Оплаты в АрендаСофт загружаются пятью способами:
- вручную
- через загрузку банковской выписки;
- через автоматическую интеграцию с банком;
- через интеграцию с Эквайрингом;
- через интеграцию с 1С.
Ручная загрузка
Для того, чтобы добавить оплату вручную, нужно зайти в договор и в блоке “Платёжные операции и документы” и нажать “Добавить платёжную операцию”.
Разберём подробнее карточку оплаты
- Оплата с — дата старта периода оплаты. Платёжная операция автоматически ставится на следующий арендный период, по которому нет оплаты/начисления.
- Тип периода — возможность выбора между месяцами, неделями и днями в выпадающем окне. При нажатии кнопки “До конца месяца” система создаёт оплату на оставшееся кол-во дней в месяце и считает их стоимость.
- Назначение платежа для счёта (настраивается в “Справочники/Настройки/Опции оплат”).
- Способ оплаты — способ получения денег (настраивается в “Справочники/Варианты оплат”).
- Расчётная сумма — математический показатель суммы оплаты, который нельзя изменить.
- Сумма — поле, которое, можно изменить. При изменении система потребует пояснение по в комментарии.
- Комментарий — опциональное поле.
- Номер счёта — сформируется автоматически (настраивается в “Справочники/Редактирование организации/Шаблон номера счёта”), либо прописывается вручную.
- Фактическая дата оплаты появляется, когда активирован чекбокс “Получено”. Это фактический день получения средств.
- Дата — день, когда начисление было создано.
Справа находятся скидки, которые доступны для применения. По данному модулю читайте отдельную инструкцию.
При нажатии кнопки “Сохранить” вы остаётесь в карточке оплаты, и справа появляются новые блоки.
Документы — генерация счёта, приходного кассового ордера или акта выполненных работ по шаблонам (настраиваются в Справочники/Организации/Редактирование организации/Шаблоны документов, видео-инструкция).
Тип шаблона зависит от выбранного вами варианта оплат (Безнал/Наличные). В случае, если вы выбрали вариант оплаты “Эквайринг”, то будет формироваться ссылка на оплату.
(Для эквайринга требуется банковская интеграция, обращайтесь к менеджеру поддержки!)
v — возможность направить арендатору счёт и акт выполненных работ через E-mail/SMS.
По умолчанию E-mail отправляется с почтового сервера “АрендаСофт”. Есть возможность подключения вашей корпоративной почты. SMS приходят в виде ссылки на скачивание документа.
(Внимание! За SMS может взиматься дополнительная плата! Для настройки рассылок обращайтесь к вашему менеджеру поддержки.)
Кнопка “Новая платёжная операция на основе текущей” создаёт точную копию платёжной операции.
Дополнительные документы — генерация документов по дополнительным шаблонам (настраиваются в “Справочники/Организации/Редактирование организации/Дополнительные документы”), и отправка документов арендатору через E-mail/SMS.
“Задачи” можно использовать для установки напоминаний к оплате. Здесь мы подробно рассказали, как пользоваться этим модулем.
Кнопка “Применить” сохраняет все изменения и оставляет вас в карточке оплаты. Для возврата в договор нажимаем “Сохранить и выйти”.
В блоке “Платёжные операции и документы” отображаются все существующие в договоре оплаты. Вы видите их построчно, со своими номерами, периодами, датами добавления, суммами и комментариями.
При наведении на оплату появляются дополнительные кнопки для взаимодействия — создание копии, генерация документа по шаблону в форматах DOCX/PDF, и отправка документа арендатору через E-mail или SMS. Справа — кнопки редактирования/удаления оплаты.
Жёлтым выделена общая сводка по договору — полученные и начисленные средства, общий баланс по договору, даты, по которым есть начисления/поступления средств, и сумма депозита.
Виджет с зелёными и красными квадратами отражает срок действия договора. Зелёные квадраты — оплаченные месяцы, красные — неоплаченные, жёлтый треугольник — обеспечительный платёж.
Дата генерации счетов показывает, когда по договору будет выставлен автоматический счёт на следующий период.
(Внимание! Для включения автоматизаций обращайтесь к вашему менеджеру поддержки.)
Кнопка “Выставить счёт” позволяет вручную объединить неоплаченные начисления несколькими строчками в один счёт.
Если нажать чекбокс “Включить оплаты по всем договорам клиента”, система найдёт начисления по актуальным договорам арендатора и предложит объединить их.
Нажимаете “Сохранить и выйти” и, при необходимости, генерируете общий документ. Такое начисление выделяется серым цветом в общем списке.
Пример счёта:
Загрузка банковской выписки
Для того, что оплаты разносились автоматически, следует загружать входящую/исходящую (зависит от типа аренды, которую вы ведёте) выписку из банка в формате 1С (текстовый документ формата txt).
Загрузка производится в “Инструменты/Импорт платежей” через кнопку “Выберите файл”.
Ниже вы можете вручную внести оплату, выбрав нужные параметры (Клиент, договор, дата, назначение платежа, тип оплаты, сумма) и нажав кнопку “Обработать”.
Если система после загрузки выписки не нашла ни одной подходящей записи, вы получите следующее уведомление:
Внимание! Система добавляет только те оплаты, которые прошли проверку (найден ИНН арендатора)!
После загрузки выписки нужно перейти в историю импорта платежей для просмотра результата. Отдельное пояснение нужно столбцу “Требует внимания”. Если оплата прошла проверку по ИНН, но системе не хватает данных для корректного распределения (не найден расчётный счёт, договор, и т.д.), такая оплата отметится жёлтым восклицательным знаком.
При наведении на него курсора появится всплывающее окно с пояснением, чего конкретно не хватает для распределения оплаты.
Оплаты по умолчанию сортируются от последней к первой, есть возможность ручной фильтрации по разным параметрам и очистки истории загрузки (красная кнопка снизу “Очистить историю платежей и загруженные оплаты”). Синие круговые стрелки позволяют привязать оплату к нужному клиенту/договору, если она распределилась некорректно.
Справа у каждой оплаты есть кнопки разнесения/удаления из истории.
Кнопка “Разнесение платежа” открывает дополнительный функционал для назначения/редактирования оплаты в любой договор, добавленный в аккаунт.
Автоматическая интеграция с банками
При включении данного способа ваш банк будет автоматически отправлять информацию о поступивших оплатах в “АрендаСофт” сразу после поступления, далее система производит сверку платежей и добавляет их в историю импорта.
Интеграция с банками позволяет в любой момент времени видеть в системе актуальную информацию по поступившим средствам.
Данная услуга платная, её настраивают специалисты “”АрендаСофт”, для уточнения актуальных списков банков и стоимости подключения услуги обращайтесь к вашему менеджеру поддержки.
Интеграция с эквайрингом
При интеграции с банковским эквайрингом “АрендаСофт” будет формировать ссылки на оплату вручную и автоматически, и отправлять их вашим арендаторам. Пример формирования ссылки в платёжной операции ниже. Требуется выбрать вариант оплаты, соответствующий эквайрингу (Варианты оплаты добавляются в “Справочники/Варианты оплат”).
При переходе по ссылке открывается окно оплаты, где арендатор вводит свои данные. После деньги попадают на ваш расчётный счёт, а АрендаСофт узнаёт о поступивших средствах и автоматически помечает платёжную операцию как полученную.
Ниже пример эквайринга от Сбера. Интеграции доступны с большинством российских банков.
Помимо ручной отправки, ссылки могут формироваться и отправляться автоматически при включении автоматизаций выставления счетов и отправки уведомлений (Инструменты/уведомления).
Для активации данных модулей обращайтесь к вашему менеджеру поддержки. Может взиматься дополнительная плата за отправку.
Синхронизация с 1С
В синхронизацию с 1С входит настройка взаимодействия системы 1С клиента и аккаунта клиента в системе АрендаСофт, реализация синхронного добавления, обновления и удаления:
- Клиентов.
- Договоров.
- Актов.
- Счетов.
- Оплат.
- Других, указанных клиентом, наборов документов.
Простой пример: вы добавили в “АрендаСофт” клиента/ договор/ объект аренды — они автоматически появляются в 1С с нужными параметрами. Вы добавили оплату в 1С — в “АрендаСофт” она появляется в специальном интерфейсе, в котором менеджер быстро распределяет её в нужный договор.
Направление синхронизации по каждому типу карточек выбирается перед запуском настройки синхронизации. Фиксированное направление только одно — оплаты идут строго из 1С в систему.