В “АрендаСофт” существует возможность автоматического формирования и выставления документов и уведомлений вашим арендаторам. Активация данных функций входит в стоимость аккаунта, для запуска обращайтесь к вашему менеджеру поддержки.
Перед запуском убедитесь, что ваш аккаунт настроен, и в нём отражается актуальная информация о договорах и оплатах!
Выставление счетов
Первое, с чего начинают наши клиенты, это автоматическое выставление счетов. Настройка периода производится в разделе “Справочники/Настройки”, в блоке “Рассылка документов”.
Первое поле — количество дней до конца оплаченного периода, за которое сформируется счёт.
Второе — выбор периода, на который договор автоматически продлится при выставлении счёта. По умолчанию настройка неактивна.
Третье поле — настройка отправки актов выполненных работ. Расскажем об этом позже.
Чекбокс “Отправлять только на основной контакт” активируется в случае, если уведомления должны отправляться только основному контакту в карточке клиента. По умолчанию они отправляются всем указанным контактам в карточке.
Функция выставления счетов включает в себя создание начисления и отправку арендатору. Если последнее не требуется, активируется только создание начислений в договорах.
Вид документа, отправленного арендатору, будет отличаться в зависимости от выбранного варианта оплаты в договоре. Безнал — счёт с QR-кодом, наличные — приходный кассовый ордер, Эквайринг — ссылка на оплату.
История отправки всей корреспонденции находится в разделе “Инструменты/очередь уведомлений”. Доступна фильтрация по разным параметрам.
Все автоматически созданные начисления помечаются комментарием “Автоматически выставленный счёт”, по которому их можно фильтровать в разделе “Оплаты”.
Отправка счетов арендаторам происходит через E-mail и SMS. По умолчанию она осуществляется с наших сервисов, при желании вы можете подключить свои. Отправка SMS может потребовать дополнительную плату, т.к. она производится через внешние шлюзы, такие как sms.ru или smsc.ru.
Акты выполненных работ
Для автоматической отправки актов выполненных работ вернёмся в “Справочники/Настройки/Рассылка документов” (скриншот №1) и зададим количество дней после завершения оплаченного периода, через которое акты создадутся в системе. По умолчанию стоит 0, что означает формирование документов в последний день оплаченного периода.
Данная автоматизация, как и любая другая, включается через запрос к менеджеру поддержки, не требует денег за включение, однако, может потребовать оплату сторонним сервисам для отправки SMS.
История отправки актов выполненных работ так же показывается в “Инструменты/Очередь уведомлений”.
Созданные акты вы видите в карточках договоров, в блоке “Акты выполненных работ”.
При наведении на акт появляются дополнительные кнопки генерации документа в форматах DOCX/ PDF и ручная отправка через E-mail/ SMS. Справа — кнопки редактирования и удаления.
Переменная часть/Счётчики услуг
В “АрендаСофт” существуют модули “Переменная часть” и “Счётчики услуг” для фиксации показаний приборов учёта и других типов коммунальных услуг. В каждом из этих модулей существует возможность автоматического начисления и отправки счетов на оплату.
В счётчиках услуг выбирается один из 2 вариантов отправки — автоматический или полуавтоматический. Первый вариант подразумевает автоматическое начисление и отправку счетов арендаторам в конкретный день месяца. До этого момента все показания должны быть введены! Если по какому-то из счётчиков не будет новых показаний, арендатору отправится нулевой счёт.
Второй вариант исключает отправку счетов в заранее запланированную дату. После ввода показаний на странице “Счётчики услуг” вы нажимаете нужную кнопку — либо “Создать начисления по счётчикам”, либо “Создать начисления и отправить счета”.
Далее система сделает всё автоматически. История отправки отразится в “Инструменты/Очередь уведомлений”, а начисления вы увидите в договорах аренды.
По причине того, что ресурсопоставляющие компании могут с задержкой сообщать актуальные тарифы, а так же не всегда получается собрать показания вовремя, наши клиенты чаще всего выбирают второй, полуавтоматически, способ.
Переменная часть тоже имеет функции автоматической отправки. Она работает в таких типах переменной части, как “Регулярные начисления” и “Регулярные начисления по метражу”.
По данным модулям есть подробные инструкции, с которыми можно ознакомиться, перейдя по указанным ссылкам — “Переменная часть”, “Счётчики услуг”.
Данные автоматизации, как и другие, включаются через запрос в техническую поддержку. Может взиматься дополнительная плата за отправку SMS.
Отправка уведомлений
Отправка уведомлений позволяет автоматически напоминать арендаторам о разных ситуациях, например, о задолженности или окончании срока действия договора.
Существует 6 различных типов шаблонов и 3 способа отправки — E-mail, SMS, звонок.
Последние 2 способа могут потребовать дополнительную оплату, уточняйте детали включения рассылок у вашего менеджера поддержки.
Читайте подробную статью о настройке уведомлений (ссылка на будущую статью).
Подведём итог — существует 4 способа автоматических рассылок:
- Выставление счетов.
- Выставление актов выполненных работ.
- Выставление счетов по переменной части и счётчикам услуг.
- Отправка уведомлений
Каждый из этих способов автономен, и может включаться как отдельно, так и вместе с другими автоматизациями для повышения эффективности работы вашей компании. Это позволяет минимизировать человеческий фактор, добавить прозрачность, снизить дебиторскую задолженность и получить дополнительные ресурсы для масштабирования бизнеса.
Выставление счетов включается для всего аккаунта. Если какому-то арендатору не требуется отправлять счета, вы можете отключить рассылку непосредственно в его карточке:
