Программа для оптимизации учета коммунальных платежей

Содержание:

1. Способы учета коммунальных платежей
2. Сложности учета
3. Чем полезно использование «АрендаСофт» для учета коммунальных услуг?
4. Для каких направлений бизнеса актуально применение программы «АрендаСофт»?
5. Обзор раздела «Типы переменной части аренды»
6. Счетчики услуг
7. Раздел «Объекты аренды»
8. Почему компании выбирают программу «АрендаСофт»?

Пользование помещениями различного назначения предполагает потребление воды, электричества и других ресурсов. Соответственно, возникает необходимость в оплате услуг ЖКХ. Учет коммунальных платежей должен вестись правильно и непрерывно. В противном случае, есть риск возникновения задолженностей. Если помещения сдаются в аренду, то учет ведется у арендодателя. ЖКХ включаются в переменную часть арендной платы.

Способы учета коммунальных платежей

Учет может вестись с помощью тетради, блокнота, таблиц Excel, Google, в 1С. Контроль за оплатой ЖКХ обычно осуществляет помощник или бухгалтер. Большинство современных арендодателей фиксируют показатели в программах, т.к. это более удобно. Бумажный учет постепенно теряет свою актуальность.

Сложности учета

Учет оплаты коммунальных платежей предполагает следующие операции:

• фиксация показателей;
• расчет стоимости;
• выставление счета арендаторам;
• фиксация оплаты.

Проблемы могут возникнуть на каждом шаге. При использовании стационарных программ, все данные хранятся на одном компьютере и у других сотрудников нет доступа. Это способно доставить определенные сложности. Например, данные неудобно вносить, проверять при выездном осмотре счетчиков. Приходится сначала записывать их в блокнот, а потом уже вносить в систему.

В случае сбоя в работе компьютера, есть риск потери базы данных. Также существует вероятность допущения ошибок в расчетах, что может иметь серьезные последствия.

По этой причине предпочтительно вести учет платежей по коммунальным платежам в специализированных программах, которые заточены именно под эти цели.

Чем полезно использование «АрендаСофт» для учета коммунальных услуг?

Облачная программа «АрендаСофт» позволяет вести учет, как постоянной, так и переменной части арендной платы с привязкой к конкретным объектам аренды и арендным договорам.

«АрендаСофт»:

• автоматически рассчитывает платежи на основе внесенных в систему данных;
• исключает просрочки по платежам;
• позволяет выставлять счета в один клик;
• имеет функционал для анализа расходов по услугам;
• работает в облаке, поэтому сотрудники могут пользоваться системой одновременно, проверять информацию, вносить новые данные.

Программа экономит время и трудовые ресурсы, минимизирует вероятность ошибок.

Для каких направлений бизнеса актуально применение программы «АрендаСофт»?

Облачная система учета подойдет для любого бизнеса, предполагающего сдачу в аренду помещений с подключенным водопроводом, канализацией и другими услугами ЖКХ. Это могут быть управляющие компании, ТСЖ, владельцы крупных складов, остальные арендодатели.

Обзор раздела «Типы переменной части аренды»

Коммунальные услуги входят в переменную часть аренды. В программе можно добавлять разные услуги, назначать статусы, выбирать варианты отображения показателей.

Добавление переменной части осуществляется через одноименный пункт в разделе «Справочники».

Здесь можно редактировать уже имеющиеся типы, удалять старые и вносить новые.

В программе можно выбрать один из 3 типов начислений:

• внесение показаний – показания вносятся по факту, оплата начисляется исходя из установленной ставки;
• регулярные начисления – услуга предполагает фиксированную ставку, начисления осуществляются каждый месяц, параллельно с выставлением счета по постоянной части арендной платы;
• фактическое значение – оплата вносится в виде фактической суммы.

При редактировании каждого типа можно устанавливать размерность, коэффициент умножения, назначение платежа.

Каждый шаблон можно сохранить в системе. Для применения конкретного типа переменной части нужно перевести его в статус «Активен».

На этапе заключения договора с клиентов в программе учета коммунальных платежей можно привязать нужные типы – электричество, горячая, холодная вода и т.п. Вся информация по закрепленным ЖКХ будет отображаться на странице конкретного договора. Здесь же можно будет следить за оплатами.

Если за договором закреплена хотя бы одна услуга ЖКХ с регулярными начислениями, в договоре автоматически появляется блок «Фиксация значений», позволяющий вносить соответствующие показатели.

Отсчет услуг начинается со стартового значения (на момент начала действия арендного договора).

Информация по платежам по ЖКХ вносится в систему автоматически, если настроена интеграция с банками. Также это можно делать вручную.

В разделе импорт платежей можно загрузить платежные данные в виде файла в формате 1С, либо заполнил соответствующую форму.

После обработки информация станет доступной в разделе импорт платежей в последней строке. Также на основе данных будет пересчитана задолженность по переменной части арендной платы.

Счетчики услуг

Счетчик услуг предназначен для фиксации количества потребленных услуг – расход электрической энергии, воды. Их можно привязывать к конкретным объектам и договорам.

Добавление новых счетчиков осуществляется через меню «Справочники».

При добавлении счетчиков нужно выбрать:

• категорию;
• тип;
• здание;
• объект.

Программа позволяет создать несколько категорий счетчиков, совпадающих по типу внесения данных, размерности.

Счетчики услуг позволяют вести учет даже в случаях, когда ЖКХ оплачивает арендодатель, а не арендатор.

Раздел «Объекты аренды»

Система учета коммунальных платежей «АрендаСофт» ведет всех объектов, сдаваемых в аренду. В программе отображается их текущий статус, история заключенных договоров.

По каждому объекту отражаются счетчики услуг. В карточках объектов можно посмотреть количество привязанных счетчиков, последние показания, внести новые на конкретную дату.

Почему компании выбирают программу «АрендаСофт»?

Преимущества системы:

• удобный интерфейс;
• высокая скорость интеграции;
• быстрое освоение;
• большой функционал без лишних опций;
• возможность доработки под конкретные цели;
• сохранность данных;
• распределение прав доступа;
• контроль всех платежей;
• система оповещения клиентов о задолженностях;
• доступность на смартфонах и планшетах;
• отсутствие привязки к конкретному компьютеру.

Заинтересованы в учете коммунальных платежей у арендодателя? Хотите автоматизировать бизнес-процессы, снизить расходы и снизить риск задолженностей по ЖКХ к минимуму? Попробуйте программу «АрендаСофт»! Ознакомиться с ее возможностями представляется возможным совершенно бесплатно.