Учет договоров в системе АрендаСофт

Содержание:

1. Проблемы при учете договоров в арендном бизнесе
2. Кому будет интересна программа «АрендаSoft»?
3. Раздел «Договоры аренды»
4. Раздел «Заключение договора аренды»
5. Редактирование договоров аренды
6. Добавление информации в справочник – раздел «Организации»
7. Добавление информации в справочник – раздел «Здания»
8. Добавление информации в справочник – раздел «Этажи/секции»
9. Преимущества ведения учета договоров в «АрендаSoft»

Ведение учета договоров аренды у арендатора и арендодателя является обязательной и важной процедурой. Правильно организованная работа с договорами и сопутствующими документами позволяет следить за выполнением обязательств, контролировать процесс взаимоотношений со своими клиентами на каждом из этапов, избегать лишних финансовых и трудовых затрат.

Проблемы при учете договоров в арендном бизнесе

Стандартные подходы к учету договоров уже давно устарели. Они не эффективны, медлительны, неустойчивы к ошибкам.

Проблемы стандартного учета:

• централизованный доступ к информации – удаленная работа с документацией усложнена, либо вообще невозможна;
• высокий риск потери данных – локальное хранение договоров делает их неустойчивым к внешнему воздействию, в современном мире наличие бекапа является просто обязательным;
• влияние человеческого фактора;
• большие затраты времени на ввод данных, поиск нужной информации.

Устранить указанные и другие проблемы способна программа по учету договоров аренды «АрендаSoft». Она автоматизирует документооборот у арендодателя, обеспечивает надежное хранение данных. Система работает в облаке, запускается даже на мобильных устройствах.

Кому будет интересна программа «АрендаSoft»?

Сервис «АрендаSoft» является универсальным. Он легко адаптируется под потребности любого бизнеса, связанного объектами аренды. В системе есть все необходимые модули для контроля оплаты, ведения учета объектов аренды, а также арендаторов с договорами.

Чаще всего программой пользуются:

• владельцы участков, офисных, складских и торговых помещений;
• управляющие компании.

Раздел «Договоры аренды»

Визуальный контроль за всеми заключенными договорами в облачном сервисе производится через раздел «Договоры аренды».

В табличном формате здесь отображается следующая информация:

• номер документа;
• наименование арендатора;
• объекты аренды, закрепленные за каждым отдельным договором;
• дата заключения – речь идет о дате подписания договорного соглашения;
• начало аренды – дата, с которой арендатор начинается пользоваться объектом;
• конец аренды;
• дата съезда;
• оплачено до – дата, до которой арендатор внес платеж;
• действующие – договора в системе могут быть действующими, либо будущими;
• период – срок действия договора в месяцах.

На экран может быть выведено любое количество колонок с данными. Менеджер имеет возможность выбирать их на свое усмотрение.

Договоры, объекты аренды и клиенты связаны между собой. Из окна «Договоры аренды» можно открыть соответствующий документ, перейти в карточку клиента или на страницу конкретного объекта. Вносить информацию и редактировать данные в системе легко, просто и быстро. На обучение менеджера уходит минимальное количество времени.

Раздел «Заключение договора аренды»

Чтобы заключить новый договор, нужно нажать кнопку «Новый договор аренды» в окне «Договоры аренды».

В открытом окне остается:

• выбрать организацию, с которой арендатор будет оформлять договор;
• привязать клиента – если его данных еще нет в системе, то через кнопку «Добавить клиента» можно сформировать новую карточку;
• указать дату начала аренды, порядок начисления арендной платы, конечную дату;
• выбрать объекты аренды из базы данных.

Если арендная плата будет предполагать еще и переменную составляющую, то эта информация также закрепляется в договора.

В качестве переменной части аренды может выступать электричество, охрана, уборка, водоснабжение и т.д. Если переменная часть рассчитывается на основе соответствующих счетчиков, то в договоре производится фиксация значения на начало дату старта аренды. Новые показатели вносятся каждый месяц. Облачный сервис будет самостоятельно рассчитывать размер оплаты, исходя из заданных тарифов.

Формирование договора осуществляется автоматически, на базе введенных данных и загруженных в систему шаблонов.

Редактирование договоров аренды

В программе учета договоров аренды «АрендаSoft» можно не только создавать договора, но и работать с уже готовыми документами.

На странице каждого договора хранятся все версии документа, а также загруженные файлы документов клиента. Для удобства их можно расположить в отдельных папках.

Страница редактирования договора содержит следующие опции:

• хранение копий договора и «Уведомления о расторжении» в форматах PDF, DOCX;
• автоматическая отправка копии договора или уведомления на электронную почту, также можно отослать ссылку на соответствующий документ посредством СМС;
• платежные операции и документы – в блоке отображаются осуществленные по договору платежи, платежную операцию можно добавить вручную;
• задачи – в системе можно ставить задачи менеджерам, на странице договора отображаются привязанные к нему задачи.

Добавление информации в справочник – раздел «Организации»

Программа «АрендаSoft» предполагает разделение прав доступа для разных пользователей. Менеджеры имеют право только просматривать данные, добавлять клиентов, следить за выполнением финансовых обязательств, проверять корректность распределения платежных операций и т.д.

У администратора расширенные права доступа. Он может пользоваться разделом «Справочники», где представляется возможным добавлять организации, здания, объекты аренды, тарифы и другие важные данные.

Перечень всех опций меню «Справочники» приведен выше.

В программе для учета договоров аренды «АрендаSoft» можно управлять делами от 2-х организаций.

Добавление новой организации выполняется через соответствующий раздел меню «Справочники». Карточка организации содержит поля с реквизитами, контактной информацией и наименованием.

Также в карточке указывается юридический и фактический адреса, ФИО руководителя. По каждой организации можно добавить шаблоны документов, которые будут использоваться для автоматического формирования договоров.

Добавление информации в справочник – раздел «Здания»

Если система применяется для учета договоров в области недвижимости, то потребуется добавить данные о зданиях, этажах, площади самих объектов. В одном сооружении могут сдаваться в аренду помещения сразу от более одной организаций. Поэтому организации привязываются к зданиям, а не наоборот.

Для добавления нового здания нужно зайти в одноименный раздел. Здесь отображается перечень всех внесенных в систему зданий.

При добавлении здания нужно привязать соответствующие организации и пользователей системы, указать адрес, название, кадастровый номер.

Добавление информации в справочник – раздел «Этажи/секции»

По каждому зданию можно добавлять этажи и секции. Отображение этаж/секция предполагает наличие план-схемы.

План-схему можно добавить при первичном создании этажа или секции, а также через опцию редактирования.

Преимущества ведения учета договоров в «АрендаSoft»

Плюсы облачного сервиса «АрендаSoft»:

• Простой и удобный интерфейс. Быстрая интеграция.
• Доступность с любого устройства. Вход в систему осуществляется через все современные браузеры.
• Создание договоров по шаблону с загрузкой информации из баз клиентов и объектов.
• Хранение документов в одном месте.
• Выставление договоров, уведомлений и различных счетов в один клик.
• Расчет платежей в авторежиме.
• Учет сразу 2 частей аренды – постоянной/переменной.
• Наличие взаимосвязи между объектами аренды, организациями, карточками клиентов и договорами.
• Привязка платежных документов к каждому договору, учет расходов по договорам аренды в одном окне.

Ведете учет договоров в Excel или другими стандартными способами? Попробуйте сервис «АрендаSoft» и получите все преимущества автоматизации. Для записи на дистанционную презентацию оставьте свои контактные данные в соответствующей форме.