Содержание:
1. С какими проблемами сталкиваются арендодатели без автоматизации
2. Как избежать подобных проблем
3. Учет клиентов
4. Программа для комплексной автоматизации учета аренды
5. Учет договоров
6. База объектов аренды
7. Ведение показаний приборов учета
8. Личный кабинет арендодателям
9. Экономия при использовании «АрендаСофт»
Автоматизация аренды позволяет значительно упростить многие аспекты данного направления в бизнесе. Облегчить оперативный учета при сдаче недвижимости, прокате автотранспорта, спортивного инвентаря и любых других товаров, позволяет значительно сократить расходы и упростить отчетность.
С какими проблемами сталкиваются арендодатели без автоматизации
Обычно весь учет при осуществлении арендной деятельности ведется на бумаге или в электронных таблицах Excel. При этом оба подхода требуют значительных трудозатрат. Бумажный вариант не позволяет производить быстрого копирования и передачи данных, что часто требуется при работе над одним и тем же объектом нескольких человек. Таким образом увеличивается время обработки всей необходимой документации и отчетов, в сравнении с автоматизацией учета аренды. Электронные Excel таблицы имеют более широкие возможности, по сравнению с бумажным учетом. Однако и их функциональные возможности ограничены. В таблицах сложно настроить автоматизацию. А при некорректных настройках возможен многократный учет одних и тех же данных.
Как избежать подобных проблем
Программный комплекс автоматизации арендного учета «АрендаСофт» поможет избавиться от большинства недостатков ручного ведения документации и отчетов. Каждый этап арендного бизнеса автоматизирован в программе. Например, для добавления контрагента, достаточно заполнить карточку клиента, что позволит в дальнейшем использовать эти данные без необходимости повторного заполнения. 
Учет клиентов
В карточке клиента сохраняется вся необходимая информация:
- контакты,
- платежные реквизиты,
- все договора,
- история платежей.
Таким образом весь пакет необходимых документов можно формировать автоматически. Все данные берутся из базы данных и подставляются в нужные места. В отдельном окне «Клиенты» доступна информация о всех контрагентах. Здесь отображается юридическая информация о каждом арендаторе, арендуемом объекте, контактная информация и информация о менеджере, закрепленном за данным клиентом. Также для каждой записи есть возможность оставлять комментарии, например с необходимостью перезвонить или отправить документы.
Для удобного поиска предусмотрена система фильтрации с различными настройками. Предоставляется возможность выбора по:
- статусу,
- менеджеру,
- типу юридического лица,
- объекту аренды.
В правой части каждой записи находятся кнопки, которые позволяют редактировать или удалять соответствующую строку.
Программа для комплексной автоматизации учета аренды
Имеющееся на рынке программное обеспечение не всегда может удовлетворить все требования при автоматизации арендного бизнеса. Например, специализированная программа проката автомобилей не позволяет организовать аренду спортивного инвентаря. В то же время популярная 1С, несмотря на удобное ведение бухгалтерии и отчетов, не дает функций полной автоматизации аренды. Облачный сервис «АрендаСофт» ориентирован именно на арендный бизнес. Он подойдет всем арендодателям, желающим автоматизировать процесс аренды любых объектов. 
Как видно на приведенном изображении, интерфейс программы разделен на разделы, каждый из которых имеет свое предназначение в автоматизации:
- автоматизация выплат,
- управление клиентами,
- просмотр статистики,
- ведение договоров и ряд других.
Учет договоров
В окне «Договоры аренды» менеджер может создавать новые договора или изменять существующие. По каждому документу представлена вся основная информация, что позволяет узнать необходимые сведения без необходимости открывать каждую запись. Начало действия и окончания, арендуемый объект, период оплаты, имя арендатора — здесь доступно практически все. Во всех окнах доступна удобная фильтрация и поиск по параметрам. Например, в разделе «Договоры аренды» можно вывести только действующие и будущие договоры, или аренду, которая потребует оплаты в ближайшем будущем. 
База объектов аренды
Комплексная автоматизация аренды в сервисе «АрендаСофт» объединяет все арендуемые объекты в единую базу, выводя актуальную информацию в режиме реального времени. Также доступна единая план-схема, отображающая все данные об объектах:
- статус занятости,
- срок действия договора аренды,
- информацию об арендаторе.
Вся информация представлена на вкладке «Объекты аренды». На экран выводятся объекты по номерам, этажам и адресам. Для получения актуальной информации достаточно нажать на необходимый объект. Также в данном разделе добавляются новые, удаляются снятые с аренды и редактируются существующие помещения. При добавлении есть возможность указывать поэтажный план, кадастровый номер, фактический адрес, привязать ответственное лицо и производить постановку задач менеджерам. Также есть возможность вносить показания приборов учета поставляемых услуг.
Преимущества и возможности программы
Преимущества и возможности программы
Визуальный план арендуемых площадей
Удобный вид схем и планов помещений, цветовая градация статусов объектов аренды
Состояние в реальном времени
Вы в ту же секунду видите занятые или свободные объекты, статус оплаты или задолженности и полную историю аренды
Интеграция с бухгалтерией 1С
Двусторонняя интеграция с 1С в режиме реального времени
Работа с должниками
Автоматические уведомления о задолженностях по SMS, E-mail и с помощью автообзвона
Встроенна CRM-система («Воронка продаж»)
Система позволяет принимать лиды из различных источников и сопровождать цикл сделки по клиенту от обращения до оформления договора
Удобные отчёты и графики
Хотите видеть состояние бизнеса и темпы его роста? В системе есть множество отчетов по показателям выручки, заполненности, прихода оплат, объему дебиторской задолженности, и многое другое
Доступность и мобильность
Система доступна из любого места с любого устройства, на котором есть браузер — с компьютера, планшета, телефона и пр.
Ведение показаний приборов учета
Благодаря последней функции есть возможность вести легкий учет переменных расходов на содержание объекта. Для внесения доступно несколько различных видов:
- газ,
- электроэнергия,
- отопление,
- водоснабжение и водоотведение.
Отдельная вкладка показывает информацию о показаниях и датах их внесения. В окне «Редактирование типа переменной части аренды» устанавливается способ учета и начисления переменных платежей. Так плата может взиматься исходя из площади помещения, фактических расходов или по фиксированному тарифу. Также здесь задается величина тарифной ставки по каждому конкретному случаю. Благодаря алгоритмам автоматизации, «АрендаСофт» значительно упрощает работу с начислением и учетом платежей. На основе введенных данных и тарифных ставок, все платежи начисляются в автоматическом режиме. А для предотвращения просрочек со стороны арендаторов, предусмотрена возможность отправки автоматических уведомлений с гибкой настройкой шаблона и времени отправки.
Личный кабинет арендодателям
Для арендодателей доступны виджеты для сторонних сайтов. При их помощи можно отобразить поэтажный план помещений с возможностью предварительного бронирования и получения более подробной информации. Таким образом сокращается число прямых контактов менеджеров с потенциальными клиентами.
Платформа представляет два вида виджетов:
- Простой — передающий менеджеру информацию об объекте и контактные данные потенциального арендатора.
- Продвинутый — который передает, помимо контактной информации, реквизиты потенциального арендатора, позволяет прикреплять необходимые для заключения договора аренды документы, а также дает доступ к личному кабинету арендатора без необходимости перехода на сайт системы. Таким образом, менеджеру остается только оформить весь пакет документов и выслать их клиенту.
Экономия при использовании «АрендаСофт»
Облачный сервис «АрендаСервис» — один из самых доступных на рынке автоматизации арендного бизнеса. Тарифная линейка включает несколько уровней в зависимости от количества пользователей и сдаваемых объектов. Основная экономия складывается из сокращения рабочих человеко-часов, уходящих на ручную обработку данных, а также предотвращает ошибки учета. Практика показала, что автоматизация аренды недвижимости в «АрендаСофт» позволяет сократить количество рабочих часов, уходящих на обслуживание одного объекта без потери качества.
