Сдача в аренду недвижимости подразумевает ведение системы договоров. Соответственно, возникает необходимость хранения их базы в одном месте. Обычно, это производится на бумаге, в системах 1С, либо в Excel-таблицах.
Так же, большой проблемой является ручной ввод реквизитов и прочих данных в сам шаблон договора для последующей печати.
Для правильной работы, система учёта договоров аренды должна быть выстроена безошибочно. В противном случае существует риск потери сроков аренды, оплат и другой важной информации.
Часто учёт договоров производится “на коленке” — в бумажном журнале. Либо в системах 1С или Excel-таблицах.
Контроль за ведением договоров обычно осуществляет менеджер по аренде, иногда совместно с бухгалтером или юристом. Большинство современных арендодателей фиксируют показатели в соответствующих программах, т.к. это более удобно. Бумажный учет давно потерял свою актуальность.
Сложности учёта договоров
Основная сложность — большой объём данных. В систему учёта договоров аренды должны входить все параметры:
- организации, от которых происходит сдача в аренду;
- сроки аренды;
- арендаторы (контрагенты);
- параметры помещений (квадратура, стоимость, состояние);
- долги, предоплаты;
- наличие депозитов;
- учёт переменной части (охрана, уборка, вода, электричество).
Вторая сложность — подобный учёт требуется отслеживать в реальном времени. Если он завязан на одном компьютере, то это делает невозможным работу нескольких человек одновременно, даже при наличии к нему доступа извне. В совокупности, это сводит к нулю скорость получения актуальной информации.
Способ ведения системы договоров в Google документах имеет право на жизнь, так как в этом случае одновременная работа над задачей становится возможной. Плюс — есть доступ с любого устройства. Однако, существует риск потери данных. И следует учесть, что Google Docs — универсальная система, настроить её для учёта всех параметров, описанных нами выше, можно только частично. А автоматическое заполнение договоров (ИНН, ФИО, название организации и пр.) и вовсе невозможно.
В подобной работе управленцы и владельцы бизнесов стремятся максимально автоматизировать и упростить все процессы, в том числе, чтобы сократить количество задействованных людей. Однако, при увеличении объёмов бизнеса штат сотрудников растёт прямо пропорционально, что, в свою очередь, поднимает такую статью расходов, как зарплата.
Признаемся честно, не такую автоматизацию мы ждём в 21 веке.
Что делать, если бизнес требует чёткую систему договоров аренды, а известные способы решения не работают, или работают не полностью?
Преимущества и возможности программы
Преимущества и возможности программы
Визуальный план арендуемых площадей
Состояние в реальном времени
Интеграция с бухгалтерией 1С
Работа с должниками
Удобные отчёты и графики
Доступность и мобильность
Преимущества использования системы «АрендаСофт»
Система учета аренды недвижимости «АрендаСофт» узкопрофильная, она изначально создавалась под запросы представителей арендного бизнеса. Она имеет простой интерфейс, в котором легко разобраться, и представляет собой единую систему учёта договоров аренды со всеми нюансами и моментами.
«АрендаСофт» это:
- все договоры аренды в одном месте;
- визуальная индикация при изменении статусов договоров;
- фиксация оплат;
- автоматическое формирование списка должников;
- учёт всех параметров в рамках договора — площадь, сроки, даты оплат;
- статистика по договорам в отдельном блоке;
- возможность прикрепления сканов документов;
- автоматическое заполнение договоров по нажатию кнопки.
Остановимся подробнее на последнем пункте. Сейчас большинство менеджеров по аренде, для того, чтобы сделать договор, берут стандартный шаблон и вручную заносят данные арендатора, информацию о помещениях, и так далее, после чего распечатывают и/или отправляют клиенту на подпись.
На составление 1 договора аренды, в среднем, уходит до 10 минут рабочего времени.
Для того чтобы договор автоматически сформировался в «АрендаСофт», нужно взять свой шаблон договора, настроить его по удобной видеоинструкции, либо обратиться в техническую поддержку «АрендаСофт» за помощью, и после — загрузить готовый шаблон в систему. После этого заполненный документ будет формироваться за 5 секунд. Это быстрее на 99% от изначально затрачиваемого времени.
По подобной схеме можно сгенерировать не только договор — счёт, акт приёма-передачи, дополнительное соглашение, и т.д.. В результате ручной труд по заполнению документов уходит полностью, что освобождает недели работы вашим сотрудникам.
Так же, есть возможность пакетной выгрузки документов.
А отсканированный подписанный экземпляр вы можете загрузить в карточку договора или клиента, чтобы первый не потерялся.
Кому подходит «АрендаСофт»?
Всем тем, кто сдаёт любые квадратные метры в аренду — собственникам квартир, студий, складов временного хранения, офисных и бизнес-центров, рынков, земляных участков, и т.д..
