, а также вносить изменения. Формируются договора в системе по загруженным шаблонам.

Для редактирования договора требуется зайти на соответствующую страницу. Здесь можно просмотреть основные условия договора, информацию о платежных операциях, скачать копию договора (в формате PDF или DOCX) или отправить ее клиенту в один клик. Также есть опция отправки уведомления о расторжении по СМС или электронной почте.

На этой же странице хранятся все файлы с документами клиентов.

Для удобства каждый тип документа можно внести в отдельную папку.

Раздел «Список платежных операций»

Раздел позволяет просматривать все счета по полученным/неполученным платежам. Базу данных платежных документов скачать из программы для учета складов АрендаSoft можно через пакетную выгрузку.

По каждой платежной операции в системе предоставляется следующая информация:

  • дата формирования платежа;
  • комментарий – ручное добавление, автоматически выставленный счет;
  • договор, по которому произведена оплата;
  • назначение – за аренду, за оплату дополнительных услуг;
  • период;
  • внесенная сумма;
  • расчетная сумма;
  • разница между расчетной и внесенной суммой;
  • статус – платеж получен/не получен.

Каждую операцию можно отредактировать/удалить. Для удобства поиска информации предусмотрены сортировки и наборы фильтров.

Описание раздела «Статистика»

В АрендаSoft есть хороший набор статистических инструментов, с помощью которых можно провести анализ основных показателей.

Примеры статистических инструментов:

  1. «Заполненность по площадям» – помогает увидеть в полном объеме ситуацию на складе;
  2. «Финансовая погода» – показывает актуальную выручку, сглаживает неравномерность поступления платежей;

«Выручка» – отображает, сколько, когда и каким способом поступило денег в качестве оплаты за аренду.

Возможности для ведения учета коммунальных услуг

В АрендаSoft удобно контролировать коммунальные услуги, следить за своевременностью оплаты.

В системе можно создать счетчик под любую услугу – электричество, тепло, водоотведение и т.п. Счетчики закрепляются за конкретными помещениями. Менеджеру остается фиксировать показатели, а программа самостоятельно сформирует счет за оплату, после чего его можно выставить клиенту.

Каждый счет за коммунальные услуги автоматически привязывается к конкретному договору.

АрендаSoft имеет понятную логику, простой интерфейс и полный набор опций, позволяющих покрыть потребности арендодателя. В случае необходимости можно внести доработки и добавить дополнительный функций.

Посмотреть на программу изнутри можно путем демо-доступа или удаленной демонстрации. Для этого оставьте заявку по телефону, либо через форму. Наши менеджеры покажут программу для учета склада без необходимости скачать, абсолютно бесплатно.

Попробуйте прямо сейчас!

Добейтесь максимальной эффективности вашего бизнеса благодаря глубокой аналитике, доступной в любую секунду


Поделитесь статьей
Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *