Содержание:
1. Как сейчас ведется учет клиентов и заявок?
2. Проблемы традиционного учета
3. Программа АрендаСофт – на какой бизнес рассчитана?
4. Преимущества АрендаСофт
5. Меню программы
6. Списки лидов и добавление
7. Выставление задач
8. Редактирование статусов для задач
9. Раздел «Статистика лидов»
10. Описание раздела Клиенты
Учет заявок клиентов важен на любом этапе развития бизнеса. Если на предприятии есть обширная база клиентов, звонков и много другого, то нужно, чтобы она не только хранилась, но еще и приносила доход. Следует признать, что традиционные методы учета далеки от эффективности. Вместо них уже многие предприниматели используют специализированные программы, автоматизирующие большинство рабочих процессов.
Как сейчас ведется учет клиентов и заявок?
В современном мире звучит странно, но есть все еще множество представителей бизнеса, которые фиксируют заказы в таблице, расчерченной в обычном журнале. Есть и те, кто использует таблицы Excel или Google. Подобный подход имеет право на жизнь, но с ним связано много неудобств и проблем, которые оперативно решаются переход на специальные системы учета заявок клиентов.
Проблемы традиционного учета
Первая и, наверное, главная проблема состоит в том, что все данные вбиваются вручную. На внесение заявок, ведение клиентской базы уходит много рабочих часов. Оно требует оплаты, а это дополнительные расходы. Также возрастает риски допущения ошибок. Некорректная информация о клиенте может привести к его потере, неправильному заполнению финансовой документации.
Работу менеджеров, которые занимаются учетом клиентов в блокноте или таблице Excel сложно контролировать. Есть большой риск потери данных в результате пропажи журнала учета, сбоя в работе компьютерного оборудования.
Отсутствие автоматизации может стать причиной пропуска заявок. Не стоит напоминать, что каждый клиент – это деньги.
Программа АрендаСофт – на какой бизнес рассчитана?
Программа учета заявок от клиентов АрендаСофт успешно решает все указанные проблемы. Ее можно использовать для пополнения базы клиентов, добавления контактной информации, фиксации взаимодействий. Все заявки с сайта, других источников сохраняются в программе и конвертируются в лиды. Ни один контакт не будет потерян.
Система учета АрендаСофт ориентирована на арендный бизнес, но она адаптируется и под другой бизнес, где предполагается взаимодействие с клиентами.
Преимущества АрендаСофт
Программа АрендаСофт – это:
- удобный интерфейс;
- возможность работы с компьютеров и смартфонов;
- высокая скорость интеграции и обучения;
- простота внесения информации;
- контроль за лидами и статистикой по ним;
- отправка и выгрузка документов из системы;
- бэкап данных по несколько раз в день и т.д.
Чтобы понять, как программа позволит выполнить автоматизацию учета заявок клиентов, ознакомимся с ее функционалом.
Меню программы
Для работы с клиентами в АрендаСофт предусмотрено 3 раздела:
- «Воронка продаж». Сюда попадают лиды, здесь же хранятся все задачи, поставленные сотрудникам.
- «Клиенты». В разделе аккумулируется информация по каждому клиенту – контакты, реквизиты, заключенные договора.
- «Статистика». Это аналитический инструмент, позволяющий анализировать эффективность работы предприятия в режиме реального времени.
- Описание меню «Воронка продаж»
Меню «Воронка продаж» включает следующие подразделы:
- «Статистика лидов». Здесь аккумулируется информация о количестве полученных лидов за определенный промежуток времени, содержатся данные о том, сколько лидов было конвертировано в клиентов.
- «Задачи». В подразделе собраны все задачи, которые были созданы в системе.
- «Список лидов». Подраздел позволяет ознакомиться со всеми лидами – поступившими автоматически или внесенными вручную.
- «Архив». Невостребованные или старые лиды не удаляются из системы, а попадают в архив.
- «Статуса». Для удобства работы с задачами и лидами в системе предусмотрены статусы. С их помощью можно быстро определить, к какому вопросу относится конкретная задача.
- «Комментарии». Здесь содержится история действий по каждому лиду – заключение договора, совершение звонка, отказ от сотрудничества и т.д.
Все подразделы в программе взаимосвязаны между собой. Благодаря этому нет необходимости вносить данные по несколько раз.
Списки лидов и добавление
Раздел «Списки лидов» позволяет работать с поступившими лидами.
Здесь можно просматривать дату создания лида, контактный номер телефона, статус, источник его получения.
Лиды в систему могут поступать автоматически, например, через форму обратной связи на сайте. Также их можно добавлять вручную. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить лид» и заполнить соответствующую форму.
По каждому лиду устанавливается статус, источник, сегмент. Все заявки привязываются к конкретным менеджерам. Это позволяет распределять обязанности, а также следить за эффективностью сотрудников. На основе лида можно сразу сформировать карточку клиента.
Программа учета клиентов и их заявок «АрендаСофт» имеет встроенные возможности для записи звонков. Аудиозаписи разговоров нужны для анализа работы менеджеров, также могут быть полезны для случаев, когда сотрудник не успел записаться всю нужную информацию.
Систему АрендаСофт можно подключить к Яндекс.Телефонии. Данная опция позволяет звонить прямо из программы, получать информацию о клиенте через всплывающее окно во время входящих и исходящих звонков.
Выставление задач
Программа АрендаСофт – это удобный инструмент для постановки задач и фиксации их выполнения.
Все созданные задачи отображаются в одноименном разделе, также они дублируются в том разделе, к которому привязаны. Например, если поставлена задача позвонить определенному клиенту, то она будет опубликована и в его карточке.
В разделе «Задачи» можно искать задачи по названию, статусу, срокам, постановщику, исполнителям и т.д. Создать новую задачу представляется возможным прямо здесь, либо через другие разделы.
Для выставления задачи из карточки клиента, договора, лида нужно найти на соответствующей странице блок «Задачи» и нажать кнопку «+».
При открытии задачи можно пользоваться шаблонами для названия, либо вносить свое описание. Также указывается статус, срок и другие параметры.
По умолчанию задачи выставляются на пользователя программы, который их добавляет. Но исполнителя можно и поменять.
Редактирование статусов для задач
Для разграничения задач в системе предусмотрены статусы. Их рекомендуется настроить перед началом работы.
Новые статусы добавляются через меню «Справочники» и одноименный подраздел.
В новом окне указываются все созданные статусы задач. Для добавления нового следует нажать на соответствующую кнопку.
Сначала указывается название статуса, затем выбирается ее цвет.
Каждый статус привязывается к определенному разделу систему – «Клиент», «Договор», «Лид» и т.п.
Для статусов «Завершена» необходимо активировать опцию «Перевод в архив». Таким образом каждая закрытая задача будет автоматически переноситься из раздела «Список лидов» в «Архив лидов».
Раздел «Статистика лидов»
В этом разделе информация отображается в виде графиков и таблиц со статистическими данными. Есть возможность отображения информации по времени.
Описание раздела Клиенты
Вся клиентская база в программе хранится в разделе «Клиенты».
Здесь отображается ФИО каждого клиента, телефонный номер, заключенные договора и другая информация. В случае необходимости базу данных можно экспортировать в виде файла для печати, работы в других программах. Для экспорта нужно нажать соответствующую кнопку и выбрать желаемый формат файла.
Быстро найти определенного клиента представляется возможным благодаря многочисленным фильтрам и строкам поиска.
Чтобы добавить нового клиента, следует кликнуть по одноименной кнопке и заполнить форму. Если часть информации уже получена в виде лида, то данные будут подгружены при начале ввода названия организации, либо ФИО.
При заполнении карточки клиента указываются его контактные, паспортные данные, фактический и юридический адрес, ИНН и т.п.
Хотите повысить качество учета заявок и клиентов, снизить временные и финансовые затраты на рабочие процессы? Оставьте заявку на демо-доступ к программе «АрендаСофт». В ходе удаленной демонстрации вы сможете самостоятельно оценить привлекательность нашей системы для бизнеса.