Сдача земельных участков в аренду – это выгодный бизнес со своей спецификой. Как и в любой другой сфере здесь важно держать руку на пульсе событий, контролировать все бизнес-процессы. Управление арендой земельных участков в современном мире нельзя представить без использования специализированного программного обеспечения.
Необходимость управления арендой земли
Автоматизировать управление арендой необходимо для:
- актуализации данных по имеющимся площадям;
- учета договоров, контроля занятости участков;
- своевременного сбора оплаты за аренду, контроля за задолженностью;
- для целей налогообложения;
- улучшения качества взаимодействия с арендаторами;
- быстрого и правильного заполнения документов;
- контроля за финансовыми показателями бизнеса и т.д.
Способы учета земельных участков
Бумажный учет. Это самый простой и, в то же время неэффективный способ ведения учета. Все данные (информация о клиентах, договорах, оплате) фиксируются в формате списков в учетных тетрадях.
Недостатки:
- наличие тетради у одного сотрудника, делает невозможной работу с базой данных второго;
- внесенные данные сложно исправлять;
- на поиск информации уходит очень много времени;
- чтобы выставить счет клиенту, отправить другую информацию, нужно готовить соответствующий документ дополнительно.
Картотека. Данный метод учета можно отнести к бумажному. Картотеки более совершенны, по сравнению с тетрадями, т.к. предполагают систематизацию базы данных. Например, под каждого клиента создается отдельная карточка. Но картотекам свойственны все недостатки бумажного учета, они уже описаны выше.
Учет в Excel. Использование таблиц Excel – это одна из первых попыток автоматизации учета. Эта программа позволяет создавать объемные базы данных, быстро искать нужную информацию. В таблицах можно автоматизировать большинство расчетов. Минусом Excel выступает факт, что это универсальная, а не специализированная программа. Здесь попросту нет многих функций, которые сделали бы жизнь арендатора проще. В теории их можно реализовать за счет создания новых программных модулей, но это дорого и не удобно.
Минусы Excel:
- сложность работы нескольких сотрудников одновременно;
- потеря файла может привести к утере базы данных;
- данные из разных таблиц нужно связывать вручную;
- нет автоматической рассылки и других полезных функций.
Компьютерные программы и онлайн сервисы. Такие программы разрабатываются специально для решения проблем арендаторов. Они лишены недостатков, которые упоминались выше. Среди компьютерных программ и онлайн сервисов, преимуществом обладают последние. Они обеспечивают большую мобильность, позволяют вести учет удаленно.
Программа «АрендаSoft» относится к категории онлайн-сервисов. Рассмотрим некоторые примеры того, что можно делать в системе и как это реализовано.
Для кого подходит программа «АрендаSoft»?
Учет аренды земли в «АрендаSoft» могут вести:
- сельскохозяйственные предприятия;
- собственники земли;
- строительные компании и т.д.
Работа с объектами аренды
Как только в систему добавляется новый участок земли, он автоматически попадает в раздел «Объекты аренды».
Здесь отображается основная информация по каждому из объектов в табличном виде, а также в формате план-схемы.
Раздел позволяет менеджеру быстро искать нужные объекты, используя систему фильтров и строку поиска. Ему наглядно доступна такая информация, как:
- статус участка – занят, свободен, забронирован и т.п.;
- площадь объекта;
- адрес массива, в котором располагается участок;
- статус оплаты – до какого числа арендатор внес арендную плату;
- счетчики услуг и т.д.
Количество колонок в таблице можно настраивать, в зависимости от того, что сейчас нужно менеджеру. Например, добавление колонки «Задача» позволяет просматривать поставленные задачи по конкретным объектам.
Прямо из этого раздела можно перейти к редактированию информацию по участку, либо добавить новый объект.
План-схема в программе аренды земли «АрендаSoft» направлена на визуальный контроль. Здесь наглядно отображается, какие участки занятые/свободные, по каким объектам имеются задолженности.
Если навести курсором на конкретный участок, то можно получить информацию о действующем тарифе, ФИО арендатора, номер договора. Все ссылки кликабельны – при нажатии на арендатора, откроется соответствующая страница с детальной информацией о нем.
Схемы участков
При работе с земельными участками, часто имеет значение не только площадь конкретных объектов, а и схема их взаимного расположения.
Возможности программы «АрендаSoft» позволяют добавить схему каждого земельного массива, которым осуществляется управление. Если управление осуществляет несколько организаций, то можно произвести разделение.
Для добавления схемы в разделе меню «Справочники» есть раздел под названием «Этажи/секции».
Работа с договорами аренды
Работа с договорами является одной из важнейших задач в арендном бизнесе. Чтобы упростить учет договоров аренды земли, в программе был предусмотрен соответствующий раздел.
Сюда попадают все заключенные договора, также здесь есть кнопки для добавления нового договора, редактирования действующего. Если документы нужно распечатать, перенести в другую программу, предусмотрена пакетная выгрузка. Все процессы делаются буквально в один клик.
Раздел «Договоры аренды» представляет собой таблицу, в которой собраны агрегированные данные по каждому договору:
- номер договора;
- арендатор – кликабельная ссылка позволяет перейти на страницу соответствующего клиента;
- земельные участки, которые закреплены за соответствующим договором;
- срок действия договора, даты заключения и съезда;
- статус оплаты.
Менеджер может просматривать всю нужную информацию в одном месте и уже, в случае необходимости, переходить на страницы конкретного договора/клиента для уточнения данных. Если нужно быстро найти, например, объект аренды, посмотреть договора за конкретный временной промежуток, то в таблице предусмотрены фильтры.
Клиентская база
Как и в случае с договорами, для работы с клиентами в программе отведен отдельный раздел.
В разделе «Клиенты» хранится вся клиентская база. По каждому арендатору в общей таблице можно посмотреть:
- ФИО;
- телефонный номер – если привязать к программе телефонию, то прямо из программы можно звонить клиентам и
- даже записывать разговоры;
- арендованные боксы;
- номер договора;
- ФИО менеджера, который закреплен за арендатором.
Также здесь можно оставлять комментарии по каждому клиенту, корректировать информацию. Удобной является цветовая разметка боксов и договоров. Например, зеленый цвет говорит, что договор действующий, красный – о наличии задолженности.
Чтобы добавить нового клиента в базу, требуется нажать соответствующую кнопку. При заключении новых договоров, данные об арендаторах самостоятельно подгружаются из базы, что уменьшает время работы менеджера и количество ошибок.
В свою очередь в карточке каждого клиента хранится история всех заключенных договоров, платежных операций, а также добавленные документы.
Контроль оплат
Программа «АрендаSoft» упрощает ведение не только учета аренды земли, но и бухгалтерского учета. Ее можно настроить на обмен данными с бухгалтерией на 1С, подключить автоматический учет платежей от разных банков.
Все платежные операции в системе отображаются в разделе «Список платежных операций». Зайдя сюда, менеджер получает актуальную информацию об оплатах:
- когда поступил платеж;
- получены деньги по платежу, либо еще ожидаются;
- каким образом внесли деньги;
- за какой срок была произведена оплата;
- какой клиент внес оплату, за какие объекты и по какому договору;
- за что была произведена оплата – по аренде, за дополнительные услуги.
Также из раздела можно узнать, по каким из договоров есть задолженность.
Задачи для сотрудников
В системе можно не только вести учет объектов и клиентов, но и ставить задачи сотрудникам по работе с арендаторами, обслуживанию участков и т.д.
Все задачи закрепляются за конкретными объектами, договорами и т.п. По каждой задаче предусмотрен срок выполнения, постановщик и исполнитель.
Задачам присваиваются статусы, что позволяет контролировать порядок их выполнения.
Счетчики услуг
Счетчики услуг в программе аренды земельных участков предусмотрены для учета расхода электричества, воды и других услуг.
Каждый счетчик услуг можно привязать к одному или нескольким участкам.
Все счетчики услуг отображаются в соответствующем разделе. Здесь можно смотреть, по каким объектам какие счетчики привязаны, фиксировать новые показания и т.д. На основе внесенных показателей формируется счет на оплату, который затем выставляется соответствующему арендатору.
В чем преимущества использования системы «АрендаSoft»
Главные достоинства программы – это возможность автоматизировать повторяющиеся задачи, связать клиентов, договора, платежные операции в одном месте. Это приводит к уменьшению трудозатрат и высвобождению ответственных сотрудников.
Плюсы «АрендаSoft»:
- Удобство работа и контроля за участками. Программа доступна с любого устройства, достаточно иметь подключение к Интернету.
- Безопасность данных. Облачный сервис использует несколько серверов, периодически делает резервное копирование. Базы данных наших клиентов защищены намного надежнее, чем при хранении на локальном компьютере.
- Вся информация отображается в удобном формате. Внесение новых данных, корректировка старых осуществляется в режиме одного окна.
- В системе могут работать сразу несколько менеджеров одновременно, не мешая друг другу. Программа позволяет делегировать права, ставить задачи, контролировать их выполнение.
- Система самостоятельно рассчитывает размеры оплат на основе внесенных данных, может самостоятельно уведомлять клиентов о возникновении задолженности. В «АрендаSoft» есть возможность автоматического выставления счетов, отправки документов в один клик и т.д.
Если вы пользуетесь устаревшими методами учета или ваша программа решает не все задачи по учету, мы предлагаем попробовать «АрендаSoft» в демо-версии, а также записаться на дистанционную демонстрацию программы. Вы сможете наглядно посмотреть, что умеет система и как она может принести вашему бизнесу пользу.
