Автоматизация документооборота

Содержание:

1. Принципы ведения документооборота
2. Добавление нового договора
3. Преимущества автоматизированного оборота перед бумажным
4. Основные функции облачной автоматизации документооборота
5. Финансовая информация
6. Преимущества облачной автоматизации документооборота «АрендаСофт»
7. Плюсы использования «АрендаСофт»

Автоматизация документооборота позволяет значительно снизить затраты ресурсов рабочего времени на создание, обработку и поиск документов. Бумажный документооборот до сих пор используется на многих предприятиях. Например, его недостатки становятся особенно видны при работе с одним документом несколькими сотрудниками.

​Принципы ведения документооборота

Программный облачный комплекс «АрендаСофт» позволяет привести документооборот в соответствии с основными требованиями:

• удобный поиск документов и навигация;
• онлайн-обновление и сохранение;
• шаблоны и создание правил работы;
• интеграция с существующими системами (1С, банки и т.д.).

Добавление нового договора

При добавлении нового документа вводится вся базовая информация о договоре. При этом все основные данные по каждой записи отображаются в одном окне. В общем окне можно легко отсортировать данные по необходимым параметрам и фильтрам, а также изменить имеющиеся значения по договорам.

​Преимущества автоматизированного оборота перед бумажным

Система позволяет достаточно легко автоматизировать документооборот, так как ведение документации подчиняется четким правилам и принципам, заложенным в программе или внесенными менеджером. По сравнению с ведением документов в бумажном виде, система автоматизации документооборота имеет ряд преимуществ:

1. Высокая скорость обмена документами между отделами и разными сотрудниками.
2. Возможность быстрого поиска отдельных документов и их групп по заданным параметрам.
3. По сравнению с бумагой, электронные документы не требуют выделения площадей и оборудования шкафов для хранения. Также электронный формат не подвержен устареванию, а обезопасить от сбоев техники помогут резервные копии базы данных.
4. Автоматизация процессов электронного документооборота позволяет контролировать каждый этап движения и исполнения, что значительно снижает влияние человеческого фактора на процесс. Своевременное выполнение обязательств и поручений — один из залогов успешного бизнеса.
5. Автоматизация также разгружает имеющийся персонал, что дополнительно высвобождает человеческие ресурсы, которые можно использовать для решения других насущных задач. Таким образом повышается производительность труда, и решаются задачи качества управления.

​Основные функции облачной автоматизации документооборота

При необходимости внесения изменений в договор или информацию о клиенте, достаточно выбрать необходимый документ в списке или воспользоваться поиском. В открывшемся окне редактирования можно изменить:

• информацию о договоре;
• дату окончания;
• изменить контрагента;
• предмет договора;
• сумму договора.

Дополнительно из окна редактирования можно отправлять уведомления клиентам по SMS или электронной почте, а также ставить задачи исполнителям.

На этой же вкладке доступны все имеющиеся документы по каждому контрагенту. Удобно организовать хранение позволяет система папок с возможностью индивидуальной настройки. Также в окне управления документом можно ставить задачи ответственным сотрудникам и следить за их исполнением.

Схожие функции предоставляются и в отношении контрагента. Окно «Редактирование клиента», доступное в разделе «Клиенты», позволяет вносить изменения в юридический статус, редактировать ФИО контактного лица, менять наименование компании и ее реквизиты и назначать ответственных сотрудников внутри компании. Также в данном окне отображается закрепленный договор и баланс счета. Помимо этого, функционал системы позволяет ставить задачи сотрудникам и следить за их исполнением. По каждому контрагенту представлены платежные операции, дата платежа, сумма, форма оплаты, способ начисления (фиксированный и переменный).

Финансовая информация

Более подробную информацию по каждой финансовой проводке можно узнать в окне «Платежная операция», где представлены:

• дата;
• расчетная сумма;
• назначение платежа;
• способ оплаты;
• номер счета и т. п.

Также здесь собраны все необходимые документы, относящиеся к каждой конкретной операции. Последние легко можно отправить клиенту прямо из программы, таким образом выставление счетов и пересылка актов выполненных работ не занимают много времени и не требует распечатки на бумаге. Как и остальные окна, «Платежные операции» позволяет работать с задачами для сотрудников, заниматься их постановкой и контролем исполнения.

​Преимущества облачной автоматизации документооборота «АрендаСофт»

Система автоматизации документооборота «АрендаСофт» в первую очередь предназначена для арендного и учетного бизнеса – система автоматизирует документооборот, упрощает учет объектов аренды, улучшает скорость и качество взаимодействия с арендаторами. Программа значительно упрощает ведение бизнеса, снижает трудозатраты и исключает возможные ошибки.

Плюсы использования «АрендаСофт»:

1. Работа с шаблонами. Пользователь может выбрать шаблон из созданных ранее. Все данные о клиентах подставляются автоматически из добавленных контрагентов и объектов недвижимости.
2. Автоматическое выставление счета на основе реквизитов. Автоматизация документооборота и учет в «АрендаСофт» уменьшает количество ручного труда сотрудников при выставлении счетов и ведении финансов.
3. Единая база. Вся документация (договора, информация о платежах) хранится в одном месте. Пользователям доступна опция скачивания резервной копии или платная опция сохранение в облачное хранилище на Яндекс.Диск или Google.Драйв.
4. Автоматическое формирование акта сверки за любой период времени.

Автоматизация управления документооборотом в «АрендаСофт» делает процессы в несколько раз быстрее и точнее, чем при ручном учете. В дополнение к этому в системе есть возможность настройки обмена данными с бухгалтерией и контроля за сдаваемыми объектами аренды в режиме реального времени.