Уведомления в “АрендаСофт” позволяют автоматически отправлять вашим арендаторам напоминания о различных событиях, связанных с договорами аренды. Данный механизм значительно сокращает ручное взаимодействие менеджеров с клиентами, дисциплинирует их и уменьшает дебиторскую задолженность предприятия.
Включение функции осуществляется через обращение к специалисту технической поддержки. Плата за подключение не требуется.
Настройка модуля производится в “Инструменты/Уведомления”. По умолчанию в ваш аккаунт уже добавлено несколько шаблонов, их можно редактировать, удалять и добавлять новые.
Перейдём в редактирование уведомления и разберём его настройки.
Общий вид:
Название должно содержать краткое описание. Номер в нём указывать не обязательно, т.к. каждому уведомлению система присваивает уникальный идентификатор (ID), который виден в общем списке.
Шаблон сообщения, помимо текста, должен содержать метки (текст в квадратных скобках), которые будут автоматически заменяться для каждого клиента, чтобы последний получал уникальные напоминания о своей конкретной ситуации. Ограничение на количество символов — 220 шт.
Примеры меток указаны в блоке справа. Есть метки, которые работают только в связке с эквайрингом вашего банка. Для уточнения деталей интеграции обращайтесь к вашему специалисту технической поддержки.
Существует 3 типа отправки — E-mail, SMS и Звонок. Набор типов для каждого уведомления может отличаться.
SMS и звонки могут потребовать дополнительную оплату.
Отправка осуществляется в конкретный день, либо за/ через указанное количество дней.
Каждое уведомление работает по заданному в нём условию.
- Дата заключения договора — для напоминаний о подписании;
- Начало периода аренды — для напоминаний о въезде;
- Дата истечения периода аренды по договору — окончание периода аренды, вне зависимости от даты окончания аренды, если она установлена;
- Дата конца аренды — окончание периода аренды либо по заданному периоду, либо по заданной дате выезда в договоре, если последняя установлена;
- Дата истечения последней оплаты — для напоминаний о скорой оплате/просрочке;
- Последний день календарного месяца — для напоминаний, связанных с регулярными событиями, например, о передаче показаний счётчиков.
По умолчанию время отправки московское.
Система отправляет уведомления по всем, даже закрытым, договорам. Это нужно, если, например, арендатор съехал, а задолженность осталась.
Чекбокс “Отключить уведомление для закрытых договоров” выключает эту функцию, но только для конкретного шаблона!
Ниже — активация уведомления и кнопка сохранения.
Время отправки
После настройки шаблонов следует обратиться к менеджеру поддержки для запуска рассылки. Включение функции входит в ежемесячную оплату. Нужно определиться, через какие шлюзы вы хотите отправлять уведомления.
Отправка через E-mail производится бесплатно, по умолчанию письма уходят с нашего почтового сервера. Можно подключить вашу почту, чтобы арендаторы точно знали, от кого пришло письмо.
Отправка через SMS по умолчанию происходит от нашего буквенного отправителя. Для каждого клиента “АрендаСофт” заложено 100 бесплатных SMS в месяц.
При использовании бесплатного пакета SMS вы сможете поменять только подпись уведомления. Данные настройки находятся в “Справочники/Организации/Редактирование организации/Опции SMS-рассылки”.
Если нужен свой буквенный отправитель, и/или 100 SMS в месяц недостаточно — регистрируетесь в сервисе sms.ru, либо smsc.ru, сообщаете менеджеру технической поддержки API-ключ, мы подключаем его к вашему аккаунту “АрендаСофт”. С этого момента вы оплачиваете отправку SMS самостоятельно.
В данных SMS-шлюзах можно зарегистрировать несколько буквенных отправителей, чтобы привязать их к разным организациям.
Третий способ, “Звонок”, позволяет автоматически звонить арендаторам (например, в случае серъёзной задолженности по договору). Сервис оплачивается отдельно, в пакет ежемесячного обслуживания не входит. Для активации необходимо зарегистрироваться на Zvonok.com и сообщить API-ключ менеджеру технической поддержки “АрендаСофт”.
История отправки уведомлений находится в Инструментах. Есть возможность тонкой настройки фильтров для сортировки.
Модуль “Уведомления” включается для всего аккаунта. В случае, если какому-то из арендаторов отправлять напоминания не нужно, вы можете отключить рассылку в карточке арендатора:
