Содержание:
1. Какие проблемы возникают при учете недвижимости?
2. Какие программы подходят для управления недвижимостью?
3. Возможности системы АрендаСофт
4. Добавление разных организаций
5. Добавление зданий, этажей и тарифов
6. Базовые данные о здании
7. Раздел «Объекты аренды»
8. Учет ЖКХ и счетчики услуг
9. Варианты оплаты
10. Преимущества учета недвижимости в АрендаСофт
11. Преимущества для руководителя
12. Преимущества для менеджеров
Управление объектами недвижимости, сдаваемыми в аренду, предполагает работу с большими объемами данных. Компания должна обладать информацией о статусе всех имеющихся объектов, состоянии дебиторской задолженности и т.д. Собрать все данные воедино, автоматизировать основные бизнес-процессы, повысить эффективность учета недвижимости способна специализированная программа.
Какие проблемы возникают при учете недвижимости?
- Данные об объектах, клиентах, договорах хранятся в разных местах. Как итог – большие временные затраты на их обработку, постоянные ошибки и неточности.
- Менеджеры значительную часть рабочего дня занимаются рутинными операциями. Подготовка документов, контроль платежей, подбор объектов недвижимости по поступающим заявкам. Во многих компаниях большинство процессов осуществляется вручную, дублируются.
- Несогласованность между сотрудниками. Один менеджер уже сдал площадь в аренду, второй – предлагает это же помещение новому клиенту. В результате компания сталкивается с репутационными потерями.
- Хранение базы данных локально не позволяет менеджерам получить оперативный доступ к нужной информации при выезде на объект. При сбое компьютерного оборудования есть риск частичной, либо полной потери базы данных.
- Отсутствие полного контроля за дебиторской задолженностью. Если вся информация не систематизирована, а количество арендаторов и объектов аренды большое, то вероятность несвоевременной уплаты по некоторым договорам существенная.
Это далеко не полный перечень проблем, с которыми сталкивается арендный бизнес в сфере недвижимости. Первопричиной более 90 процентов из них является неправильная организация учета.
Какие программы подходят для управления недвижимостью?
Вести учет по объектам недвижимости можно в любой программе с таблицами – яркий пример Microsoft Excel. Но эффективность такого процесса будет крайне низкой. Предпочтительным вариантом являются программы для учета аренды недвижимости.
Учетные программы можно разделить на 2 типа – крупные программные комплексы и узкоспециализированные программы. В первую категорию можно отнести «1С: Аренда и Управление недвижимостью». Это программный комплекс способен решить большинство задач в сфере учета недвижимостью. Но его недостаток кроется в излишней сложности, наличии множества невостребованных функций, больших трудозатратах на интеграцию.
Узкоспециализированные программы ориентированы на конкретные потребности арендодателей. Они экономически целесообразны даже для небольшого бизнеса. АрендаСофт – это яркий представитель именно этого класса учетных программ.
Возможности системы АрендаСофт
Программа АрендаСофт – это многофункциональный инструмент, позволяющий привести учет недвижимости в порядок. Данная программа по учету и управлению недвижимостью автоматизирует основные бизнес-процессы:
- создание единой базы клиентов, хранение всей истории взаимодействий с каждым арендатором;
- учет всех заявок с хронологией работы;
- создание базы всех объектов с план-схемами, отображением занятости онлайн-режиме;
- автоматический расчет арендных платежей на основе введенных тарифов;
- ведение учета коммунальных платежей и других переменных затрат;
- контроль за работой менеджеров, постановка задач сотрудникам;
- наглядные отчеты по сделкам, занятости и другим параметрам;
- автоматическое информирование клиентов о платежах, выставление счета в несколько кликов;
- интеграция с банками, программами по ведению бухгалтерского учета, другими сервисами.
Перечень возможностей АрендаСофт обширен, при этом программа по учету недвижимости остается простой в освоении, не требует длительного обучения. По запросу она может быть доработана исходя из потребностей конкретной компании или организации.
Добавление разных организаций
Одна учетная запись в АрендаСофт позволяет осуществлять управления одной и более организациями одновременно.
Переключаться между организациями можно через главное меню. Добавлять новые организации, здания, вносить изменения в данные о них может пользователь с правами Администратора. Система предполагает несколько профилей пользователей. Менеджеры имеют возможность работать с платежами, клиентской базой – доступ к основным настройкам для них закрыт.
Добавление организации осуществляется путем нажатия соответствующей кнопки. В карточке новой организации представляется возможным указывать основную информацию о компании:
- наименование;
- реквизиты;
- ИНН;
- контактные данные;
- фактический и юридический адрес;
- расчетный счет и т.д.
Если конкретная организация неактивная на текущий момент времени, то ей можно задать соответствующий статус. Закреплять за ней новых клиентов будет нельзя.
В карточку организации требуется загрузить шаблоны основных документов.
На этапе внесения информации можно сразу указать данные, которые будут указывать в рассылке. Система АрендаСофт позволяет делать рассылку на электронную почту или телефон в виде СМС. Посредством уведомлений выставляются счета, рассылаются копии договоров, а также сообщения о наступлении даты очередного платежа.
В настройках указывается подпись письма или СМС, а также данные о договоре.
Добавление зданий, этажей и тарифов
Для добавления здания требуется перейти в раздел «Здания» через главное меню. Здесь содержится информация о всех зданиях, их управляющих организациях и собственниках, адреса расположения. Система позволяет добавлять новые здания, редактировать информацию о текущих, удалять объекты.
Базовые данные о здании:
- управляющая организация;
- название;
- кадастровый номер;
- ответственные менеджеры;
- код;
- адрес.
Каждое здание может содержать один или несколько этажей/секций.
При добавлении этажей и секций представляется возможным задать внутренние названия.
Информацию о каждом этаже можно в любое время дополнить, изменить или удалить.
За каждым этажом/секцией есть возможность закрепления план-схемы. Для добавления файла требуется зайти в карточку конкретного этажа и произвести загрузку.
Раздел «Объекты аренды»
Раздел позволяет добавлять новые объекты аренды с привязкой к конкретному зданию, этажу или секции. Карточка каждого объекта содержит информацию о его площади, статусе (эксплуатируется/не эксплуатируется), тарификации.
Информация в разделе четко структурирована, указывается:
- наименование объекта;
- номер объекта;
- здание, за которым он закреплен;
- этаж;
- площадь;
- арендный договор;
- оплаченный период аренды;
- счетчики услуг и т.д.
Менеджер может добавить или уменьшить количество информации, которая выводится в разделе. Для этого требуется открыть опцию «Колонки» и задать нужные параметры. Все данные об объектах легко экспортируются в едином файле.
Раздел «Объекты аренды» позволяет редактировать информацию об объектах, удалять их из системы, быстро переходить к привязанным к ним договорам. В разделе есть быстрый поиск, фильтры. Например, одним нажатием можно отобразить объекты, которые на текущий момент времени свободны, заняты, заняты.
Наглядно информацию по объектам аренды можно просматривать с помощью соответствующей план-схемы. Она содержит информацию о каждом здании, этаже. Для удобства восприятия каждый объект окрашен в цвет – зеленый (свободен), серый (забронирован) и т.д. Если менеджеру нужно просмотреть информацию о конкретном объекте, ему достаточно навести курсор, который активирует всплывающее окно.
Преимущества и возможности программы
Преимущества и возможности программы
Визуальный план арендуемых площадей
Состояние в реальном времени
Интеграция с бухгалтерией 1С
Работа с должниками
Удобные отчёты и графики
Доступность и мобильность
Учет ЖКХ и счетчики услуг
В программе ведется учет не только постоянной части арендной платы, но и переменной. Система позволяет заносить и контролировать расход электроэнергии, воды, других услуг, выставлять счета на оплату. Перечень оказываемых услуг закрепляется за каждым договором. Если арендатор намерен пользоваться электричеством, то при составлении договора указываются начальные показания. Далее менеджеру остается только вносить новые данные, система будет производить расчеты самостоятельно. Для этого нужно только ввести соответствующие тарифы.
Добавлять типы переменной части арендной платы представляется возможным через соответствующее меню.
Также программа позволяет создавать счетчики услуг и контролировать их показания.
Варианты оплаты
Программа АрендаСофт ведет учет всех платежей по арендным договорам. В систему можно добавить разные варианты оплаты – наличные и безналичные. Интеграция с банками дает возможность фиксировать платежи в авторежиме. Интеграция выполняется техподдержкой по запросу.
Для добавления нового варианта оплаты требуется открыть раздел «Варианты оплаты» и нажать одноименную кнопку.
В открывшемся окне требуется указать название вида оплаты, тип, наименование организации, расчетный счет (для безналичной оплаты).
Преимущества учета недвижимости в АрендаСофт
Управление недвижимостью и учет аренды в программе АрендаСофт выгодны, как руководителю, так менеджерам.
Преимущества для руководителя:
- контроль за работой сотрудников, выставление задач с фиксацией в системе, запись всех взаимодействий менеджер-клиент;
- наглядные отчеты о деятельности компании;
- повышение эффективности работы организации – менеджеры допускают меньше ошибок, скорость работы увеличивается, как и качество обслуживания клиентов;
- снижение дебиторской задолженности;
- быстрое обучение;
- возможность высвобождения персонала для решения других задач;
- безопасность данных – система работает в облаке, все каналы передачи информации надежно зашифрованы, несколько раз в день производится бекап данных.
Преимущества для менеджеров:
- экономия времени за счет автоматизации процессов, генерации документов;
- быстрый доступ к нужным данным – все информация собрана в одном месте;
- мобильность – АрендаСофт не устанавливается на ПК, а находится в облаке, доступ возможен со смартфона, планшета, ноутбука, достаточно подключения к Интернету.
Хотите автоматизировать бизнес-процессы, улучшить учет объектов недвижимости – установка программы АрендаСофт позволит решить большинство ваших проблем. Убедитесь в ее удобстве, оставив заявку на дистанционную демонстрацию прямо сейчас или позвоните по контактным данным: +7(499) 350 71 15.
