Со временем перед любой компанией или предпринимателем возникает вопрос о том, как вести учет договоров и систематизировать эти документы. Самым простым и доступным решением, приходящем на ум, помимо бумажных реестров, является Excel. До определенного момента эта программа действительно может помочь, но с увеличением размеров бизнеса и количества договоров, она становится неудобной. В ней будет сложно быстро найти требующийся документ, контролировать сроки его выполнения, также придется постоянно вручную вносить данные по каждому договору.
Решить сложившуюся проблему позволяет специализированная программа учета договоров. На рынке можно найти множество подобного программного обеспечения, отличающегося по функциональным возможностям и цене, некоторое и вовсе является бесплатным.
Критерии выбора программы для учета договоров
Программа ведения учета договоров должна соответствовать решаемым предприятием задачам и сфере его деятельности. При выборе программного обеспечения следует обращать внимание на следующие параметры:
- скорость внедрения и использования;
- стоимость и надежность;
- базовые функции.
Удобство внедрения и использования
Время-деньги – это аксиома применима к любому виду бизнеса. Чем быстрее и «безболезненней» система управления договорами будет внедрена на предприятии будет внедрена, тем лучше. Большое значение имеет возможность экспорта данных из других систем, позволяющая сэкономить трудовые ресурсы на ручной ввод информации по каждому договору.
Следующим важным моментом является интуитивно понятный интерфейс, от которого будет зависеть срок обучения сотрудников и количество допущенных ими ошибок на начальном этапе внедрения. Наличие технической поддержки и консультаций пользователей со стороны компании-производителя программного обеспечения является большим плюсом.
Стоимость и надежность
Под учет договоров программа может быть бесплатная, условно бесплатная и платная. Первый вариант может показаться очень выгодным, ведь за программное обеспечение не нужно платить. Однако, «бесплатно» не является синоним «качества». Зачастую такие программы для учета обладают самым минимальным функционалом, надежность и бесперебойность работы которого никто не гарантирует. Условно бесплатные программы распространяются на безвозмездной основе, но в такой версии их возможности урезаны, а за открытие новых придется доплатить.
Лучшие программы для учета договоров в организации являются платными. Они могут распространяться по:
- разовой оплате – плата за программу вносится один раз, а покупатель получает ПО полностью в свою распоряжение и может рассчитывать на бесплатное получение обновлений;
- подписка – клиент вносит оплату за каждый месяц пользования, получая взамен доступ к программе, зачастую по такой модели работают веб-приложения, такие как «АрендаСофт».
Базовые функции
Для каждого бизнеса учет договоров может иметь свои особенности, однако, независимо от направления, программу для ведения учета должна обладать следующим минимальным набором возможностей:
- автоматическая подготовка и печать договоров, быстрый поиск нужно документа по содержанию или номеру, наличие системы фильтров;
- управление ходом выполнения договорных обязательств и сроками;
- интеграция с бухгалтерией, автоматическая система информирования клиентов по истечению срока действия их договора или необходимости внесения очередного платежа;
- автоматические отчеты по договорам;
- полная безопасность данных.
Всеми этими преимуществами обладает CRM-система «АрендаСофт». Она работает на любых устройствах – от планшетов до персональных компьютеров. Для доступа достаточно иметь выход в Интернет. При этом скачать программа учета договоров не понадобиться. Посмотреть на возможности «АрендаСофт» можно в «Демо-режим». Чтобы получить к нему доступ, следует оставить заявку на сайте.
