Содержание:
1. Какие проблемы возникают при бухгалтерском учете недвижимости?
2. Что умеет система АрендаСофт
3. Договора аренды и их добавление
4. Клиенты и их добавление
5. Оплата и очередность оплат
6. Добавление тарифов
7. Уведомления, их настройка, добавление
8. Очередь уведомлений
9. Автоматическое выставление счетов
10. Интеграция с 1С
11. Преимущества бухгалтерского учета в АрендаСофт
Ведение бухгалтерского учета недвижимости – это обязательное условие для любой организации, которая занимается сдачей объектов недвижимости в аренду. Компания должна в обязательном порядке фиксировать все платежи, следить за выполнением обязательств по дебиторской задолженности.
Какие проблемы возникают при бухгалтерском учете недвижимости?
- Необходимость обработки каждого платежа вручную.
- Высокий процент несвоевременного поступления оплаты за аренду.
- Отсутствие единой системы для учета платежей.
- Неправильный расчет постоянной и переменной части арендной платы.
- Несогласованность в работе между разными менеджерами.
- Возможности программы АрендаСофт
- Программа АрендаСофт – это современная система учета объектов недвижимости. Она содержит все необходимые функции для эффективного ведения бизнеса в сфере аренды.
Что умеет система АрендаСофт:
- работать с базой клиентов, объектов недвижимости, договорами – все данные собраны в одном месте, связаны друг с другом;
- автоматически рассчитывать арендные платежи по заданным тарифам;
- фиксировать все входящие платежные операции – благодаря возможностям интеграции с банками и системой «1С:Бухгалтерский учет», информация в программу поступает автоматически, менеджерам остается только проверять правильность ее распределения;
- предоставлять актуальные данные об уровне дебиторской задолженности,
автоматически рассылать уведомления арендаторам о необходимости оплаты; - автоматически выставлять счета, отправлять уведомления должникам с определенной периодичностью;
выставлять задачи менеджерам, фиксировать их исполнение.
Благодаря программе, ни один платеж не останется незамеченным. Система устроена таким образом – сколько по аренде было насчитано, столько должно поступить в качестве оплаты.
Договора аренды и их добавление
Программа АрендаСофт предоставляет удобные инструменты для работы с договорами. В систему можно загрузить шаблоны, на основе которых будут генерироваться новые документы. Создание нового договора осуществляется буквально в несколько кликов. Менеджеру достаточно указать основные данные о клиенте, задать срок аренды, добавить объекты аренды, а программа сама сформирует договор. Отправить копию клиенту можно буквально тоже одним кликом.
Все действующие договора содержатся в разделе «Договоры аренды».
Здесь можно ознакомиться:
- со сроком их действия;
- датой заключения;
- датой, до которой внесена оплата.
Важно заметить, что все договора имеют цветную индикацию. Она помогает визуально определить статус конкретного договора – зеленый цвет (все в порядке, оплата происходит своевременно), красный (клиент допустил просрочку). Цветную индикацию можно задавать на свое усмотрение.
Клиенты и их добавление
Вся информация о клиентах содержится в разделе «Клиенты». Здесь можно добавить нового клиента, изменить данные о действующих.
Раздел представлен следующими колонками:
- наименование арендатора;
- тип – юрлицо или физлицо;
- ФИО контактного лица;
- контактный номер телефона;
- номер договора;
- объекты аренда.
Здесь также присутствует цветная индикация. Если посмотреть на скриншот выше, то можно сразу сказать, что по договору «№Ч-31/05/19» возникла задолженность. Из раздела «Клиенты» можно открыть соответствующий договор и получить более детальную информацию – продолжительность просрочки, сумму задолженности.
Оплата и очередность оплат
Для контроля за платежными операциями в системе учета недвижимости АрендаСофт есть два раздела – «Очередь оплат» и «Список платежных операций».
Раздел «Очередь оплат» содержит следующие данные:
- график оплат;
- текущая задолженность – всего и по каждому арендатору;
- тариф за месяц;
- дата, до которой внесена оплата;
- ответственный менеджер;
- номера договоров;
- наименования клиентов;
- объекты аренды.
Раздел «Список платежных операций» аккумулирует информацию о всех платежах.
Здесь указывается:
- сумма оплаты;
- период;
- статус платежа;
- период оплаты;
- информация по каждому договору и арендатору.
Возможности раздела позволяют быстро найти нужные данные. Для этого имеются строки поиска и соответствующие фильтры.
Если в колонке «Статус» выбрать пункт «Не получено», то система покажет все договора, по которым были выставлены счета, но еще не поступила оплата.
Оба разделы позволяют получить наглядную информацию об уровне дебиторской задолженности, выявить арендаторов с наибольшей задолженностью. Указанные данные помогут сформировать дальнейшею стратегию действий – общение с должниками, подача иска в суд и т.п.
Добавление тарифов
Программа АрендаСофт призвана автоматизировать бухгалтерский учет недвижимости, минимизировать ручной труд.
Арендная плата в системе рассчитывается на основе заданных тарифов. Выглядит это следующим образом:
- устанавливаются тарифы на единицу площади;
- при заключении договора за ним закрепляются соответствующие тарифы и объекты недвижимости;
- система производит расчеты на основе площади и тарифов, дополнительных коэффициентов;
- устанавливается окончательный размер арендного платежа;
- если арендатор пользуется электричеством, дополнительными услугами, то они учитываются как переменная часть арендной платы.
В программе можно создать несколько тарифов – в зависимости от периода тарификации. К каждому тарифу можно установить соответствующий коэффициент.
Уведомления, их настройка, добавление
В АрендаСофт реализована удобная система для оперативного информирования клиентов. В программе можно задать рассылку уведомлений до даты оплаты и в случае возникновения просрочки.
Система позволяет задать текст уведомлений, включить сумму арендного платежа, в том числе задав степень округления.
В настройках уведомлений присутствуют такие параметры:
- какое количество дней до наступления оплаты считать критичным;
- за сколько дней до даты оплаты присылать первое уведомление;
- с какой периодичностью напоминать о задолженности в случае просрочки.
Ранее информирование клиентов позволяет снизить размер дебиторской задолженности.
Очередь уведомлений
Все уведомления (отправленные и планируемые) содержатся в разделе «Очередь уведомлений». Здесь можно просмотреть даты отправки, текст, статус. Рекомендуется периодически анализировать состояние уведомлений, так как не все из них могут быть доставлены.
Автоматическое выставление счетов
Лучший способ уменьшить дебиторскую задолженность – предупредить ее. Для этого в информационной системе по учету недвижимости АрендаСофт есть возможность автоматического выставления счета на оплату.
В настройках можно указать за сколько дней до наступления даты оплаты будет выставлен счет. Также здесь есть опция выбора назначения платежа, контактов, на которые производится рассылка. Счета могут выставляться на электронную почту, либо в виде СМС. Во втором случае отправляется ссылка на счет.
Отправить счет на оплату можно не только в автоматическом режиме, но и по запросу – в один клик. Система также позволяет производить отправку договоров, актов о выполненных работах, уведомлений о расторжении арендных отношений.
Интеграция с 1С
Чтобы полностью автоматизировать документооборот и бухгалтерский учет объектов недвижимости, программу АрендаСофт можно настроить на взаимодействие с «1С:Бухгалтерия». Интеграция возможна по запросу. Она проводится за дополнительную плату – в счет последующих абонентских платежей. Также АрендаСофт поддерживает интеграцию с банками, некоторыми другими сервисами. Разработчики могут доработать систему под запросы конкретного клиента.
Преимущества и возможности программы
Преимущества и возможности программы
Визуальный план арендуемых площадей
Состояние в реальном времени
Интеграция с бухгалтерией 1С
Работа с должниками
Удобные отчёты и графики
Доступность и мобильность
Преимущества бухгалтерского учета в АрендаСофт
Программа для ведения бухгалтерского учета объектов недвижимости Арендасофт – это:
- Простой и понятный интерфейс, не требующий много времени на освоение.
- Возможность работы с любого устройства и места.
- Гибкие настройки для разграничения доступа для разных сотрудников.
- Гарантия безопасности данных, полная конфиденциальность.
- Единая база данных для клиентов, договоров и объектов недвижимости.
- Учет каждой платежной операции, удобный контроль за исполнением обязательств по каждому арендному договору.
- Автоматическая система уведомления, призванная минимизировать количество просрочек.
- Снижение дебиторской задолженности за счет своевременного реагирования на каждую просрочку.
- Снижение загруженности персонала.
- Автоматизация документооборота.
Сделайте свой бизнес эффективным с помощью АрендаСофт. Оставьте заявку на демо-доступ – специалисты компании продемонстрируют все возможности программы через дистанционную презентацию.