Содержание:
1. Проблемы при регистрации договоров аренды недвижимости.
2. Возможности программы АрендаСофт.
3. Раздел «Договоры аренды».
4. Добавление договоров.
5. Договора и переменная часть арендной платы.
6. Клиенты и их добавление.
7. Организации, внесение и управление, работа с шаблонами.
8. Статистика и аналитика.
9. Преимущества по работе с договорами в АрендаСофт.
Любой предприниматель или компания в сфере аренды недвижимости нуждаются в систематизации документов, создании единого реестра. Ведение аренды предполагает работу с большим количеством договоров, контроль за их исполнением. Если объектов недвижимости всего несколько, то справиться можно вручную. Во всех остальных случаях потребуется автоматизация.
Проблемы при регистрации договоров аренды недвижимости
- существенные временные затраты на подготовку документов – заполнение реквизитов, сопутствующей информации;
- подверженность человеческим ошибкам – любая опечатка может привести к серьезным проблемам во взаимоотношениях с арендатором, документы придется переделывать, что сводится к росту трудозатрат, ухудшению репутации компании;
- отсутствие единой системы хранения документов усложняет поиск, большинство операций приходится делать вручную;
- хранение документов на локальном компьютере небезопасно и неудобно, при сбое программного обеспечения восстановить данные проблематично, локальное хранение делает невозможным доступ к договорам удаленно.
Возможности программы АрендаСофт
Все указанные проблемы легко решаются программой АрендаСофт. Система рассчитана на бизнес, предполагающий сдачу в аренду складских площадей, офисных помещений, магазинов, торговых островков и т.д.
Функционал программы предполагает:
- ведение базы клиентов – вся информация хранится в одном месте;
- использование шаблонов для автоматической генерации договоров – данные для заполнения подгружаются из
- карточки клиентов, базы данных об объектах недвижимости;
- ведение реестра всех действующих и закрытых договоров;
- удобный интерфейс для работы с документами;
- быстрый поиск по договорам;
- автоматический расчет платежей по каждому договору, контроль за дебиторской задолженностью;
- набор инструментов для аналитики и составления отчетов.
Раздел «Договоры аренды»
Все созданные в программе АрендаСофт договора хранятся в разделе «Договоры аренды». Информация представляется в табличном виде. Менеджер может настроить интерфейс на свое усмотрение – добавив или убрав нужные колонки.
В разделе можно просмотреть базовую информацию по каждому договору:
- номер;
- арендатор;
- объекты аренды;
- срок действия арендного договора;
- дата подписания договора;
- дата начала аренды;
- дата, до которой выполнена оплата.
По каждой колонке есть опция поиска, либо фильтрации. Прямо из раздела можно перейти на страницу конкретного договора, в окно редактирования. Также документ может быть удален.
Если договора нужно перенести в другую программу, то предусмотрена опция пакетной выгрузки. Программа ведения договоров аренды АрендаСофт поддерживает выгрузку в популярных форматах – PDF и DOCX.
Добавление договоров
Добавить новый договор представляется возможным прямо из раздела «Договоры аренды».
Процедура добавления сделана максимально простой и быстрой. Менеджеру требуется только внести, либо выбрать основные данные. Вероятность влияния человеческого фактора минимизирована.
При формировании нового договора указывается следующая информация:
- организация (арендодатель);
- клиент (арендатор) – предполагается, что данные о нем уже внесены в клиентскую базу, но в форме также есть опция добавления нового клиента;
- номер договора – можно указывать отдельно, но обычно номер формируется автоматически;
- дата заключения договора – есть возможность продления предыдущего договора;
- период аренды;
- объекты аренды – один договор может включать несколько объектов;
- дополнительные услуги;
- переменная часть арендных платежей.
При нажатии кнопки «Сохранить» договор формируется автоматически на основе созданного ранее шаблона, реквизиты расставляются по своим местам. По каждому документу можно вносить изменения. Все они фиксируются в разделе «История изменений». Менеджер не сможет произвести манипуляции с документами без внимания.
Расчет арендных платежей предполагает учет постоянной и переменной части арендной платы. Первая включает оплату по тарифу, вторая – плату за пользование электричеством и дополнительные услуги. Обе части арендной платы фиксируются в договоре. Расчет переменной части осуществляется на основе счетчиков услуг.
Параметры переменной части и счетчики услуг задаются в соответствующих меню раздела «Справочники».
Здесь указываются виды услуг, их тарификация и прочее. При заключении нового договора, менеджеру остается добавить соответствующие типы переменной части арендной платы, указать начальные показания (если требуется).
Клиенты и их добавление
АрендаСофт позволяет вести не только документооборот в аренде, но и клиентскую базу. В случае заключения нового договора, он автоматически закрепляется за карточкой клиента. В клиентской базе хранится вся история взаимодействий – с момента получения лида до настоящего времени.
Информация о всех клиентах аккумулируется в разделе «Клиенты». Здесь содержится ФИО клиента или наименование юридического лица, контактные данные, ответственный менеджер. Также в разделе можно узнать, какие объекты арендует конкретный клиент, какие договора с ним заключены.
В окне выводится номер договора, дата начала и окончания действия. Договора могут быть окрашены в разные цвета – каждый отражает свой статус. Задать соотношения между цветом и статусом может администратор через настройки.
Добавление нового клиента не сложнее, чем добавление нового договора. Основные данные подгружаются из базы данных по лидам автоматически, менеджеру остается заполнить недостающие сроки.
В карточке клиента могут содержатся такие данные:
- тип – физическое, либо юридическое лицо;
- ФИО или наименование;
- контакты – номер телефона и электронной почты;
- ИНН;
- паспортные данные и т.п.
В карточку можно вносить изменения, например, отметку, что клиент проблемный. Все арендаторы закрепляются за менеджерами. По каждому клиенту можно включать/отключать информационные уведомления и автовыставление счетов.
Преимущества и возможности программы
Преимущества и возможности программы
Визуальный план арендуемых площадей
Состояние в реальном времени
Интеграция с бухгалтерией 1С
Работа с должниками
Удобные отчёты и графики
Доступность и мобильность
Организации, внесение и управление, работа с шаблонами
Программа АрендаСофт подходит для учета договоров и клиентов сразу в нескольких организациях. При составлении нового договора он закрепляется за конкретной управляющей компанией.
Первая организация должна быть добавлена на начальном этапе пользования системой. Последующие могут регистрироваться позже. Каждой организации может быть присвоен статус «Активна», «Неактивна».
Добавление организаций осуществляется через главное меню. Делать это имеет право только пользователь с правами «Администратор».
При добавлении организации система просит указать основную юридическую информацию:
- полное наименование;
- юридический и фактический адрес;
- платежные реквизиты;
- ФИО руководителя и прочее.
На этом этапе следует загрузить в систему шаблоны договор. Они создаются на основе меток. При генерации конкретного договора программа заменяет эти метки на данные из базы.
Перечень всех меток приведен на скриншоте выше.
Помимо организаций, в программе присутствуют здания, на территории которых располагаются объекты недвижимости. В одном здании могут находиться помещения, сдаваемые в аренду разными организациями.
Добавить, удалить, внести новую информацию о зданиях представляется возможным через раздел «Здания».
Каждое здание в программе делится на секции и этажи. По всем этажам есть возможность загрузки план-схемы, распределения объектов недвижимости.
Достаточно один раз внести всю информацию о клиентах и помещениях, после чего система будет самостоятельно проводить расчеты, формировать все документы в один клик.
Статистика и аналитика
Аналитические инструменты в АрендаСофт представлены полезными функциями, посредством которых менеджеры и руководство могут получить исчерпывающую информацию об эффективности работы предприятия. Отчеты составляются по разным параметрам и за различные периоды. Информация подается максимально наглядно – в виде графиков и таблиц.
Инструмент «Заполненность по площадям» содержит данные о количестве сданных и свободных площадей по месяцам.
«Таблица выплат» в наглядном формате показывает поступление денежных средств по месяцам с привязкой к каждому зданию и организации.
Инструмент «Финансовая погода» предоставленные данные о распределении выручки по месяцам за конкретный период времени. Менеджер может задать группу площадей, временной период, по которому будет формироваться финансовая погода. Также на графике показывается средняя ставка, среднемесячная заполненность, общая выручка.
Статистические инструменты в АрендаСофт также позволяют оценить количество заключенных договоров за конкретное время, уровень задолженности и т.д. Все эти данные представляют ценность для принятия управленческих решений.
Преимущества по работе с договорами в АрендаСофт
Преимущества от использования АрендаСофт в управлении договорами:
- Удобная регистрация договоров аренды недвижимости, автоматическая систематизация.
- Быстрый поиск документов по дате, номеру, другим критериям.
- Автоматическая генерация договоров, счетов. Данные требуется вводить только раз, далее система будет подставлять их самостоятельно.
- Отправка договоров и счетов арендатору в один клик.
- Возможность экспорта документов в популярных форматах – для печати, использования в других программах.
- Безопасность – система надежно защищена от стороннего вмешательства, передача данных осуществляется по зашифрованным каналам.
- Администратор определяет доступ сотрудников к данным.
- Доступность – вся работа в программе осуществляется через облако, доступ возможен из любого места, где есть Интернет. Система адаптирована под работу с мобильных устройств.
- Полный контроль за постоянной и переменной частью арендной платы.
К плюсам программы также можно отнести простой и понятный интерфейс, быструю интеграцию, возможность организации документооборота с системами бухучета и банками.
Ознакомиться с возможностями АрендаСофт можно абсолютно бесплатно. Оставляйте заявку или позвоните по контактным данным: +7(499) 350 71 15, на дистанционную демонстрацию функционала – наши сотрудники покажут и расскажут, как устроена программа учета изнутри.